Warum Abrechnungsfehler bei der Videosprechstunde so häufig sind

Die Abrechnung von Videosprechstunden folgt eigenen Regeln, die sich von der klassischen Präsenzabrechnung unterscheiden. Zusätzliche Ziffern, Suffixe, Pseudo-GOPs und Mengenbegrenzungen machen das System fehleranfällig - besonders dann, wenn die Videosprechstunde nur gelegentlich zum Einsatz kommt und die Abrechnungslogik nicht zur Routine wird.

Die Folge: Leistungen werden nicht vergütet, Nachforderungen durch die KV kommen Monate später, und im schlimmsten Fall drohen Retaxationen. Die meisten dieser Fehler sind vermeidbar, wenn man sie kennt.

Dieser Artikel beschreibt die zehn häufigsten Abrechnungsfehler bei der Videosprechstunde, erklärt die Ursachen und zeigt die jeweilige Lösung.

1. Technikzuschlag vergessen (GOP 01450 nicht abgerechnet)

Der Fehler: Die eigentliche Gesprächsleistung wird korrekt abgerechnet, aber der Technikzuschlag GOP 01450 fehlt. Damit verschenkt die Praxis bei jeder Videosprechstunde rund 5,10 Euro, bis der Höchstwert des Quartals erreicht ist.

Warum das passiert: In vielen Praxisverwaltungssystemen wird der Technikzuschlag nicht automatisch hinzugefügt, wenn eine Videosprechstunde dokumentiert wird. Wer die GOP 01450 nicht aktiv ansetzt, bekommt sie nicht - die KV ergänzt fehlende Ziffern nicht von sich aus.

Die Lösung: Richten Sie in Ihrem PVS eine Abrechnungskette oder ein Macro ein, das bei jeder Videosprechstunde automatisch die GOP 01450 mit ansetzt. Bei regelmäßiger Nutzung summiert sich der Technikzuschlag auf höchstens 700 Punkte (ca. 89 Euro) je Arzt und Quartal, nicht je Patient. Führt ein Behandler 20 Videosprechstunden pro Woche durch, ist dieser Höchstwert bereits in der ersten Quartalswoche erreicht. Wird die Ziffer dauerhaft vergessen, entgehen der Praxis knapp 30 Euro im Monat je Behandler - allein durch eine vergessene Abrechnungsziffer.

2. Reine Videofälle nicht als solche erkannt

Der Fehler: Die Grundpauschale (z. B. GOP 03000 für Hausärzte) wird wie gewohnt abgerechnet, ohne zu berücksichtigen, dass der Patient im Quartal ausschließlich per Video behandelt wurde.

Warum das passiert: Die Grundpauschale ist eine Selbstverständlichkeit in der Praxisabrechnung - sie wird routinemäßig angesetzt. Dass reine Videofälle gekennzeichnet werden müssen und die Pauschale nebst Zuschlägen dann einem Abschlag unterliegt, ist vielen Praxisteams nicht bewusst.

Die Lösung: Prüfen Sie quartalsweise, bei welchen Patienten ausschließlich Videokontakte stattfanden, und kennzeichnen Sie diese Fälle mit der Pseudo-GOP 88220 (siehe Fehler 10). Die Grundpauschale bleibt abrechenbar, wird aber gekürzt. Ein persönlicher Kontakt pro Quartal - auch ein kurzer - reicht aus, um den vollen Vergütungssatz zu erhalten.

3. 50-Prozent-Regel überschritten, ohne es zu merken

Der Fehler: Mehr als 50 Prozent aller Behandlungsfälle eines Quartals werden ausschließlich per Video durchgeführt. Die KV kürzt die Vergütung, weil die Mengengrenze überschritten wurde.

Warum das passiert: Die 50-Prozent-Regel bezieht sich auf Behandlungsfälle, nicht auf einzelne Sitzungen. Wer viele Bestandspatienten regelmäßig per Video sieht, kann die Grenze schneller erreichen als gedacht - besonders in psychotherapeutischen Praxen mit festen Therapieplätzen.

