Terminplanung für Videokonsultationen: So vermeiden Sie Leerlauf

Videosprechstunden lassen sich nicht einfach in bestehende Terminblöcke einpassen. Wer sie wie Präsenztermine plant, erzeugt unnötigen Leerlauf – und verliert den Vorteil, den das Format eigentlich bietet. Was in der Praxis funktioniert, hängt von Fachrichtung, Patientenstruktur und Praxisorganisation ab.

Warum Videosprechstunden eine eigene Planung brauchen

Ein Präsenztermin hat einen festen Rhythmus: Patient betritt die Praxis, wartet, wird aufgerufen, wird behandelt. Das Praxisteam sieht, ob jemand erschienen ist. Der Ablauf ist physisch kontrollierbar.

Bei der Videosprechstunde fehlen diese Kontrollpunkte. Der Patient ist nicht sichtbar, bis er sich einwählt. Technische Probleme auf seiner Seite sind nicht vorhersehbar. Die Einstiegsprozedur dauert bei Ungeübten länger als bei Erfahrenen. Und der Übergang zwischen zwei Videoterminen erfordert bewusst gestaltete Pufferzeiten – nicht nur den Moment, in dem jemand die Kabine verlässt.

Das bedeutet nicht, dass Videosprechstunden aufwendiger sind als Präsenztermine. Aber sie sind anders aufwendig. Wer das ignoriert, plant sich in einen Ablauf hinein, der weder für das Praxisteam noch für die Patienten funktioniert.

Slot-Modelle im Vergleich

Es gibt kein universell richtiges Modell. Die Praxis entscheidet, welches Format zu ihrem Alltag passt.

Reine Video-Sprechstunde in abgegrenzten Zeitblöcken

Ein fester Zeitblock – beispielsweise Mittwoch von 14 bis 17 Uhr – ist ausschließlich für Videokonsultationen reserviert. Das Praxisteam weiß: In diesem Block kommen keine Patienten durch die Tür. Für die Praxisorganisation hat das den Vorteil klarer Zuständigkeiten: Wer den Block betreut, kümmert sich ausschließlich um digitale Kommunikation.

Vorteile: Weniger Unterbrechungen, konzentrierter Ablauf, einfachere Vorbereitung.

Nachteile: Eingeschränkte Flexibilität. Wenn viele Videoanfragen außerhalb dieses Zeitfensters kommen, entsteht Stau. Und wenn der Block schlecht gebucht ist, bleibt wertvolle Behandlungszeit ungenutzt.

Mischsprechstunde: Präsenz und Video parallel

Präsenz- und Videoslots wechseln sich innerhalb desselben Tages ab. Eine Patientin kommt um 10:00 Uhr persönlich, der nächste Patient nimmt um 10:20 Uhr per Video teil.

Vorteile: Hohe Flexibilität, gute Auslastung, für Patienten beide Optionen verfügbar.

Nachteile: Höherer Koordinationsaufwand für das Praxisteam. Wenn ein Präsenztermin länger dauert, gerät der Videoslot unter Druck. Die Pufferplanung ist komplizierter als bei getrennten Blöcken.

Video als Reserveslot

Kurze Videoslots werden zwischen Präsenzterminen eingeplant – als Puffer, der bei Bedarf aktiviert wird. Ist kein Videobedarf vorhanden, bleibt der Slot frei oder wird zur Nacharbeit genutzt.

Vorteile: Organische Integration ohne feste Blockstruktur, kaum Planungsaufwand.

Nachteile: Dieses Modell funktioniert nur, wenn das Praxisteam reaktiv handeln kann und Patienten kurzfristig buchbare Termine annehmen. In Praxen mit langen Vorlaufzeiten ist das kaum realisierbar.

Spätsprechstunde nur per Video

Abends nach 18 Uhr oder samstags werden ausschließlich Videosprechstunden angeboten. Die Praxisräume bleiben unbesetzt.

Vorteile: Erreichbarkeit für Berufstätige, die tagsüber keine Präsenztermine wahrnehmen können. Klare Trennung zwischen regulärem Betrieb und Videozeiten.

Nachteile: Setzt voraus, dass Ärzte oder Therapeuten diese Zeiten abdecken wollen. Zusätzliche Vergütungsregelungen und Bereitschaftsfragen müssen geklärt sein.

Slot-Länge: Kürzer ist nicht immer effizienter

Ein verbreiteter Irrtum in der Planung: Videosprechstunden seien grundsätzlich kürzer als Präsenztermine. Für bestimmte Gesprächstypen stimmt das – bei anderen nicht.

