Quartalsabrechnung Videosprechstunde: Checkliste für die MFA

Warum diese Checkliste vor dem Quartalsende wichtig ist

Videosprechstunden erzeugen im Praxisalltag eigene Abrechnungslogik. Das Suffix V, der Technikzuschlag, die 50-Prozent-Regel - vieles davon läuft im Tagesgeschäft mit, wird aber erst bei der Quartalsabrechnung zum Problem. Fehlt eine Einwilligung oder wurde die GOP 01450 nicht erfasst, fällt das häufig erst auf, wenn die KV-Abrechnung bereits übermittelt ist.

Diese Checkliste richtet sich gezielt an MFA und Praxismanager, die die Abrechnung vorbereiten. Sie deckt die häufigsten Fehlerquellen ab - Schritt für Schritt, zum Prüfen vor dem Quartalsende.

Schritt 1: Die 50-Prozent-Regel prüfen

Die KBV gibt vor, dass maximal 50 % aller Behandlungsfälle eines Quartals ausschließlich per Video stattfinden dürfen. Wird diese Grenze überschritten, kann die KV Honorarkürzungen vornehmen.

Was Sie konkret tun sollten

Rufen Sie in Ihrem PVS die Fallstatistik für das aktuelle Quartal ab. Sie brauchen zwei Zahlen:

• Gesamtzahl der Behandlungsfälle im Quartal
• Anzahl der Fälle, die ausschließlich per Video stattfanden (also ohne persönlichen Kontakt im selben Quartal)

Teilen Sie die Video-only-Fälle durch die Gesamtzahl. Liegt das Ergebnis über 0,5, müssen Sie handeln - entweder indem noch Patienten in die Praxis einbestellt werden oder indem vor Quartalsende ein persönlicher Kontakt stattfindet.

Wichtig: Es geht nicht um die Anzahl einzelner Videositzungen, sondern um Behandlungsfälle. Ein Patient, der dreimal per Video und einmal in der Praxis war, zählt nicht als reiner Videofall.

Schritt 2: Reine Videofälle identifizieren - das Grundpauschale-Problem

Patienten, die im gesamten Quartal nur per Video behandelt wurden, lösen die Pseudo-GOP 88220 aus. Das bedeutet einen Abschlag auf die Vergütung:

Was Sie konkret tun sollten

Filtern Sie im PVS nach Patienten, die im laufenden Quartal ausschließlich Videokontakte hatten. Prüfen Sie: Gibt es noch offene Termine vor Quartalsende, bei denen ein kurzer Präsenzkontakt möglich wäre? Schon ein persönlicher Kontakt im Quartal reicht, um den Abschlag zu vermeiden.

Die ehrliche Einschränkung: Nicht bei allen Patienten ist ein Präsenztermin kurzfristig machbar - etwa bei immobilen Patienten oder langen Anfahrtswegen. In diesen Fällen sollte der Abschlag bewusst in Kauf genommen werden, statt unsinnige Termine zu erzeugen.

Schritt 3: Suffix V und GOP 01450 prüfen

Jede Videosprechstunde muss im EBM mit dem Suffix V an der jeweiligen Leistungsziffer gekennzeichnet werden. Zusätzlich wird der Technikzuschlag GOP 01450 abgerechnet - bei jeder Videositzung, unabhängig von der Fachrichtung.

Was Sie konkret tun sollten

Lassen Sie sich im PVS alle Fälle mit GOP 01450 auflisten und vergleichen Sie diese mit den Fällen, die ein V-Suffix tragen. Idealerweise stimmt die Anzahl überein. Typische Fehler:

• Videositzung durchgeführt, aber vergessen, GOP 01450 hinzuzufügen
• GOP 01450 erfasst, aber Suffix V an der Hauptleistung vergessen
• Gruppentherapie: GOP 01450 wird nur einmal pro Sitzung abgerechnet, nicht pro Teilnehmer

Schritt 4: Dokumentation prüfen

Die KV kann bei Abrechnungsprüfungen drei Nachweise verlangen, die häufig übersehen werden:

Patienteneinwilligung

Für jede Videosprechstunde muss eine schriftliche Einwilligung des Patienten vorliegen. Diese kann einmalig erteilt werden und gilt dann fortlaufend - aber sie muss existieren und in der Patientenakte auffindbar sein.

Vermerk in der Patientenakte

In der Akte sollte dokumentiert sein, dass die Behandlung per Video stattgefunden hat. Viele PVS-Systeme tragen das über das Suffix V automatisch ein. Prüfen Sie trotzdem stichprobenartig, ob der Vermerk vorhanden ist.