Die Lösung: Führen Sie eine einfache Quartalsübersicht: Wie viele Patienten wurden mindestens einmal in Präsenz gesehen, wie viele ausschließlich per Video? Viele PVS bieten Auswertungen nach Kontaktart an. Die Faustregel: Mindestens jeder zweite Patient sollte im Quartal auch persönlich in der Praxis gewesen sein. Details zur Berechnung liefert unser Artikel zur 50-Prozent-Regel.

Problematisch dabei: Die 50-Prozent-Regel wird nicht in Echtzeit überwacht. Die KV prüft im Nachhinein auf Basis der Abrechnungsdaten. Das bedeutet, dass Sie die Überschreitung erst bei der Quartalsabrechnung bemerken - wenn die Kürzung bereits feststeht. Eine vorausschauende Planung ist daher der einzige verlässliche Schutz.

4. Kein KBV-zertifizierter Anbieter - Abrechnung ungültig

Der Fehler: Die Videosprechstunde wird über einen Anbieter durchgeführt, der nicht nach Anlage 31b BMV-Ä zertifiziert ist. Sämtliche darüber abgerechneten Leistungen sind formal ungültig.

Warum das passiert: Während der Pandemie wurden die Anforderungen an Videodienstanbieter vorübergehend gelockert. Viele Praxen nutzten damals allgemeine Videokonferenz-Tools. Nach Rückkehr zu den regulären Anforderungen wurde teilweise nicht auf einen zertifizierten Anbieter gewechselt. Außerdem verwechseln manche Praxen DSGVO-Konformität mit KBV-Zertifizierung - das sind zwei unterschiedliche Dinge.

Die Lösung: Prüfen Sie, ob Ihr Videodienstanbieter auf der offiziellen Liste der KBV-zertifizierten Anbieter geführt wird. Diese Liste ist auf der Website der KBV einsehbar. MeetOne ist durch eine zugelassene Prüfstelle nach Anlage 31b BMV-Ä zertifiziert und in der offiziellen Liste der zertifizierten Videodienstanbieter geführt.

Wichtig: Die Zertifizierung betrifft ausschließlich die GKV-Abrechnung. Für Privatpatienten und Selbstzahler gelten andere Regelungen. Hier ist die KBV-Zertifizierung keine Voraussetzung, wohl aber die Einhaltung der DSGVO-Vorgaben.

5. Telefonkontakt als Videosprechstunde abgerechnet

Der Fehler: Ein telefonischer Kontakt wird mit den EBM-Ziffern für die Videosprechstunde abgerechnet, einschließlich Technikzuschlag.

Warum das passiert: In der Hektik des Praxisalltags passiert es, dass ein geplanter Videokontakt spontan als Telefonat stattfindet - etwa weil die Technik nicht funktioniert oder der Patient die Kamera nicht einschalten kann. Die Abrechnung wird dann trotzdem als Videosprechstunde erfasst.

Die Lösung: Telefonkontakte haben eigene Abrechnungsziffern (z. B. GOP 01433 für die telefonische Beratung). Wenn aus einer Videosprechstunde ein Telefonat wird, muss die Abrechnung entsprechend angepasst werden. Dokumentieren Sie die Kontaktart klar in der Patientenakte. Zu bedenken ist, dass der telefonische Kontakt in vielen Fällen geringer vergütet wird als die Videosprechstunde.

Ein praktischer Tipp für das Praxisteam: Vereinbaren Sie eine klare Regelung, wie mit gescheiterten Videoverbindungen umgegangen wird. Wenn die MFA den Patienten telefonisch zurückruft, sollte die Kontaktart in der Dokumentation sofort angepasst werden - nicht erst am Ende des Tages bei der Abrechnungskontrolle.

6. Fehlende Dokumentation des Videoformats

Der Fehler: Die Videosprechstunde wird durchgeführt und abgerechnet, aber in der Patientendokumentation fehlt der Hinweis, dass die Behandlung per Video stattfand.

