Krankschreibung per Telefon: Die dauerhafte Regelung im Überblick

Vom Provisorium zur Dauerregelung

Was in der Corona-Pandemie als Notlösung begann, ist inzwischen eine feste Größe im Praxisalltag: Die telefonische Krankschreibung ist dauerhaft in der Arbeitsunfähigkeitsrichtlinie (AU-RL) verankert. Der Gemeinsame Bundesausschuss (G-BA) hat die Regelung mit Beschluss vom 7. Dezember 2023 als dauerhafte Ergänzung der AU-RL aufgenommen.

Die Vorgeschichte: Während der Pandemie hatte der G-BA die telefonische AU zunächst als Sonderregelung eingeführt. Diese wurde mehrfach verlängert, dann wieder ausgesetzt, dann erneut eingeführt. Für Praxen war dieses Hin und Her schwer zu verfolgen. Seit der dauerhaften Aufnahme in die AU-RL gibt es nun Planungssicherheit - die Telefon-AU bleibt.

Aber dauerhaft erlaubt bedeutet nicht grenzenlos erlaubt. Die Telefon-AU unterliegt klaren Bedingungen - und unterscheidet sich in wesentlichen Punkten von der Krankschreibung per Videosprechstunde. Wer beides in der Praxis anbietet, sollte die Unterschiede kennen.

Welche Bedingungen gelten für die Telefon-AU

Die telefonische Feststellung der Arbeitsunfähigkeit ist an mehrere Voraussetzungen gebunden. Diese sind bewusst enger gefasst als bei der Videosprechstunde, weil am Telefon der visuelle Eindruck fehlt.

Der Patient muss der Praxis bekannt sein

Die wichtigste Voraussetzung: Die Patientin oder der Patient muss der Praxis bereits persönlich bekannt sein. Ein Anruf eines unbekannten Patienten mit der Bitte um Krankschreibung ist nicht zulässig - egal wie eindeutig die Symptome klingen.

"Bekannt" bedeutet, dass ein persönlicher Arzt-Patienten-Kontakt in der Praxis stattgefunden haben muss. In der Regel wird ein Kontakt in einem der zurückliegenden Quartale erwartet. Die genaue Auslegung kann je nach KV variieren.

Nur bei leichten oder bekannten Erkrankungen

Die Telefon-AU ist auf Fälle beschränkt, in denen die Erkrankung eine telefonische Beurteilung zulässt. Das sind typischerweise:

• Leichte Erkrankungen der oberen Atemwege (Erkältungen)
• Magen-Darm-Infekte mit eindeutiger Symptomatik
• Bekannte, wiederkehrende Beschwerden, deren Verlauf der Praxis vertraut ist
• Folgebescheinigungen bei bekanntem Krankheitsbild

Die Entscheidung, ob die telefonische Beurteilung im konkreten Fall ausreicht, liegt bei der Ärztin oder dem Arzt. Im Zweifel gilt: persönliche Vorstellung oder zumindest eine Videosprechstunde, bei der ein visueller Eindruck möglich ist.

Dauer der Telefon-AU: Maximal fünf Kalendertage

Ein wesentlicher Unterschied zur AU per Video oder per persönlichem Kontakt: Die Telefon-AU ist auf maximal fünf Kalendertage begrenzt. Eine Verlängerung über diesen Zeitraum hinaus erfordert entweder einen persönlichen Praxisbesuch oder eine Videosprechstunde.

Diese Begrenzung ist bewusst gewählt. Ohne visuellen Eindruck fehlt der Ärztin oder dem Arzt eine wichtige Informationsquelle. Bei Erkrankungen, die voraussichtlich länger als fünf Tage andauern, ist eine visuelle oder persönliche Beurteilung medizinisch geboten.

Was in der Praxis häufig passiert: Ein Patient ruft am Montag an und erhält eine Telefon-AU bis Freitag. Am Freitag ruft er erneut an, weil die Beschwerden andauern. Eine zweite Telefon-AU als Verlängerung ist grundsätzlich möglich - aber nur, wenn die Ärztin oder der Arzt nach erneuter telefonischer Einschätzung weiterhin eine rein telefonische Beurteilung für vertretbar hält. Sobald Zweifel bestehen, ist ein persönlicher Kontakt oder eine Videosprechstunde der richtige Weg.

Telefon-AU vs. Video-AU: Die Unterschiede

Wer in der Praxis sowohl telefonische als auch videobasierte Krankschreibungen anbietet, muss die Unterschiede kennen. Die Regelungen sind nicht identisch.

Die Video-AU bietet mehr Flexibilität - sowohl bei der Bescheinigungsdauer als auch bei der Art der Erkrankungen, die beurteilt werden können. Dafür erfordert sie einen zertifizierten Videodienstanbieter und die technische Ausstattung auf beiden Seiten.

Eine ausführliche Darstellung der Regelungen zur AU per Video finden Sie in unserem Artikel AU per Video ausstellen: Aktuelle Regelungen 2026.

Dokumentationspflichten bei der Telefon-AU

Auch wenn das Telefon ein niedrigschwelliger Kommunikationskanal ist - die Dokumentationspflichten bleiben bestehen. In der Patientenakte muss festgehalten werden:

• Datum und Uhrzeit des Telefonats
• Feststellung per Telefon: Der Vermerk, dass die AU telefonisch festgestellt wurde (nicht per Praxisbesuch oder Video)
• Symptome und Beurteilung: Welche Symptome geschildert wurden und warum eine telefonische Beurteilung als ausreichend eingeschätzt wurde
• Bescheinigte Dauer: Der Zeitraum der Arbeitsunfähigkeit (maximal fünf Tage)

Die Dokumentation dient nicht nur der Haftungsabsicherung, sondern auch der Nachvollziehbarkeit im Fall einer Prüfung durch die KV.

eAU-Übermittlung: Kein Unterschied zum Praxisbesuch

An der technischen Übermittlung der Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung ändert sich durch die telefonische Feststellung nichts. Die eAU wird wie gewohnt im Praxisverwaltungssystem (PVS) erstellt und per KIM (Kommunikation im Medizinwesen) über die Telematikinfrastruktur (TI) an die Krankenkasse übermittelt.

