Wirtschaftlichkeit der Videosprechstunde: Rechnet sich das?

Warum die Frage berechtigt ist

Wenn Praxisinhaber über die Einführung einer Videosprechstunde nachdenken, steht eine Frage im Zentrum: Was kostet mich das - und was bringt es mir? Die Antwort ist weniger eindeutig, als viele Anbieter suggerieren. Denn die Wirtschaftlichkeit hängt von der Fachrichtung, der Patientenstruktur und der Art der Nutzung ab.

Dieser Artikel rechnet die wesentlichen Posten durch - transparent, ohne erfundene Statistiken und mit einem konkreten Beispiel. Ziel ist eine realistische Einschätzung, keine Verkaufsargumentation.

Die tatsächlichen Kosten

Softwarekosten

Die monatlichen Lizenzkosten für einen KBV-zertifizierten Videodienstanbieter variieren je nach Anbieter und Funktionsumfang. Das Spektrum reicht von kostenlosen Basisversionen mit eingeschränktem Funktionsumfang bis hin zu umfangreicheren Lösungen im Bereich von 30 bis 100 Euro pro Monat.

Wichtig bei der Bewertung: Kostenlose Angebote finanzieren sich häufig über andere Wege - etwa durch eingeschränkte Funktionalität, Werbung oder die Verarbeitung von Nutzungsdaten. Die Frage ist weniger "Was kostet die Software?" als vielmehr "Was kostet mich die Software, der ich tatsächlich vertrauen kann?"

Hardwarekosten

In den meisten Praxen ist die vorhandene Ausstattung bereits ausreichend. Ein handelsüblicher Computer mit Webcam, Mikrofon und stabiler Internetverbindung genügt. Zusätzliche Investitionen entstehen typischerweise nur, wenn:

• kein geeigneter Raum mit ausreichender Privatsphäre vorhanden ist
• die Internetverbindung für stabile Videoübertragung nicht ausreicht (empfohlen: mindestens 10 Mbit/s im Upload)
• ein separates Headset oder eine externe Kamera für bessere Bild- und Tonqualität gewünscht wird

Realistische Einmalkosten für ergänzende Hardware liegen bei 50 bis 300 Euro - sofern überhaupt nötig.

Zeitinvestition

Der oft unterschätzte Kostenfaktor ist die Einarbeitungszeit. Die Software selbst ist in der Regel schnell eingerichtet. Was Zeit kostet:

• Schulung des Teams: MFA müssen den Ablauf kennen, Patienten einladen und bei technischen Fragen unterstützen können
• Anpassung der Praxisabläufe: Terminplanung, Dokumentation und Einwilligungsmanagement müssen angepasst werden
• Lernkurve der ersten Wochen: Die ersten Videosprechstunden dauern erfahrungsgemäß länger als der spätere Routinebetrieb

Dieser Aufwand lässt sich nicht in Euro beziffern, sollte aber in die Kalkulation einfließen. Realistisch sind ein bis zwei Wochen, bis der Ablauf eingespielt ist.

Die Erlösseite: Was lässt sich abrechnen?

EBM-Abrechnung (gesetzlich Versicherte)

Die Abrechnung von Videosprechstunden im EBM-System basiert auf zwei Komponenten:

Der Technikzuschlag von rund 5 Euro wird zusätzlich zur eigentlichen Leistung abgerechnet. Bei einer hausärztlichen Beratung (GOP 03230V) kommen beispielsweise weitere Punkte aus der Versichertenpauschale und der Gesprächsziffer hinzu.

Wichtig: Der Technikzuschlag ist auf 700 Punkte (ca. 90 Euro) pro Patient und Quartal gedeckelt. Bei Patienten, die Sie ausschließlich per Video sehen, können zudem Abschläge greifen (Pseudo-GOP 88220).

Fachgruppenspezifische Video-Ziffern

Neben dem Technikzuschlag gibt es fachgruppenspezifische Gesprächsleistungen, die per Video abgerechnet werden können. Einige Beispiele:

Die vollständige Übersicht der abrechenbaren Ziffern finden Sie in unserem Artikel zur EBM-Abrechnung.

GOÄ-Abrechnung (Privatpatienten)

Bei Privatpatienten gibt es keinen separaten Technikzuschlag. Die Abrechnung erfolgt über die regulären Beratungsziffern:

Der Vorteil: Es gibt keine Mengenbegrenzung für Videosprechstunden, und bei erhöhtem Aufwand durch das Videoformat können höhere Steigerungsfaktoren begründet werden. Zudem entfällt die Pseudo-GOP 88220, die bei GKV-Patienten zu Abschlägen führen kann.