Warum das passiert: Wenn die Videosprechstunde zur Routine wird, vergisst man leicht, das Format explizit zu dokumentieren. Viele PVS haben kein separates Feld für die Kontaktart, sodass die Information manuell eingetragen werden muss.

Die Lösung: Legen Sie in Ihrem PVS einen Standardtext oder ein Kürzel an (z. B. „Behandlung per Videosprechstunde gem. Anlage 31b BMV-Ä"), das bei jedem Videokontakt in die Dokumentation übernommen wird. Im Fall einer Abrechnungsprüfung durch die KV müssen Sie nachweisen können, dass die Videosprechstunde tatsächlich als solche stattgefunden hat.

Idealerweise enthält die Dokumentation auch den verwendeten Videodienstanbieter, die ungefähre Dauer des Videokontakts und die technische Qualität (z. B. ob Bild und Ton durchgängig verfügbar waren). Diese Angaben sind nicht formal vorgeschrieben, können aber bei Rückfragen der KV hilfreich sein.

7. Authentifizierungszuschlag bei bekanntem Patienten abgerechnet

Der Fehler: Die GOP 01444 (Authentifizierungszuschlag, ca. 1,27 Euro) wird abgerechnet, obwohl der Patient der Praxis bereits bekannt ist: Er war im laufenden oder im vorigen Quartal in der Praxis.

Warum das passiert: Die GOP 01444 ist für unbekannte Patienten gedacht, die weder im laufenden noch im vorigen Quartal in der Praxis waren und deshalb im Video authentifiziert werden müssen. Wird sie fälschlicherweise auch bei Bestandspatienten angesetzt, kann die KV die Ziffer bei der Prüfung streichen.

Die Lösung: Die GOP 01444 nur dann ansetzen, wenn der Patient weder im laufenden noch im vorigen Quartal in der Praxis war, und höchstens einmal im Behandlungsfall. In der Praxis betrifft das vor allem Erstvideotermine mit Patienten, die die Praxis noch nicht kennt. Für Bestandspatienten, die im laufenden oder im vorigen Quartal in der Praxis waren, entfällt der Zuschlag - auch wenn ihre eGK in diesem Quartal nicht eingelesen wurde.

8. Suffix V vergessen - Leistung als Präsenzleistung codiert

Der Fehler: Die Gesprächsleistung wird ohne das Suffix V (für Video) abgerechnet. Damit erscheint sie in der Abrechnung als Präsenzleistung, obwohl sie per Video erbracht wurde.

Warum das passiert: Das Suffix V muss manuell an die GOP angehängt werden (z. B. 03230V statt 03230). Wer das Suffix vergisst, rechnet formal eine Präsenzleistung ab, die in der Praxis nicht stattgefunden hat. Bei Abrechnungsprüfungen kann das als Falschabrechnung gewertet werden.

Die Lösung: Richten Sie in Ihrem PVS separate Abrechnungsziffern für Videoleistungen ein, bei denen das Suffix V bereits hinterlegt ist. So reduzieren Sie manuelle Fehler. Manche PVS bieten auch eine automatische Zuordnung, wenn der Termin als „Videosprechstunde" kategorisiert ist - prüfen Sie, ob Ihr System diese Funktion unterstützt.

9. Videosprechstunde abgerechnet ohne Patienteneinwilligung

Der Fehler: Die Videosprechstunde wird durchgeführt und abgerechnet, ohne dass eine dokumentierte Einwilligung des Patienten vorliegt.

Warum das passiert: Die Einwilligung zur Videosprechstunde muss vor der ersten Sitzung eingeholt und dokumentiert werden. Im Praxisalltag wird dies manchmal als Formalität betrachtet und übersprungen - besonders bei Bestandspatienten, die „schon immer" per Video behandelt werden.

Die Lösung: Erstellen Sie ein standardisiertes Einwilligungsformular, das Patienten vor der ersten Videosprechstunde unterschreiben. Die Einwilligung kann auch digital erfolgen. Wichtig: Sie muss die Aufklärung über den Videodienstanbieter, die Datenverarbeitung und das Recht auf jederzeitigen Widerruf umfassen. Bewahren Sie die Einwilligung in der Patientenakte auf.

