Pharmazeutische Dienstleistungen abrechnen: Schritt-für-Schritt

Seit dem 7. Juni 2022 können Apotheken in Deutschland fünf pharmazeutische Dienstleistungen (pDL) zulasten der gesetzlichen Krankenversicherung erbringen und abrechnen. Die Grundlage dafür ist § 129 Absatz 5e SGB V in Verbindung mit der Vereinbarung zwischen dem Deutschen Apothekerverband (DAV) und dem GKV-Spitzenverband. Doch in der Praxis bleiben viele Fragen offen: Welche Sonder-PZN brauche ich? Wie dokumentiere ich korrekt? Und was passiert, wenn das Rechenzentrum die Abrechnung zurückweist?

Hintergrund: Was sind pharmazeutische Dienstleistungen?

Pharmazeutische Dienstleistungen (pDL) sind honorierte Beratungs- und Betreuungsleistungen, die Apotheken über die reguläre Arzneimittelabgabe hinaus erbringen können. Sie wurden im Rahmen des Vor-Ort-Apothekenstärkungsgesetzes (VOASG) eingeführt und durch die DAV-GKV-Vereinbarung konkretisiert.

Der zentrale Unterschied zur bisherigen pharmazeutischen Beratung: Die pDL werden separat vergütet - unabhängig vom Packungspreis oder der Rezeptgebühr. Die Finanzierung erfolgt aus einem eigenen Fonds, der aus Mitteln der GKV gespeist wird.

Für Apotheken bedeutet das: eine neue Einnahmequelle, die an klare inhaltliche und dokumentarische Anforderungen geknüpft ist.

Die fünf pDL im Überblick

Derzeit sind fünf pharmazeutische Dienstleistungen vereinbart. Jede hat eine eigene Sonder-PZN, die bei der Abrechnung verwendet wird.

Erweiterte Medikationsberatung bei Polymedikation (90 €)

Diese pDL richtet sich an Patienten, die dauerhaft mindestens fünf systemisch wirkende Arzneimittel anwenden. Im Rahmen der Beratung prüft die Apotheke die Gesamtmedikation auf Wechselwirkungen, Doppelverordnungen und Anwendungsprobleme.

Voraussetzungen:
- Mindestens fünf systemisch wirkende Arzneimittel in Daueranwendung
- Ein aktueller Medikationsplan muss vorliegen oder erstellt werden
- Die Beratung muss durch pharmazeutisches Personal mit entsprechender Fortbildung erfolgen

Frequenz: Einmal pro Versicherten innerhalb von 12 Monaten.

Pharmazeutische Betreuung bei oraler Antitumortherapie (90 €)

Patienten unter oraler Krebstherapie benötigen engmaschige Begleitung. Diese pDL umfasst die strukturierte pharmazeutische Betreuung über mindestens sechs Monate - mit regelmäßigen Kontakten zu Adhärenz, Nebenwirkungsmanagement und Wechselwirkungsprüfung.

Voraussetzungen:
- Verordnung eines oralen Antitumorpräparats
- Betreuung über einen Zeitraum von mindestens sechs Monaten
- Dokumentierte Kontakte in regelmäßigen Abständen

Pharmazeutische Betreuung nach Organtransplantation (90 €)

Nach einer Organtransplantation ist die korrekte und konsequente Einnahme der Immunsuppressiva entscheidend. Diese pDL sichert die pharmazeutische Begleitung des Patienten in der ambulanten Phase.

Voraussetzungen:
- Dokumentierte Organtransplantation
- Immunsuppressive Therapie
- Betreuungszeitraum analog zur Antitumortherapie

Erweiterte Einweisung in die Inhalationstechnik (20 €)

Diese Dienstleistung adressiert ein bekanntes Problem: Studien zeigen wiederholt, dass ein erheblicher Anteil der Patienten ihre Inhalationsgeräte nicht korrekt anwendet. Die pDL geht über die reguläre Abgabeberatung hinaus und umfasst das praktische Üben der Inhalationstechnik.

Voraussetzungen:
- Erstverordnung eines Inhalativums oder Wechsel des Inhalationssystems
- Praktisches Üben mit dem konkreten Device
- Dokumentation der Einweisung

Frequenz: Bei jeder Erstverordnung oder bei Wechsel des Devices.