Der Ablauf im Überblick:

1. Telefonische Feststellung und Dokumentation in der Patientenakte
2. Erstellung der eAU im PVS mit dem Vermerk "Feststellung per Telefon"
3. Übermittlung an die Krankenkasse per KIM
4. Der Arbeitgeber ruft die eAU digital bei der Krankenkasse ab
5. Der Patient erhält bei Bedarf einen Ausdruck oder eine digitale Kopie

Das PVS muss dabei die Information verarbeiten können, dass die Feststellung telefonisch erfolgt ist. Die meisten gängigen Systeme unterstützen das mittlerweile.

Was per Telefon nicht geht

Die telefonische AU hat klare Grenzen. In folgenden Fällen ist eine Krankschreibung per Telefon nicht zulässig:

• Erstvorstellung unbekannter Patienten: Ohne vorherigen persönlichen Kontakt in der Praxis keine Telefon-AU
• Erkrankungen, die eine körperliche Untersuchung erfordern: Bei Verdacht auf Frakturen, akute Bauchschmerzen, Hautveränderungen oder anderen Befunden, die eine Untersuchung voraussetzen
• AU-Dauer über fünf Tage: Wenn absehbar ist, dass die Arbeitsunfähigkeit länger als fünf Kalendertage dauert, ist eine persönliche Vorstellung oder Videosprechstunde erforderlich
• BtM-pflichtige Verordnungen: Betäubungsmittelrezepte können nicht per Telefon ausgestellt werden
• Unklare oder wechselnde Symptomatik: Wenn die Symptome diffus sind oder sich verändern, reicht die telefonische Einschätzung nicht aus
• Arbeitsunfälle und BG-Fälle: Hier gelten gesonderte Regelungen der Berufsgenossenschaften

Die ehrliche Einschränkung: Die Grenzen sind nicht immer trennscharf. Im Zweifel ist die ärztliche Sorgfaltspflicht der Maßstab. Wer unsicher ist, ob die telefonische Beurteilung ausreicht, sollte den Patienten einbestellen - oder eine Videosprechstunde anbieten, bei der zumindest ein visueller Eindruck möglich ist.

Praktischer Workflow für Praxen

Damit die Telefon-AU im Praxisalltag reibungslos funktioniert, empfiehlt sich ein standardisierter Ablauf:

Am Telefon

1. Identifikation: Ist der Patient der Praxis bekannt? Kurzer Kartei-Check durch die MFA
2. Weiterleitung oder Rückruf: Telefonat mit der Ärztin oder dem Arzt - idealerweise zu definierten Zeiten, um den Praxisbetrieb nicht zu unterbrechen
3. Anamnese: Symptome abfragen, Dauer und Schwere einschätzen
4. Entscheidung: Ist eine telefonische Beurteilung ausreichend oder muss der Patient persönlich vorstellig werden?

Nach dem Telefonat

1. Dokumentation: Vermerk in der Patientenakte (Telefon-AU, Symptome, Beurteilung)
2. eAU erstellen: Im PVS mit dem Kennzeichen "telefonische Feststellung"
3. Übermittlung: Per KIM an die Krankenkasse

Organisatorischer Tipp

Viele Praxen definieren feste Telefonzeiten für AU-Anfragen - etwa morgens zwischen 8 und 9 Uhr. Das verhindert, dass Telefon-AUs den regulären Sprechstundenbetrieb stören. Die MFA kann bereits beim Erstanruf prüfen, ob der Patient bekannt ist, und so unnötige Rückrufe vermeiden.

Wann stattdessen eine Videosprechstunde sinnvoll ist

Nicht jeder Fall, der telefonisch beginnt, muss mit einem Praxisbesuch enden. Die Videosprechstunde ist ein Mittelweg zwischen Telefon und persönlicher Vorstellung. Wenn die telefonische Schilderung allein nicht ausreicht - etwa weil ein visueller Eindruck helfen würde - kann die Praxis den Patienten kurzfristig in eine Videosprechstunde einladen, anstatt einen Praxistermin zu vergeben.

Typische Fälle: Hautveränderungen, die der Patient zeigen kann. Augenrötungen. Schwellungen. Alles, wo der Blick auf den Befund die Einschätzung erleichtert, aber eine körperliche Untersuchung nicht zwingend erforderlich ist.

Fazit

Die dauerhafte Regelung der Telefon-AU gibt Praxen ein zusätzliches Instrument für unkomplizierte Fälle. Für leichte Erkrankungen bei bekannten Patienten ist die telefonische Krankschreibung ein praktikabler Weg, der beiden Seiten Zeit spart. Wer darüber hinausgehende Fälle abdecken möchte - längere AU-Dauer, komplexere Symptomatik - sollte die Videosprechstunde als Ergänzung in Betracht ziehen, die mehr Beurteilungsmöglichkeiten bietet.

Dieser Artikel dient der allgemeinen Information und ersetzt keine individuelle rechtliche oder medizinische Beratung. Die AU-Richtlinie wird regelmäßig angepasst - prüfen Sie die aktuelle Fassung beim G-BA oder bei Ihrer Kassenärztlichen Vereinigung.