ePA und Videosprechstunde: So funktioniert die Integration

Zwei Systeme, ein Behandlungskontext

Die elektronische Patientenakte (ePA) und die Videosprechstunde sind zwei zentrale Bausteine der Digitalisierung im Gesundheitswesen. Beide funktionieren, aber sie wurden nicht als integriertes System entwickelt. In der Praxis bedeutet das: Wer während einer Videosprechstunde auf ePA-Daten zugreifen möchte, muss verstehen, wie die beiden Systeme zusammenspielen - und wo sie es eben nicht tun.

Dieser Artikel erklärt den technischen Ablauf, die Autorisierungsmechanismen und die praktischen Herausforderungen für den Praxisalltag. Im Mittelpunkt steht die Frage, die sich viele Praxisteams stellen: Kann ich während einer Videosprechstunde auf die ePA meines Patienten zugreifen - und wenn ja, wie?

ePA 3.0: Was seit Oktober 2025 gilt

Seit dem 15. Oktober 2025 ist die ePA für alle gesetzlich Versicherten angelegt - nach dem Opt-out-Prinzip. Das bedeutet: Jeder Patient hat automatisch eine ePA, sofern er nicht aktiv widersprochen hat. Für Arztpraxen besteht seitdem die Pflicht, medizinische Daten in die ePA einzustellen.

Wesentliche Eckpunkte:

• Opt-out statt Opt-in: Patienten müssen aktiv widersprechen, um keine ePA zu erhalten
• Befüllungspflicht für Praxen: Diagnosen, Befunde und Medikationsdaten müssen eingestellt werden
• Zugriff über die Telematikinfrastruktur (TI): Die ePA ist nur über die TI erreichbar, nicht über das offene Internet
• Patientensteuerung: Patienten entscheiden über die ePA-App oder am Kartenterminal, welche Praxis Zugriff erhält

Was sich seit März 2026 geändert hat

Seit Anfang 2026 wurde die ePA um weitere Funktionen ergänzt, darunter eine Volltextsuche innerhalb freigegebener Dokumente (nach aktuellem gematik-Fahrplan). Ärzte können nun innerhalb der freigegebenen Dokumente gezielt nach Begriffen suchen - ein wesentlicher Fortschritt gegenüber der reinen Ordnerstruktur der Vorgängerversionen.

Für den Sommer 2026 ist die Integration des strukturierten Medikationsplans angekündigt. Das wird gerade für Videosprechstunden relevant sein, dazu weiter unten mehr.

Wie die ePA-Autorisierung funktioniert

Damit eine Praxis auf die ePA eines Patienten zugreifen kann, muss der Patient dies aktiv freigeben. Dafür gibt es zwei Wege:

Weg 1: Über die ePA-App der Krankenkasse

Der Patient öffnet die ePA-App seiner Krankenkasse und erteilt der Praxis eine Zugriffsberechtigung. Diese Berechtigung gilt standardmäßig für 90 Tage und kann vom Patienten jederzeit widerrufen oder verlängert werden.

Weg 2: Über die elektronische Gesundheitskarte (eGK) am Kartenterminal

Der Patient steckt seine eGK in das Kartenterminal der Praxis. Damit wird automatisch eine Zugriffsberechtigung für 90 Tage erteilt.

Das Problem bei der Videosprechstunde

Weg 2 fällt bei einer reinen Videosprechstunde weg. Es gibt kein Kartenterminal auf Patientenseite. Das bedeutet: Der ePA-Zugriff während einer Videosprechstunde funktioniert nur, wenn der Patient vorab - also vor der Videokonsultation - die Berechtigung erteilt hat. Entweder über die ePA-App oder bei einem früheren Praxisbesuch, bei dem die eGK gesteckt wurde.

Die ehrliche Einschränkung: Wenn ein Patient seine ePA-App nicht eingerichtet hat und seit mehr als 90 Tagen nicht persönlich in der Praxis war, gibt es während der Videosprechstunde keinen ePA-Zugriff. Das lässt sich technisch derzeit nicht umgehen.