Ein häufiges Missverständnis: Die mündliche Zustimmung des Patienten am Telefon oder zu Beginn des Videotermins reicht formal nicht aus. Die KBV verlangt eine dokumentierte Einwilligung, die vor dem Termin vorliegt. In der Praxis lässt sich das am einfachsten lösen, indem das Einwilligungsformular zusammen mit der Terminbestätigung per E-Mail verschickt und vom Patienten digital signiert zurückgesendet wird.

10. Pseudo-GOP 88220 nicht berücksichtigt - Richtigstellung durch KV

Der Fehler: Bei Patienten ohne persönlichen Kontakt im Quartal fehlt in der Abrechnung die Kennzeichnung mit der Pseudo-GOP 88220. Die KV kann die Abrechnung dann nachträglich richtigstellen.

Warum das passiert: Die Pseudo-GOP 88220 ist keine Leistungsziffer, sondern eine Kennzeichnung: Die Praxis weist damit nach, dass im Behandlungsfall ausschließlich Videokontakte stattfanden (Nr. 4.3.1 Abs. 5 der Allgemeinen Bestimmungen des EBM). Die KV nimmt dann einen Abschlag auf die Versicherten-, Grund- oder Konsiliarpauschale vor, der je nach Fachgruppe 20, 25 oder 30 Prozent beträgt. Vielen Praxen ist diese Systematik nicht vertraut.

Die Lösung: Planen Sie bei Patienten, die regelmäßig per Video behandelt werden, mindestens einen Präsenzkontakt pro Quartal ein. Schon ein kurzer persönlicher Kontakt reicht aus, um den Abschlag zu vermeiden. Führen Sie eine Liste der reinen Video-Patienten und prüfen Sie vor Quartalsende, ob ein Präsenzkontakt noch möglich ist.

Praktisch bewährt hat sich ein Erinnerungssystem, das vier bis sechs Wochen vor Quartalsende eine Liste aller Patienten erstellt, die bisher nur per Video behandelt wurden. So bleibt genug Zeit, noch einen Präsenztermin zu vereinbaren. Der Aufwand lohnt sich: Bei einem Abschlag von 20 bis 30 Prozent auf die Pauschale kann ein einziger vergessener Präsenztermin über viele Patienten hinweg einen spürbaren Honorarverlust bedeuten.

Was das Praxisteam konkret tun kann

Die meisten der beschriebenen Fehler lassen sich durch drei organisatorische Maßnahmen deutlich reduzieren:

1. PVS-Konfiguration prüfen: Abrechnungsketten für Videosprechstunden einrichten (GOP 01450 automatisch, Suffix V vorbelegt, Kontaktart-Feld als Pflichtfeld)
2. Quartals-Checkliste einführen: Vor Quartalsende alle reinen Video-Patienten identifizieren und prüfen, ob ein Präsenzkontakt stattgefunden hat
3. Einwilligungs-Workflow etablieren: Standardisiertes Formular, das vor der ersten Videosprechstunde automatisch mit der Terminbestätigung verschickt wird

Diese Maßnahmen kosten einmalig etwas Einrichtungszeit, verhindern aber wiederkehrende Fehler und Honorarverluste.

Fazit

Die Abrechnung der Videosprechstunde ist kein Hexenwerk, aber sie erfordert Aufmerksamkeit an Stellen, die bei der Präsenzbehandlung selbstverständlich sind. Die meisten Fehler entstehen nicht aus Unkenntnis der einzelnen Ziffern, sondern aus fehlenden Routinen im Praxisalltag - vergessene Suffixe, nicht hinterlegte Einwilligungen, fehlende Quartalsübersichten. Wer die zehn beschriebenen Stolperfallen kennt und systematisch absichert, schützt die Praxis vor unnötigen Honorarverlusten.

Dieser Artikel dient der allgemeinen Information und ersetzt keine individuelle Abrechnungsberatung. EBM-Ziffern, Punktwerte und Regelungen können sich ändern und je nach KV-Region variieren. Stand: April 2026.