Detaillierte Informationen zu GOÄ-Ziffern finden Sie in unserem Artikel zur GOÄ-Abrechnung.

Zeitersparnis als wirtschaftlicher Faktor

Neben den direkten Erlösen gibt es Effekte, die sich indirekt auf die Wirtschaftlichkeit auswirken:

Kürzere Termine bei Folgekonsultationen

Bestimmte Anlässe eignen sich besonders für kurze Videokontakte: Befundbesprechungen, Medikamentenanpassungen, Verlaufskontrollen bei chronischen Erkrankungen. Diese Termine dauern per Video oft kürzer als in der Praxis, weil Wartezeiten, Umziehen und Raumwechsel entfallen.

Das bedeutet nicht, dass die ärztliche Leistung weniger Zeit beansprucht - aber der gesamte Terminslot kann kürzer geplant werden. In einer durchgetakteten Praxis kann das zusätzliche Kapazität schaffen.

Reduzierte Ausfallquote

Patienten, die einen Termin per Video wahrnehmen können, sagen seltener kurzfristig ab. Der Aufwand, eine Videosprechstunde wahrzunehmen, ist geringer als der Weg in die Praxis - insbesondere bei eingeschränkter Mobilität, schlechtem Wetter oder beruflicher Verhinderung.

Die ehrliche Einschränkung: Wie stark dieser Effekt in Ihrer Praxis ausfällt, hängt von Ihrer Patientenstruktur ab. Praxen mit ohnehin niedriger Ausfallquote werden hier wenig Unterschied bemerken.

Weniger administrativer Aufwand

Einige administrative Prozesse vereinfachen sich: Die Einladung per Link ersetzt die telefonische Terminerinnerung, Befunde können während des Gesprächs am Bildschirm geteilt werden, und die Dokumentation kann direkt im Anschluss erfolgen, ohne dass der Patient das Sprechzimmer blockiert.

Rechenbeispiel: Hausarztpraxis mit 10 Videosprechstunden pro Woche

Das folgende Beispiel ist bewusst konservativ gerechnet und dient der Orientierung - nicht als Prognose für Ihre Praxis.

Annahmen

• 10 Videosprechstunden pro Woche (davon 8 GKV, 2 PKV)
• Durchschnittliche Dauer: 10 Minuten
• Überwiegend Folgekonsultationen und Befundbesprechungen
• KBV-zertifizierter Videodienstanbieter mit monatlichen Kosten von ca. 50 Euro

Monatliche Kosten

Monatliche Erlöse (Beispielrechnung)

Einordnung

Bei monatlichen Kosten von rund 60 Euro und direkten Zusatzerlösen von mindestens 326 Euro ergibt sich rechnerisch ein positives Ergebnis ab dem ersten Monat. Der Technikzuschlag allein deckt die Softwarekosten bereits ab dem siebten Videokontakt pro Monat.

Hochgerechnet auf ein Jahr ergeben sich bei diesem Beispiel:

Aber: Diese Rechnung bildet nur die direkten Erlöse ab. Sie berücksichtigt nicht die Zeit für Einarbeitung, die Opportunitätskosten (was hätten Sie in der gleichen Zeit in Präsenz abrechnen können?) und den Umstand, dass nicht jeder geplante Videotermin tatsächlich stattfindet. Auch die MFA-Zeit für Terminkoordination und technische Unterstützung der Patienten ist ein Kostenfaktor, der schwer zu beziffern ist.

Indirekte wirtschaftliche Effekte

Patientenbindung

Patienten, die eine Videosprechstunde als Option haben, wechseln weniger wahrscheinlich die Praxis. Besonders für Berufstätige, junge Familien und mobilitätseingeschränkte Patienten kann die Verfügbarkeit von Videoterminen ein relevantes Kriterium bei der Praxiswahl sein.

Neue Patientengruppen

Jüngere, digital-affine Patienten suchen gezielt nach Praxen mit Videoangebot. In Regionen mit Ärztemangel kann die Videosprechstunde zudem Patienten erreichen, die sonst lange Anfahrtswege hätten.

Attraktivität als Arbeitgeber

Ein Nebeneffekt, der selten in Wirtschaftlichkeitsrechnungen auftaucht: Praxen mit moderner technischer Ausstattung sind für MFA und angestellte Ärzte attraktiver. In Zeiten des Fachkräftemangels kann das ein relevanter Faktor sein.