Was passiert, wenn der Patient keine ePA-App hat?

Das ist in der Praxis keine Seltenheit. Viele Patienten wissen nicht, dass ihre Krankenkasse eine ePA-App anbietet, oder haben die Einrichtung aufgeschoben. In diesen Fällen hat die Praxis folgende Möglichkeiten:

• Proaktive Information: Bereits bei der Terminvereinbarung zur Videosprechstunde auf die ePA-App hinweisen. Ein kurzer Hinweis in der Terminbestätigung reicht oft aus.
• Anleitungsmaterial bereitstellen: Einige Krankenkassen bieten Kurzanleitungen zur App-Einrichtung an. Diese können dem Patienten vorab per E-Mail oder Messenger zugeschickt werden.
• Alternativen akzeptieren: Wenn kein ePA-Zugriff möglich ist, muss die Videosprechstunde nicht abgesagt werden. Der Arzt kann den Patienten bitten, relevante Unterlagen vorab digital zu übermitteln - etwa über einen sicheren Messenger der Videoplattform.

Wichtig dabei: Das Fehlen des ePA-Zugriffs macht die Videosprechstunde nicht unmöglich. Es bedeutet lediglich, dass der Arzt nicht auf die in der ePA hinterlegten Daten anderer Behandler zugreifen kann. Die eigenen Praxisdaten sind weiterhin über das PVS verfügbar.

Das 90-Tage-Gültigkeitsfenster

Die Zugriffsberechtigung über die eGK ist auf 90 Tage begrenzt. Für Praxen mit regelmäßigem Patientenkontakt ist das kein Problem - bei jedem Besuch wird die Berechtigung erneuert.

Bei Patienten, die ausschließlich per Videosprechstunde betreut werden, kann das Fenster jedoch ablaufen. In der Praxis ergeben sich daraus zwei Szenarien:

Szenario A: Patient nutzt die ePA-App
Der Patient kann die Berechtigung jederzeit über die App verlängern. Der Arzt kann während der Videosprechstunde darum bitten, falls die Berechtigung abgelaufen ist. In der Regel dauert die Freigabe über die App wenige Minuten. Das PVS zeigt in der Regel an, ob eine gültige Berechtigung vorliegt - ein kurzer Blick vor Gesprächsbeginn kann den Ablauf erheblich vereinfachen.

Szenario B: Patient nutzt keine ePA-App
Hier bleibt nur der Hinweis, dass der Patient für den ePA-Zugriff entweder die App einrichten oder persönlich mit der eGK in die Praxis kommen muss. Es gibt aktuell keine dritte Option.

Der technische Ablauf: PVS, TI und Videoplattform

Ein häufiges Missverständnis betrifft die Rolle der Videoplattform. Um es klar zu sagen: Die Videoplattform greift nicht auf die ePA zu. Der ePA-Zugriff läuft vollständig über das Praxisverwaltungssystem (PVS), das an die Telematikinfrastruktur angebunden ist.

Der Ablauf sieht so aus:

1. Videosprechstunde starten: Arzt und Patient verbinden sich über die Videoplattform
2. ePA im PVS öffnen: Parallel zur laufenden Videosprechstunde öffnet der Arzt die ePA des Patienten über das PVS - auf dem gleichen Arbeitsplatzrechner, aber in einer separaten Anwendung
3. Daten einsehen: Befunde, Diagnosen und (ab Sommer 2026) der Medikationsplan sind über das PVS einsehbar
4. Dokumentation: Nach der Videosprechstunde werden relevante Daten über das PVS in die ePA eingestellt

Die Videoplattform stellt den Kommunikationskanal bereit. Sie hat keinen Zugang zur TI und keinen Zugriff auf ePA-Daten. Das ist keine Einschränkung, sondern architektonisch so vorgesehen - und aus Datenschutzsicht auch sinnvoll.