Folgegespräche (Laborkontrolle, Medikationsanpassung, Befundbesprechung ohne körperliche Untersuchung): 5 bis 15 Minuten sind realistisch.

Erstkontakte oder ausführliche Beratungen: 15 bis 30 Minuten sollten eingeplant werden – nicht weniger als bei einem Präsenzgespräch. Der fehlende Körperkontakt kompensiert sich nicht durch kürzere Gesprächsdauer.

Psychotherapeutische Sitzungen: Die Slot-Länge entspricht dem Standard der Therapieform (50 Minuten für eine Therapiestunde). Hier gibt es keine sinnvolle Verkürzung durch das digitale Format.

Wer generell kürzere Slots einplant, riskiert Zeitdruck in Gesprächen, die mehr Tiefe brauchen.

Pufferzeiten: Unterschätzt und unterschätzt

Zwischen zwei Videoterminen brauchen Praxis und Patient Zeit. Nicht für den Weg durch den Wartungsraum – sondern für folgende Schritte:

• Dokumentation: Gesprächsnotizen, ggf. Rezeptausstellung, Überweisung
• Technikcheck: Kurzer Reset zwischen zwei Sessions, besonders wenn der vorherige Patient technische Probleme hatte
• Patientenwechsel: Der nächste Patient muss sich einwählen; ein Anruf kurz vor dem Termin durch die MFA beschleunigt das
• Ungeplante Verlängerung: Nicht jedes Gespräch endet pünktlich

Empfehlungswert: 5 bis 10 Minuten Puffer zwischen Videoterminen. Wer Videoslots direkt aneinanderketten, handelt sich denselben Zeitdruck ein, den viele aus der Präsenzsprechstunde kennen.

No-Show-Verhalten: Weniger Absagen, neue Risikokategorie

Ein struktureller Unterschied zur Präsenzsprechstunde: Erfahrungswerte aus Praxen deuten darauf hin, dass Videosprechstunden tendenziell niedrigere No-Show-Quoten aufweisen als Präsenztermine – belastbare bundesweite Erhebungen liegen bislang nicht vor. Der Aufwand für Patienten ist geringer – kein Anfahrtsweg, keine Parkplatzsuche, keine Wartezimmerzeit.

Das bedeutet aber nicht, dass Terminausfälle verschwinden. Es gibt eine neue Kategorie: technische Ausfälle. Der Patient loggt sich nicht ein, weil er das Passwort vergessen hat, die App nicht installiert ist oder der Browser nicht kompatibel ist. Diese Fälle unterscheiden sich von einem klassischen No-Show – der Patient ist willig, aber nicht handlungsfähig.

Praxen, die Videosprechstunden anbieten, sollten eine klare Vorgehensweise für technische Ausfälle definieren: Wann wird telefonisch nachgefasst? Wann wird der Termin als ausgefallen gewertet? Diese Fragen brauchen eine Antwort im Voraus.

Doppelbuchung: Wann sinnvoll, wann riskant

Manche Praxen arbeiten mit Doppelbuchungen in Videoslots – ähnlich wie es manche Wartezimmerpraxen mit Präsenzterminen tun. Die Idee: Wenn ein Patient nicht erscheint, steht ein zweiter bereit.

Das funktioniert unter bestimmten Bedingungen: wenn die No-Show-Quote bekannt und stabil ist, wenn die Patientenstruktur kurze Gespräche erlaubt, und wenn das Praxisteam die Erwartungen der Patienten aktiv managt.

Die ehrliche Einschränkung: Doppelbuchungen erzeugen bei unvorhergesehenem Erscheinen beider Patienten sofort Wartezeiten – bei einem Format, das explizit auf Wartefreiheit setzt. Für Praxen, in denen das Vertrauensverhältnis zum Patienten zentral ist (Psychotherapie, hausärztliche Langzeitbetreuung), ist das Modell problematisch.

Online-Terminbuchung: Komfort mit Bedingungen

Patienten können Videosprechstunden über Online-Plattformen selbst buchen. Das entlastet das Praxisteam von telefonischen Terminabsprachen. Dienste wie Doctolib, Samedi, Jameda oder eTermin bieten entsprechende Schnittstellen.

Was dabei zu beachten ist:

• Wichtig zur Klarstellung: Die KBV-Zertifizierung nach Anlage 31b BMV-Ä betrifft die Videodienstplattform, nicht das Terminbuchungssystem. Online-Buchungstools wie Doctolib, Samedi, Jameda oder eTermin müssen daher nicht KBV-zertifiziert sein – sie verwalten den Termin, die Videosprechstunde selbst läuft über die zertifizierte Plattform
• Die Dokumentationspflichten gelten unabhängig vom Buchungsweg
• Die Anbindung an das Praxisverwaltungssystem (PVS) ist technisch oft nicht nahtlos – manuelle Nachpflege kann entstehen
• Patienten buchen sich mitunter falsche Terminarten (Videokonsultation statt Präsenz oder umgekehrt), wenn die Unterscheidung im Buchungssystem nicht klar ist

Vorteil der Online-Buchung: Verfügbarkeit rund um die Uhr, weniger Telefonate für das Team.

