Musterverträge und Vorlagen für die Videosprechstunde

Wer "AVV Muster Videosprechstunde PDF" sucht, hofft meist auf eine Datei zum Herunterladen und Ausfüllen. Eine Universalvorlage, die für jede Praxis passt, gibt es allerdings nicht – wohl aber eine überschaubare Anzahl an Dokumenten mit klar definierten Pflichtinhalten.

Warum es keine Universalvorlage gibt

Die Videosprechstunde bringt keine völlig neuen Dokumentenarten in die Praxis. Sie verändert vor allem, welche Inhalte in bereits bekannten Dokumenten ergänzt werden müssen: die Einwilligung des Patienten bekommt einen technischen Zusatz, die Datenschutzinformation einen weiteren Verarbeitungszweck, die interne Organisation einen neuen Ablaufschritt. Wer eine im Internet kursierende Vorlage unverändert übernimmt, läuft Gefahr, entweder zu allgemein zu bleiben oder Punkte zu enthalten, die für die eigene Praxisform gar nicht zutreffen.

Sinnvoller ist es, die Struktur zu kennen: Welche Dokumente braucht eine Praxis überhaupt, was muss inhaltlich jeweils enthalten sein, und wo lassen sich aktuelle, geprüfte Vorlagen finden. Sechs Dokumenttypen tauchen dabei regelmäßig auf – von der Patienteneinwilligung bis zur internen Arbeitsanweisung fürs Team. Die folgenden Abschnitte gehen sie einzeln durch.

Die Tabelle ersetzt keine rechtliche Prüfung, zeigt aber, dass nicht jedes Dokument gleich behandelt werden muss: Manche sind gesetzlich zwingend, andere organisatorisch sinnvoll, aber verhandelbar in Form und Umfang.

Die Patienteneinwilligung

Für die Videosprechstunde braucht es in aller Regel eine gesonderte Einwilligung des Patienten – zusätzlich zur allgemeinen Behandlungsaufklärung. Der Grund liegt weniger in einer einzelnen Vorschrift als im Zusammenspiel aus Datenschutzrecht (besondere Kategorien personenbezogener Daten nach Art. 9 DSGVO) und der Rahmenvereinbarung zur Videosprechstunde zwischen KBV und Krankenkassen, die als Anlage 31b zum Bundesmantelvertrag-Ärzte hinterlegt ist. Diese Anlage definiert keinen fertigen Einwilligungstext, gibt aber den Rahmen vor, an dem sich Praxen orientieren können.

Inhaltlich sollte eine solche Einwilligung mindestens folgende Punkte abdecken:

• Um welche Art von Termin es sich handelt und dass die Behandlung per Video statt persönlich erfolgt
• Freiwilligkeit der Teilnahme sowie das jederzeitige, formlose Widerrufsrecht ohne Nachteile für die weitere Behandlung
• Einen Hinweis auf den eingesetzten Videodienst und die grundlegende technische Absicherung der Verbindung
• Den ausdrücklichen Ausschluss von Bild- und Tonaufzeichnungen durch Praxis und Patient
• Den Hinweis, dass nicht jedes Anliegen für eine Videosprechstunde geeignet ist und die Praxis jederzeit auf einen Präsenztermin verweisen kann
• Die Art der Dokumentation der Einwilligung (Unterschrift, elektronische Bestätigung oder dokumentierte mündliche Zustimmung) und deren Ablage in der Patientenakte

Wie ein solcher Text konkret formuliert sein kann und welche Fallstricke dabei häufig übersehen werden, haben wir in einem eigenen Artikel mit vollständigem Muster für die Einwilligungserklärung beschrieben.

Der Auftragsverarbeitungsvertrag mit dem Videodienstanbieter

Sobald ein externer Dienst Video- und Audiodaten von Patienten verarbeitet, entsteht eine Auftragsverarbeitung im Sinne von Art. 28 DSGVO – unabhängig davon, ob die Daten dauerhaft gespeichert werden oder nur während der Sitzung fließen. Die Praxis bleibt datenschutzrechtlich Verantwortliche, der Videodienstanbieter wird zum Auftragsverarbeiter. Für dieses Verhältnis ist ein AVV zwingend erforderlich.

Ein vollständiger AVV muss unter anderem enthalten:

• Gegenstand, Dauer, Art und Zweck der Verarbeitung
• Die Art der personenbezogenen Daten und die Kategorien betroffener Personen
• Pflichten und Rechte der Praxis als Verantwortliche sowie die Weisungsgebundenheit des Anbieters
• Vertraulichkeitsverpflichtungen für eingesetztes Personal
• Die getroffenen technischen und organisatorischen Maßnahmen (TOM) nach Art. 32 DSGVO
• Regelungen zu Unterauftragsverarbeitern
• Unterstützungspflichten bei Betroffenenanfragen sowie Löschung oder Rückgabe der Daten nach Vertragsende
• Nachweis- und Kontrollrechte der Praxis

Praxen müssen diesen Vertrag in der Regel allerdings nicht selbst entwerfen. Anbieter, die nach Anlage 31b BMV-Ä zertifiziert sind, liefern einen AVV-Entwurf mit, der geprüft und unterschrieben werden muss – nicht neu geschrieben. Prüfenswert bleibt trotzdem, ob die dort beschriebenen TOM zur tatsächlichen Architektur passen. Bei einer Peer-to-Peer-Verbindung etwa, bei der Video- und Audiodaten direkt zwischen den Teilnehmenden ausgetauscht werden und nicht über einen zentralen Server laufen, unterscheiden sich die relevanten TOM von denen einer klassischen Server-Architektur mit zentraler Aufzeichnung.