Was das für MeetOne bedeutet

MeetOne ist ein KBV-zertifizierter Videodienstanbieter. Die Plattform sorgt für die verschlüsselte Kommunikation zwischen Arzt und Patient. Der ePA-Zugriff ist davon technisch getrennt und wird über die PVS-TI-Anbindung der Praxis abgewickelt.

Das bedeutet konkret: Es ist gleichgültig, welchen Videodienstanbieter eine Praxis nutzt - der ePA-Zugriff funktioniert immer gleich, über das PVS. Die Videoplattform muss lediglich stabil und datenschutzkonform genug sein, um parallel zum PVS-Zugriff auf dem Bildschirm zu laufen, ohne die Netzwerkverbindung zu überlasten.

MeetOne nutzt eine Peer-to-Peer-Architektur, bei der die Video- und Audiodaten direkt zwischen den Teilnehmern übertragen werden. Das hat den Vorteil, dass weniger Bandbreite auf der Serverseite benötigt wird - was gerade dann relevant ist, wenn gleichzeitig über die TI auf die ePA zugegriffen wird.

Der digitale Medikationsprozess (dgMP)

Für den Sommer 2026 ist die Integration des digitalen Medikationsprozesses in die ePA angekündigt. Der dgMP soll den bisherigen Bundeseinheitlichen Medikationsplan (BMP) ablösen und erstmals einen strukturierten, aktuellen Überblick über alle Medikamente eines Patienten bieten - praxisübergreifend.

Was das für Videosprechstunden bedeutet

Gerade bei Videokonsultationen ist der Medikationsplan besonders relevant. Bei einem Praxisbesuch kann der Patient seine Medikamentenpackungen mitbringen oder den ausgedruckten BMP vorlegen. Bei einer Videosprechstunde fehlt diese Möglichkeit häufig.

Der dgMP in der ePA könnte dieses Problem lösen: Der Arzt sieht über das PVS die aktuelle Medikation des Patienten, inklusive der Verordnungen anderer behandelnder Ärzte. Rezeptänderungen während der Videosprechstunde werden direkt in der ePA dokumentiert.

Die ehrliche Einschränkung: Der dgMP ist zum Zeitpunkt dieses Artikels (April 2026) noch nicht vollständig ausgerollt. Die tatsächliche Nutzbarkeit hängt davon ab, wie vollständig die Daten von allen beteiligten Praxen und Apotheken eingepflegt werden. Ein digitaler Medikationsplan, in dem nur die Hälfte der Medikamente steht, kann im schlimmsten Fall eine falsche Sicherheit vermitteln. Praxen sollten daher auch nach der Einführung des dgMP weiterhin aktiv nach der aktuellen Medikation fragen - gerade in der Videosprechstunde, wo nonverbale Hinweise wie mitgebrachte Medikamentenpackungen fehlen.

Für Praxen, die regelmäßig Videosprechstunden durchführen, wird der dgMP dennoch ein wesentlicher Fortschritt sein: Statt sich auf die mündliche Auskunft des Patienten verlassen zu müssen, gibt es erstmals eine strukturierte, praxisübergreifende Datengrundlage.

Datenschutz: ePA-Daten und Videosprechstunde

Die Trennung von Videoplattform und ePA-Zugriff hat datenschutzrechtliche Vorteile. Da die ePA-Daten ausschließlich über die TI fließen und die Videodaten über den Videodienstanbieter, gibt es keine Vermischung der Datenströme.