Uhrzeiten

Die Uhrzeit der Videosprechstunde sollte dokumentiert sein - besonders bei zeitgebundenen Leistungen. Die meisten Videodienste protokollieren Start- und Endzeit automatisch. Stellen Sie sicher, dass diese Zeiten in die Dokumentation übernommen werden.

Schritt 5: KBV-Zertifizierung des Anbieters prüfen

Ein Punkt, den viele Praxen einmalig prüfen und dann vergessen: Der verwendete Videodienstanbieter muss nach Anlage 31b BMV-Ä zertifiziert sein. Diese Zertifizierung wird regelmäßig erneuert - und kann theoretisch auch auslaufen.

Was Sie konkret tun sollten

Prüfen Sie einmal pro Quartal, ob Ihr Anbieter noch auf der aktuellen KBV-Liste der zertifizierten Videodienstanbieter steht. Die Liste finden Sie auf der KBV-Website unter dem Stichwort "Videodienstanbieter". Wird ein nicht-zertifizierter Anbieter genutzt, darf die Videosprechstunde nicht über die GKV abgerechnet werden.

MeetOne ist nach Anlage 31b BMV-Ä zertifiziert. Die technische Grundlage bildet eine Peer-to-Peer-Architektur mit Ende-zu-Ende-Verschlüsselung - Videodaten werden also nicht über einen zentralen Server geleitet, sondern direkt zwischen Arzt und Patient übertragen.

Schritt 6: PVS-Auswertung erstellen

Die meisten Praxisverwaltungssysteme bieten Auswertungsfunktionen, mit denen Sie sich eine Video-Statistik für das Quartal erstellen können. Die genaue Vorgehensweise unterscheidet sich je nach PVS - aber die folgenden Auswertungen sollten Sie vor der Quartalsabrechnung abrufen:

• Fallstatistik nach Kontaktart: Zeigt, wie viele Fälle rein per Video, rein in Präsenz oder gemischt stattfanden
• GOP-Auswertung für 01450: Zeigt alle Fälle mit Technikzuschlag - hilfreich zum Abgleich
• Patienten ohne Präsenzkontakt: Filtert Fälle, die im Quartal nur Videokontakte hatten

Falls Ihr PVS keine fertige Videoauswertung bietet, können Sie sich alternativ über die GOP-Suche alle Fälle mit 01450 ausgeben lassen und manuell abgleichen.

Häufige Fehler, die die MFA abfangen kann

Aus der Abrechnungspraxis ergeben sich typische Fehlerquellen, die sich vor dem Quartalsende noch korrigieren lassen:

GOP 01450 vergessen

Passiert besonders dann, wenn der Arzt die Videositzung durchführt, aber die MFA die Abrechnung erst nachträglich ergänzt. Wird der Technikzuschlag nicht erfasst, entgeht der Praxis Honorar - bei 20 Videositzungen pro Quartal summiert sich das auf rund 100 €.

Einwilligung nicht eingeholt

Bei Bestandspatienten, die spontan von Präsenz auf Video wechseln, wird die Einwilligung gelegentlich vergessen. Legen Sie sich eine Routine an: Vor jeder ersten Videosprechstunde eines Patienten prüfen, ob die Einwilligung in der Akte liegt.

Video-Anteil nicht im Blick

Die 50-Prozent-Regel wird selten bewusst überschritten - aber sie kann sich schleichend aufbauen, besonders in Quartalen mit vielen Grippewellen oder anderen Situationen, in denen verstärkt auf Video ausgewichen wird.

Gruppentherapie falsch abgerechnet

Bei Gruppentherapien per Video wird der Technikzuschlag pro Sitzung abgerechnet, nicht pro Teilnehmer. Ein häufiger Fehler, der bei der KV-Prüfung auffällt.

Fazit

Die Quartalsabrechnung für Videosprechstunden hat eigene Stolperfallen, die sich mit einer systematischen Prüfung vor dem Quartalsende vermeiden lassen. Die wichtigsten Hebel: den Video-Anteil im Blick behalten, GOP 01450 konsequent erfassen und die Dokumentation - insbesondere Einwilligungen - vollständig halten. Diese Aufgaben lassen sich gut als feste Routine in den Praxisablauf integrieren, idealerweise zwei bis drei Wochen vor Quartalsende.

Dieser Artikel dient der allgemeinen Information und ersetzt keine individuelle Abrechnungsberatung. Die genannten Regelungen können sich ändern; maßgeblich sind die jeweils aktuellen Vorgaben der KBV und Ihrer zuständigen KV.