Beim Durchlesen eines vorgefertigten AVV-Entwurfs lohnt sich ein Blick auf drei Punkte, die häufig zu knapp ausfallen: die konkrete Auflistung der Unterauftragsverarbeiter samt Sitzland, die Frist für die Löschung oder Rückgabe von Daten nach Vertragsende und die Frage, ob die beschriebenen TOM tatsächlich zur eingesetzten Technik passen oder nur allgemein formuliert sind. Weicht die Beschreibung erkennbar von dem ab, was der Anbieter tatsächlich anbietet, ist das ein Punkt für Rückfragen – nicht automatisch ein Grund zur Sorge, aber ein Anlass zur Klärung.

Was genau in einem AVV mit einem Videodienstanbieter stehen muss und worauf beim Abschluss zu achten ist, behandeln wir ausführlich im Artikel zur Auftragsverarbeitung bei Videoanbietern.

Datenschutzinformation nach Art. 13 DSGVO

Die meisten Praxen haben bereits eine allgemeine Datenschutzinformation – am Empfangstresen ausgehängt oder auf der Website hinterlegt. Die Videosprechstunde erfordert in der Regel keine komplett neue Datenschutzinformation, sondern eine Ergänzung: Ein weiterer Verarbeitungszweck (Durchführung der Videosprechstunde), ein weiterer Empfänger (der Videodienstanbieter als Auftragsverarbeiter) sowie gegebenenfalls eine Klarstellung zur Speicherdauer der Verbindungsdaten.

Pflichtangaben nach Art. 13 DSGVO umfassen unter anderem:

• Name und Kontaktdaten der verantwortlichen Praxis sowie des Datenschutzbeauftragten, falls bestellt
• Zwecke der Verarbeitung und die jeweilige Rechtsgrundlage
• Empfänger oder Kategorien von Empfängern der Daten
• Dauer der Speicherung beziehungsweise die Kriterien für deren Festlegung
• Die Rechte der betroffenen Person (Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung, Widerspruch)
• Das Recht auf Beschwerde bei der zuständigen Datenschutzaufsichtsbehörde

Sinnvoll ist es, die Videosprechstunde zusätzlich als eigenen Eintrag im Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten (VVT) zu führen, das ohnehin für jede Praxis Pflicht ist. Das erleichtert später auch die Beantwortung von Auskunftsersuchen, da der Verarbeitungszweck klar abgegrenzt dokumentiert ist.

Das Patienten-Infoblatt zu Technik und Ablauf

Ein Dokument, das juristisch nicht zwingend vorgeschrieben ist, sich in der Praxis aber bewährt: ein kurzes Infoblatt für Patienten, das erklärt, was sie vor und während des Termins erwartet. Es reduziert Rückfragen am Telefon und senkt die Zahl der Termine, die an technischen Missverständnissen scheitern.

Ein solches Infoblatt sollte typischerweise enthalten:

• Die technischen Voraussetzungen (Internetverbindung, unterstützte Browser oder Apps, Kamera und Mikrofon)
• Einen Hinweis, wie und wann der Zugangslink versendet wird
• Eine kurze Beschreibung des Ablaufs, etwa das virtuelle Wartezimmer vor Beginn des Gesprächs
• Erste Schritte bei Verbindungsproblemen sowie eine Kontaktmöglichkeit zur Praxis für den Fall, dass der Termin technisch nicht zustande kommt

Wie ein solches Infoblatt formuliert und über welche Kanäle es sinnvoll versendet wird, beschreiben wir im Detail im Artikel zur Patientenkommunikation für die Videosprechstunde.

Die interne Arbeitsanweisung fürs Praxisteam

Während Einwilligung, AVV und Datenschutzinformation nach außen gerichtet sind, richtet sich die interne Arbeitsanweisung an das eigene Team. Sie legt fest, wer welche Aufgabe rund um die Videosprechstunde übernimmt, und sorgt dafür, dass der Ablauf unabhängig davon funktioniert, welche MFA gerade Dienst hat.

Eine solche Arbeitsanweisung deckt in der Regel ab:

• Zuständigkeiten vor dem Termin (Terminvergabe, Versand des Zugangslinks, Prüfung der Einwilligung)
• Den Ablauf während des Termins, einschließlich Betreuung des virtuellen Wartezimmers
• Das Vorgehen bei technischen Störungen und wann auf einen Rückruf oder einen Präsenztermin umgestellt wird
• Dokumentationspflichten nach dem Termin
• Eskalationswege, falls wiederholt technische Probleme auftreten

Für den Umgang mit technischen Störungen im Speziellen – von Verbindungsabbrüchen bis zu Ausfällen einzelner Geräte – lohnt sich ein Blick in unseren Notfallplan für die Videosprechstunde, der konkrete Handlungsschritte für das Team enthält.