Dennoch sollten Praxen einige Punkte beachten:

• Bildschirmfreigabe vermeiden: Wenn während einer Videosprechstunde der Bildschirm geteilt wird, könnten ePA-Daten auf dem Bildschirm sichtbar sein. Das ist problematisch, wenn Dritte beim Patienten im Raum sind.
• Dokumentation der Einwilligung: Der Patient muss wissen, dass der Arzt während der Videosprechstunde auf die ePA zugreift. Die Zugriffsberechtigung selbst dokumentiert die Einwilligung, aber eine kurze mündliche Information gehört zur guten Praxis.
• Aufzeichnungsverbot: Videosprechstunden dürfen nicht aufgezeichnet werden. Das gilt unabhängig davon, ob ePA-Daten besprochen werden.
• Zugriffsprotokoll: Jeder ePA-Zugriff wird protokolliert. Patienten können in ihrer ePA-App nachvollziehen, wann welche Praxis auf ihre Daten zugegriffen hat. Das schafft Transparenz, bedeutet aber auch, dass Praxen nur dann auf die ePA zugreifen sollten, wenn ein konkreter Behandlungsanlass besteht.
• Gesprächsumgebung: Da bei einer Videosprechstunde die räumliche Situation beim Patienten nicht kontrollierbar ist, sollte der Arzt zu Beginn nachfragen, ob der Patient ungestört sprechen kann - insbesondere wenn sensible Befunde aus der ePA besprochen werden sollen.

Praktischer Workflow: ePA-Check in die Videosprechstunde integrieren

Wer regelmäßig Videosprechstunden anbietet, sollte den ePA-Zugriff als festen Bestandteil des Ablaufs einplanen. Ein möglicher Workflow:

Vor der Videosprechstunde

• Terminbestätigung nutzen: Bei der Terminvergabe den Patienten darauf hinweisen, die ePA-Berechtigung zu prüfen. Viele PVS-Systeme zeigen an, ob eine gültige Berechtigung vorliegt.
• App-Hinweis geben: Patienten, die keine ePA-App eingerichtet haben, auf die Möglichkeit hinweisen. Die App der jeweiligen Krankenkasse ist kostenlos und in wenigen Minuten eingerichtet.

Während der Videosprechstunde

• ePA parallel öffnen: Zu Beginn der Sprechstunde die ePA im PVS aufrufen. Falls keine Berechtigung vorliegt, den Patienten bitten, diese über die App zu erteilen.
• Medikation besprechen: Sobald der dgMP verfügbar ist, den Medikationsplan als Gesprächsgrundlage nutzen.
• Befunde zeigen: Relevante Befunde können dem Patienten verbal erläutert werden. Von einer Bildschirmfreigabe der ePA-Daten ist aus Datenschutzgründen abzuraten.

Nach der Videosprechstunde

• Dokumentation in der ePA: Relevante Ergebnisse der Videosprechstunde über das PVS in die ePA einstellen. Dazu gehören Diagnosen, Therapieentscheidungen und gegebenenfalls Verordnungen.
• Berechtigung prüfen: Wenn die 90-Tage-Frist bald abläuft und der nächste Termin eine Videosprechstunde ist, den Patienten frühzeitig auf die Verlängerung hinweisen.
• ePA-Status dokumentieren: Im eigenen Praxissystem vermerken, ob der Patient die ePA-App nutzt oder den Zugriff ausschließlich über die eGK erteilt. Das erleichtert die Vorbereitung zukünftiger Videosprechstunden.

Fazit

Die ePA und die Videosprechstunde ergänzen sich im Praxisalltag, auch wenn sie technisch getrennte Systeme sind. Der entscheidende Punkt für Praxen: Der ePA-Zugriff muss vor der Videosprechstunde sichergestellt sein, weil die eGK-basierte Autorisierung im Videosetting nicht funktioniert. Wer diesen Schritt in den Terminworkflow integriert und Patienten proaktiv auf die ePA-App hinweist, kann beide Systeme effektiv nutzen. Mit dem kommenden digitalen Medikationsprozess wird die Kombination aus ePA und Videosprechstunde nochmals an Praxisrelevanz gewinnen.

Dieser Artikel dient der allgemeinen Information und ersetzt keine individuelle technische oder rechtliche Beratung. Die beschriebenen Funktionen und Zeitpläne basieren auf dem Stand April 2026 und können sich durch Aktualisierungen der gematik oder gesetzliche Änderungen verändern.