Die ehrliche Einschränkung: Mit 20 € ist diese pDL deutlich geringer vergütet als die übrigen. Der zeitliche Aufwand für eine sorgfältige Einweisung inklusive Dokumentation kann dennoch erheblich sein.

Standardisierte Risikoerfassung hoher Blutdruck (11,20 €)

Diese pDL richtet sich an Patienten ab 18 Jahren, die keine bekannte Hypertonie-Diagnose haben. Die Apotheke führt eine standardisierte Blutdruckmessung durch und erfasst das kardiovaskuläre Risikoprofil.

Voraussetzungen:
- Patient ist mindestens 18 Jahre alt und hat keine bekannte Hypertonie
- Standardisierte Messung in der Apotheke (Präsenz erforderlich)
- Dokumentation der Messwerte und ggf. Empfehlung zum Arztbesuch

Der Abrechnungsprozess: Schritt für Schritt

Die Abrechnung der pDL erfolgt nicht über die klassische Rezeptabrechnung, sondern über einen separaten Prozess mit Sonder-PZN. Im Folgenden die einzelnen Schritte.

Schritt 1: Anspruch prüfen

Bevor Sie eine pDL erbringen, prüfen Sie:
- Ist der Patient gesetzlich versichert?
- Erfüllt er die spezifischen Voraussetzungen der jeweiligen pDL?
- Wurde die pDL in den letzten 12 Monaten bereits erbracht (Frequenzbegrenzung)?

Schritt 2: Dienstleistung erbringen und dokumentieren

Führen Sie die pDL durch und dokumentieren Sie den gesamten Vorgang. Die Dokumentation muss mindestens enthalten:

• Name und Versichertennummer des Patienten
• Datum und Dauer der Dienstleistung
• Inhaltliche Zusammenfassung der Beratung oder Betreuung
• Ergebnisse (z. B. identifizierte Probleme, Empfehlungen)
• Unterschrift des Apothekers oder der Apothekerin

Die Dokumentation verbleibt in der Apotheke und muss für Prüfungen durch die Krankenkassen vorgehalten werden.

Schritt 3: Sonder-PZN in die Apothekensoftware eingeben

Erfassen Sie die entsprechende Sonder-PZN in Ihrem Warenwirtschaftssystem. Die Sonder-PZN ersetzt in diesem Fall die klassische PZN eines Arzneimittels. Die meisten gängigen Apothekensoftwaresysteme haben die pDL-Sonder-PZN bereits hinterlegt.

Schritt 4: Abrechnung über das Rechenzentrum einreichen

Die Abrechnung wird - wie bei Rezepten - gebündelt über Ihr Apothekenrechenzentrum an die Krankenkassen übermittelt. Dabei gelten einige Besonderheiten:

• Die pDL werden als eigener Abrechnungsposten übermittelt, nicht als Teil einer Rezeptabrechnung
• Das Institutionskennzeichen (IK) der Krankenkasse muss korrekt zugeordnet sein
• Die Einreichungsfristen entsprechen denen der regulären Rezeptabrechnung

Schritt 5: Vergütung erhalten

Nach erfolgreicher Prüfung durch das Rechenzentrum und die Krankenkasse wird der Betrag im regulären Abrechnungszyklus ausgezahlt.

Dokumentationsanforderungen im Detail

Die Dokumentation ist der häufigste Stolperstein bei der pDL-Abrechnung. Wenn Abrechnungen retaxiert oder zurückgewiesen werden, liegt es in den meisten Fällen an unvollständiger Dokumentation.

Was dokumentiert werden muss

Für jede pDL muss ein nachvollziehbarer Beratungsbericht erstellt werden. Je nach pDL-Typ variieren die Anforderungen:

Aufbewahrungspflicht

Die Dokumentation muss mindestens drei Jahre nach Abschluss der Dienstleistung aufbewahrt werden. Eine digitale Archivierung ist zulässig, sofern die Integrität und Lesbarkeit gewährleistet sind.

Häufige Fehler bei der Abrechnung

Aus der Praxis ergeben sich wiederkehrende Fehlerquellen, die zu Retaxierungen oder Ablehnungen führen können:

1. Fehlende oder unvollständige Dokumentation

Der häufigste Fehler. Ohne lückenlose Dokumentation wird die Krankenkasse die Vergütung zurückfordern. Eine allgemeine Notiz wie „Patient beraten" reicht nicht aus.

