Den Videodienst zu wechseln heißt mehr, als einen neuen Link zu verschicken. Der neue Dienst muss nach Anlage 31b BMV-Ä zertifiziert sein, in den meisten KV-Regionen gehört er angezeigt, und Patienten willigen in die Datenverarbeitung des neuen Anbieters ein. Wer zum 1. Januar 2027 umstellen will, beginnt im November.

Warum Praxen den Videodienst wechseln

Die Anlässe sind meist nüchtern:

• Kosten: Der Technikzuschlag GOP 01450 erstattet höchstens 700 Punkte je Arzt und Quartal, 2026 rund 89 €. Den Rest der Lizenz trägt die Praxis. Ein Anlass sind auch befristete Gratisangebote: Laut Doctolib ist die Videosprechstunde für Abonnenten der Doctolib-Software bis einschließlich 31.12.2026 kostenlos; welche Konditionen danach gelten, nennt der Anbieter auf seiner Produktseite nicht (Stand Oktober 2026).
• Funktionen: Gruppentherapie braucht mehr Teilnehmer, als manche Dienste zulassen. Andere Praxen wollen Terminbuchung oder Zugänge für Medizinische Fachangestellte ohne Aufpreis.
• Praxissoftware: Wer das PVS wechselt, verliert dessen Videomodul oder bekommt ein anderes.
• Zertifikat: Die Nachweise nach Anlage 31b sind befristet. Endet ihre Laufzeit im laufenden Quartal, werden sie noch bis zum Quartalsende anerkannt (§ 5 Abs. 5). Legt der Anbieter danach keine neuen vor, darf die Praxis den Dienst nicht mehr für die vertragsärztliche Videosprechstunde nutzen.

Wie sich Anbieter bei Architektur, Preis und Funktionen unterscheiden, zeigt der Anbieter-Vergleich, was eine Lizenz nach Abzug des Technikzuschlags kostet, der Beitrag Was kostet eine Videosprechstunde?.

Der Zeitplan zum 1. Januar 2027

Ein Wechsel zum Quartalsbeginn hält die Abrechnung übersichtlich: Das vierte Quartal läuft über den bisherigen Dienst, das erste Quartal 2027 über den neuen. Vorgeschrieben ist dieser Stichtag nicht.

Den alten Vertrag kündigt die Praxis am besten erst, wenn der neue Dienst im Test funktioniert hat. Ist die Frist zum 31. Dezember verstrichen, klappt der Wechsel trotzdem: Beide Dienste dürfen parallel laufen, solange beide zertifiziert sind; manche KVen sehen dafür die Anzeige eines zusätzlichen Anbieters vor. Bis zum Vertragsende zahlt die Praxis dann zwei Lizenzen.

Neuer Anbieter: Zertifikat, Bescheinigung, KV-Anzeige

Zertifizierung prüfen. In der vertragsärztlichen Versorgung darf die Praxis nur Dienste nutzen, die nach § 5 der Anlage 31b zertifiziert sind (§ 4 Abs. 4). Das gebuchte Produkt muss mit genau diesem Namen im Verzeichnis von KBV und GKV-Spitzenverband stehen. Die Laufzeit der Zertifikate steht dort ebenfalls; endet sie kurz nach dem Wechsel, fragt die Praxis den Anbieter nach dem Stand der Verlängerung. Wie man die Liste liest, erklärt der Beitrag zur KBV-Zertifizierung.

Bescheinigung anfordern. Zum Vertragsabschluss muss der Anbieter das Vorliegen der Nachweise mit einer Bescheinigung nach Anlage 2 bestätigen (§ 5 Abs. 4). Laut KBV reicht die Praxis sie in der Regel bei ihrer KV ein.