Wenn Dritte teilnehmen: Dolmetscher und Angehörige

Nimmt neben Arzt und Patient eine dritte Person am Termin teil – ein Video-Dolmetscher, ein Angehöriger oder eine Betreuungsperson –, kommen zwei zusätzliche Punkte hinzu. Erstens muss die Einwilligung des Patienten die Teilnahme dieser dritten Person ausdrücklich einschließen, da damit auch die Schweigepflicht gegenüber einer weiteren Person berührt ist. Zweitens kann eine eigene vertragliche Grundlage nötig werden, etwa wenn ein separater Dolmetscherdienst als weiterer Auftragsverarbeiter personenbezogene Daten verarbeitet und dafür ein eigener AVV erforderlich ist.

Wie sich Dritte technisch und organisatorisch sauber in eine Videokonsultation einbinden lassen, behandeln wir im Artikel zu Videodolmetschen im Gesundheitswesen.

Was Muster leisten können – und was nicht

Viele im Netz kursierende Vorlagen sind allerdings veraltet, stammen aus der Zeit vor jüngeren DSGVO-Anpassungen oder wurden für eine andere Fachrichtung geschrieben, in der andere Anforderungen gelten. Wer eine solche Vorlage unverändert übernimmt, riskiert fehlende Pflichtangaben oder eine falsche Rechtsgrundlage – und damit im Zweifel ein Dokument, das im Ernstfall nicht trägt.

Aktuelle und rechtssichere Vorlagen finden sich am ehesten bei der zuständigen Landesärztekammer oder Psychotherapeutenkammer, bei der Kassenärztlichen Vereinigung, beim jeweiligen Berufsverband oder – für die praxisspezifische Ausgestaltung – beim eigenen Datenschutzbeauftragten. Die Anlage 31b BMV-Ä ist dabei ein wichtiger Referenzpunkt, weil sie die grundsätzlichen Anforderungen an die Videosprechstunde zwischen KBV und Krankenkassen regelt. Sie liefert allerdings keinen fertigen Einwilligungs- oder Vertragstext für die einzelne Praxis, sondern einen Rahmen, den jede Praxis für sich ausfüllen muss.

Hinzu kommt, dass sich die Anforderungen je nach Fachrichtung unterscheiden. Eine Psychotherapiepraxis muss in der Einwilligung womöglich zusätzlich auf die Besonderheiten probatorischer Sitzungen eingehen, eine Heilmittelpraxis auf die Grenzen dessen, was sich per Video überhaupt befunden lässt, und eine Praxis mit vielen minderjährigen Patienten auf die Frage, wer wirksam einwilligen darf. Eine Vorlage, die für eine hausärztliche Praxis geschrieben wurde, deckt solche Besonderheiten in der Regel nicht automatisch ab.

Praktische Umsetzung: So bauen Sie Ihr Dokumentenset auf

Statt nach der einen perfekten Vorlage zu suchen, hilft ein schrittweises Vorgehen:

Zunächst lohnt sich eine Bestandsaufnahme dessen, was der Videodienstanbieter bereits mitliefert – üblicherweise einen AVV-Entwurf, den Nachweis der Zertifizierung nach Anlage 31b sowie eine Dokumentation der eingesetzten technischen und organisatorischen Maßnahmen. Im zweiten Schritt wird die bestehende Datenschutzinformation um den Verarbeitungszweck der Videosprechstunde ergänzt. Der Einwilligungstext sollte anschließend mit dem Praxisverwaltungssystem oder der zuständigen Kammer abgestimmt werden, bevor er in den Regelbetrieb geht. Infoblatt für Patienten und interne Arbeitsanweisung entstehen idealerweise gemeinsam mit dem Team, das sie später auch anwendet – nicht am Schreibtisch allein. Und schließlich sollte das gesamte Dokumentenset mindestens einmal jährlich sowie bei jedem Anbieterwechsel überprüft werden.

Fazit

Für die Videosprechstunde braucht es keine völlig neue Dokumentenwelt, sondern sechs wiederkehrende Bausteine mit überwiegend klar definierten Pflichtinhalten – von der Einwilligung bis zur internen Arbeitsanweisung. Die Struktur dieser Dokumente ist weitgehend durch DSGVO und die Rahmenvereinbarung zur Videosprechstunde vorgegeben, die konkrete Ausgestaltung muss aber zur eigenen Praxis passen. Zertifizierte Videodienstanbieter liefern wichtige Bausteine wie den AVV bereits mit, ersetzen damit jedoch nicht die Prüfung durch die Praxis selbst oder eine individuelle rechtliche Beratung.

Dieser Artikel dient der allgemeinen Information und ersetzt keine individuelle rechtliche Beratung.