Nachteil: Das Team verliert die direkte Triage beim Buchungsvorgang. Wer anruft, kann befragt werden, ob ein Videotermin sinnvoll ist. Wer online bucht, tut das ohne diese Filterung.

Spezialfälle: Psychotherapie und Hausarztpraxis

Psychotherapie

Feste Therapieplätze schränken die Slot-Flexibilität grundlegend ein. Eine Patientin, die montags um 17 Uhr ihren Therapieplatz hat, wechselt nicht auf einen anderen Slot, weil die Praxis das Modell optimieren möchte. Video ersetzt hier meist den Präsenztermin eins zu eins – mit identischer Länge, identischem Rhythmus.

Die Planung ist daher weniger ein Frage der Slot-Modelle als eine Frage der technischen Zuverlässigkeit: Kann die Plattform eine stabile Verbindung über 50 Minuten garantieren? Wie wird mit technischen Unterbrechungen umgegangen, ohne die therapeutische Situation zu destabilisieren?

Hausarztpraxis

Die Hausarztpraxis lebt von spontanen Anfragen. Ein Patient mit akutem Infekt ruft morgens an und will noch am selben Tag gesehen werden. Hier bietet die Videosprechstunde echten Mehrwert: Der Arzt kann kurzfristige Videokonsultationen einbauen, ohne die Präsenzsprechstunde zu unterbrechen.

Das setzt voraus, dass das System sofort verfügbar ist – kein aufwendiges Setup, keine Registrierung, die der Patient erst abschließen muss. Und es setzt voraus, dass das Praxisteam kurzfristig freie Slots anbieten kann, statt nur Wochen im Voraus zu planen.

Die Rolle der MFA in der Terminplanung

Das Praxisteam trägt die Terminplanung in der Praxis. Für Videosprechstunden bedeutet das konkret:

• Vorab-Information: Patienten müssen wissen, wie sie sich einwählen. Eine kurze schriftliche Anleitung per E-Mail oder SMS vor dem Termin reduziert technische Startschwierigkeiten erheblich.
• Termin-Erinnerung: Erinnerungen am Vortag und am Morgen des Termins senken die No-Show-Quote – und geben Patienten die Chance, technische Probleme rechtzeitig zu melden.
• Technik-Triage: Wer beim Einwählen Schwierigkeiten hat, sollte eine Anlaufstelle kennen. Eine einfache Telefonnummer für technische Fragen kurz vor dem Termin reicht in den meisten Fällen.

Die MFA-Rolle verschiebt sich: weniger Empfangskontrolle, mehr digitale Vor- und Nachbereitung. Das ist kein Mehraufwand per se – aber ein anderer Aufwand.

Was sich messen lässt

Praxen, die Videosprechstunden strukturiert einsetzen, sollten zentrale Kennzahlen verfolgen:

• Auslastung der Videoslots: Wie viele der gebuchten Slots werden tatsächlich genutzt?
• No-Show-Quote: Wie viele Patienten erscheinen nicht – und aus welchem Grund?
• Technische Ausfallquote: Wie häufig scheitert die Verbindung, und wer ist dafür verantwortlich?
• Durchschnittliche Gesprächsdauer: Weicht sie von den geplanten Slot-Längen ab?

Diese Zahlen entstehen nicht automatisch – sie müssen aktiv erfasst werden, auch wenn das anfangs manuell geschieht. Ohne Datenbasis bleibt die Optimierung der Terminplanung Intuition.

Fazit

Videosprechstunden lassen sich gut in die Praxisplanung integrieren – aber nicht ohne Anpassung. Die Wahl des richtigen Slot-Modells hängt von Fachrichtung, Patientenstruktur und Teamkapazität ab. Die ehrliche Einschränkung bleibt: Videosprechstunden verschieben den organisatorischen Aufwand oft nur, anstatt ihn zu reduzieren. Wer das realistisch plant, vermeidet Leerlauf und nutzt das Format für das, wofür es tatsächlich geeignet ist.

Dieser Artikel dient der allgemeinen Information und ersetzt keine individuelle betriebswirtschaftliche oder rechtliche Beratung zur Praxisorganisation.