2. Falsche Sonder-PZN

Bei fünf verschiedenen Sonder-PZN kann es zu Verwechslungen kommen. Prüfen Sie vor der Einreichung, ob die PZN zur tatsächlich erbrachten Leistung passt.

3. Frequenzbegrenzung überschritten

Einige pDL dürfen nur einmal innerhalb von 12 Monaten pro Versicherten abgerechnet werden. Wenn ein Patient die Apotheke wechselt, ist die vorherige Inanspruchnahme möglicherweise nicht bekannt - ein Risiko, das sich nur schwer vermeiden lässt.

4. Qualifikationsnachweis fehlt

Für die Erbringung der pDL ist eine entsprechende Fortbildung erforderlich. Ohne Nachweis der Qualifikation kann die Abrechnung angefochten werden. Stellen Sie sicher, dass die Fortbildungszertifikate aktuell und archiviert sind.

5. Versichertenstatus nicht geprüft

Privatversicherte Patienten sind von den pDL nach § 129 SGB V ausgenommen. Eine Abrechnung über die GKV ist dann nicht möglich.

pDL per Video: Was ist möglich?

Die Frage, ob pDL auch per Videoberatung erbracht werden können, ist für viele Apotheken relevant - insbesondere bei der Betreuung von Patienten mit eingeschränkter Mobilität oder in ländlichen Regionen.

Grundsätzliche Regelung

Die DAV-GKV-Vereinbarung sieht vor, dass bestimmte pDL-Kontakte auch per Videokonferenz stattfinden können. Dies betrifft insbesondere die Folgekontakte bei den Betreuungsleistungen:

Die ehrliche Einschränkung: Die Einweisung in die Inhalationstechnik lässt sich per Video kaum sinnvoll erbringen, da das praktische Üben mit dem Device im Mittelpunkt steht. Für die Betreuungsleistungen bei Antitumortherapie und Organtransplantation kann die Videoberatung dagegen eine sinnvolle Ergänzung sein - insbesondere für Folgekontakte, bei denen kein physisches Device geprüft werden muss.

Technische Voraussetzungen für Video-pDL

Wenn Sie pDL-Kontakte per Video durchführen, sollten Sie auf folgende Punkte achten:

• Datenschutz: Die Videoberatung muss DSGVO-konform erfolgen. Das bedeutet: Ende-zu-Ende-Verschlüsselung, keine Aufzeichnung ohne Einwilligung, sichere Datenübertragung.
• Dokumentation: Vermerken Sie in der Dokumentation, dass der Kontakt per Video stattfand.
• Einwilligung: Der Patient muss der Videoberatung zustimmen.

MeetOne bietet Videokonsultationen mit Peer-to-Peer-Verschlüsselung, bei der die Gesprächsdaten nicht über zentrale Server geleitet werden. Für Apotheken, die pDL-Folgekontakte per Video durchführen möchten, kann das eine datenschutzkonforme Option sein.

Fortbildungsanforderungen

Nicht jeder Apotheker darf automatisch pDL erbringen. Für jede der fünf Dienstleistungen sind spezifische Fortbildungen vorgeschrieben, die von der Bundesapothekerkammer (BAK) akkreditiert sein müssen.

Die Fortbildungsnachweise müssen in der Apotheke vorgehalten werden und sind Teil der Dokumentationspflicht.

Fazit

Die pharmazeutischen Dienstleistungen bieten Apotheken eine klar definierte Möglichkeit, strukturierte Beratungsleistungen honoriert zu erbringen. Der Schlüssel zur erfolgreichen Abrechnung liegt in der sorgfältigen Dokumentation, der korrekten Zuordnung der Sonder-PZN und der Einhaltung der Fortbildungsanforderungen. Wer sich die Zeit nimmt, den Prozess einmal sauber aufzusetzen, wird die pDL als verlässlichen Bestandteil des Apothekenalltags etablieren können.

Dieser Artikel dient der allgemeinen Information und ersetzt keine individuelle Abrechnungsberatung. Die dargestellten Regelungen basieren auf der DAV-GKV-Vereinbarung zu pharmazeutischen Dienstleistungen. Änderungen durch Nachträge oder Schiedssprüche sind möglich. Stand: Februar 2026.