Was diese Rechnung nicht abbildet

Jede Wirtschaftlichkeitsbetrachtung hat blinde Flecken. Bei der Videosprechstunde sind das vor allem:

• Einarbeitungszeit: Die ersten Wochen kosten Zeit, ohne dass die Effizienzgewinne bereits greifen
• Nicht geeignete Patienten: Nicht jeder Patient kann oder möchte Video nutzen - ältere Patienten ohne Smartphone, Patienten mit Sprachbarrieren oder technische Hürden reduzieren die tatsächliche Nutzungsquote
• Nicht geeignete Anlässe: Erstuntersuchungen, körperliche Untersuchungen und Notfälle erfordern weiterhin Präsenz
• Opportunitätskosten: Ein Videotermin ersetzt nicht automatisch einen Präsenztermin - er kann auch zusätzlich anfallen
• Technische Ausfälle: Verbindungsprobleme auf Patientenseite können einzelne Termine verlängern oder unmöglich machen

Break-even: Ab wann lohnt es sich?

Der rein finanzielle Break-even ist bei niedrigen Softwarekosten schnell erreicht: Bereits wenige Videosprechstunden pro Monat decken die Lizenzkosten über den Technikzuschlag. Bei 50 Euro monatlichen Kosten sind das etwa 10 GKV-Videosprechstunden pro Monat.

Der operative Break-even - also der Punkt, ab dem die Videosprechstunde im Praxisalltag reibungslos funktioniert und tatsächlich Zeit spart - liegt erfahrungsgemäß weiter entfernt. Er hängt davon ab, wie konsequent die Praxis das Angebot in bestehende Abläufe integriert.

Wann die Rechnung eher aufgeht

• Praxen mit hohem Anteil an Folgekonsultationen und chronischen Patienten
• Fachrichtungen mit gesprächsintensiven Leistungen (Psychiatrie, Psychotherapie, Diabetologie)
• Praxen in ländlichen Regionen mit langen Anfahrtswegen der Patienten
• Praxen mit hoher No-Show-Rate

Wann die Rechnung schwieriger wird

• Praxen mit überwiegend untersuchungsintensiven Leistungen (Chirurgie, Orthopädie mit manueller Diagnostik)
• Patientenklientel mit geringer digitaler Affinität
• Praxen, die bereits sehr gut ausgelastet sind und keine zusätzlichen Terminslots benötigen

Worauf es bei der Anbieterwahl wirtschaftlich ankommt

Die Softwarekosten sind nur ein Teil der Gleichung. Wirtschaftlich relevant sind auch Faktoren, die nicht auf der Rechnung stehen:

Zeitaufwand pro Videokonsultation: Wie schnell kann ein Termin gestartet werden? Muss der Patient eine App installieren oder reicht ein Browserlink? Jede Minute, die für technische Vorbereitung verloren geht, reduziert den wirtschaftlichen Vorteil der Videosprechstunde.

Zuverlässigkeit der Verbindung: Abgebrochene Videokonsultationen müssen nachgeholt werden - das kostet doppelt Zeit und erzeugt Frust auf beiden Seiten. Die technische Architektur des Anbieters spielt hier eine Rolle: Peer-to-Peer-Verbindungen, wie sie etwa MeetOne nutzt, vermeiden zentrale Server als Engpass und können dadurch stabilere Verbindungen ermöglichen.

Datenschutzkonformität: Ein Anbieter, der nicht KBV-zertifiziert ist, kann nicht für die GKV-Abrechnung genutzt werden. Die Zertifizierung ist also nicht nur eine Compliance-Frage, sondern eine wirtschaftliche Voraussetzung.

Integrationsaufwand: Manche Anbieter erfordern eine aufwändige Integration in bestehende PVS-Systeme, andere funktionieren standalone. Der Integrationsaufwand beeinflusst direkt die Einarbeitungszeit und damit die Dauer bis zum operativen Break-even.

Fazit

Die Videosprechstunde rechnet sich für viele Praxen bereits bei moderater Nutzung - rein finanziell ist der Break-even durch den EBM-Technikzuschlag schnell erreicht. Der tatsächliche wirtschaftliche Mehrwert entsteht jedoch erst, wenn die Videosprechstunde sinnvoll in den Praxisalltag integriert wird und die Patientenstruktur zum Angebot passt. Wer ehrlich kalkuliert, sollte neben den direkten Erlösen auch Einarbeitungszeit, Opportunitätskosten und die Eignung der eigenen Fachrichtung berücksichtigen.

Dieser Artikel dient der allgemeinen Information und ersetzt keine individuelle Abrechnungs- oder Wirtschaftlichkeitsberatung. Die genannten Euro-Beträge basieren auf dem Orientierungspunktwert 2026 und können je nach KV-Region abweichen.