Bei der KV anzeigen. Die Anlage 31b selbst regelt keine Meldung an die KV, das Verfahren legt jede Kassenärztliche Vereinigung selbst fest. Nach den veröffentlichten Formularen (Stand Oktober 2026) sehen die Meldebögen der KV Hessen und der KV Westfalen-Lippe den Wechsel ausdrücklich vor, sie haben Felder für einen Anbieterwechsel und einen zusätzlichen Anbieter. Im Antrag der KV Thüringen bestätigt die Praxis, jede Veränderung der apparativ-technischen Ausstattung unverzüglich mitteilen zu müssen; ob ein Anbieterwechsel darunterfällt, sagt das Formular nicht. Als Nachweis nennen die KVen Sachsen und Thüringen zum Beispiel eine Rechnung, aus der der Bezug zur Praxis hervorgeht.

Welche KV welches Verfahren nutzt, steht im Beitrag Videosprechstunde bei der KV anmelden. In Regionen mit Genehmigungsverfahren sollte die Anzeige früh eingehen; bis zur Rückmeldung bleibt der alte Dienst der sichere Weg.

Datenschutz: neuer Vertrag, neue Einwilligung, Löschung

Mit dem neuen Anbieter schließt die Praxis vor der ersten Videosprechstunde einen Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO. Datenschutzinformation und Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten werden auf den neuen Dienst umgestellt.

Leicht übersehen wird die Einwilligung der Patienten. Anlage 31b verlangt eine Einwilligung "in die Datenverarbeitung des genutzten Videodienstanbieters", die den Anforderungen von Art. 9 Abs. 2 lit. a in Verbindung mit Art. 7 DSGVO genügt (§ 4 Abs. 2). Den Wechsel regelt die Vorschrift nicht ausdrücklich. Nach unserer Einschätzung deckt eine Einwilligung, die den bisherigen Anbieter nennt, den neuen in aller Regel nicht ab; sicherer ist eine neue. Je nach System holt der Videodienst sie beim Einwählen ein oder die Praxis mit einem eigenen Formular, dessen Text dann anzupassen ist.

Beim alten Anbieter endet die Auftragsverarbeitung. Nach Art. 28 Abs. 3 lit. g DSGVO muss er danach alle personenbezogenen Daten nach Wahl der Praxis löschen oder zurückgeben, soweit keine gesetzliche Speicherpflicht besteht. Die Praxis sollte diese Wahl schriftlich treffen und sich die Löschung bestätigen lassen.

Was es mitzunehmen gibt

Bei einem Videodienst ist das wenig. Inhalte der Videosprechstunde darf der Anbieter weder einsehen noch speichern, Verbindungsdaten muss er nach spätestens drei Monaten löschen (§ 2 Abs. 4 Anlage 31b). Exportwert sind je nach Funktionsumfang:

• Termine nach dem Wechseltag
• Kontaktdaten, die nur im Videodienst stehen, etwa E-Mail-Adressen für Einladungen
• hochgeladene Dokumente, Nachrichten oder Fragebögen, falls der Dienst solche Funktionen hatte
• Rechnungen und Vertragsunterlagen

Was zur Behandlungsdokumentation gehört, etwa ein hochgeladener Befund, kommt vor der Löschung in die Praxissoftware, denn die Behandlungsakte ist grundsätzlich zehn Jahre nach Abschluss der Behandlung aufzubewahren (§ 630f Abs. 3 BGB). Dokumentation und Abrechnung liegen ohnehin im PVS, siehe Videosprechstunde in die Praxissoftware integrieren.

Was der EU Data Act beiträgt

Seit dem 12. September 2025 regelt Kapitel VI des EU Data Act (Verordnung (EU) 2023/2854) den Wechsel zwischen Datenverarbeitungsdiensten, auch in älteren Verträgen. Nach den FAQ der EU-Kommission zählt Software as a Service dazu, sofern der Dienst die Merkmale der Definition in Art. 2 Nr. 8 erfüllt; ob ein einzelner Videodienst darunterfällt, ist im Einzelfall zu klären. Wo die Regeln greifen, muss der Vertrag unter anderem eine Kündigungsfrist für die Einleitung des Wechsels von höchstens zwei Monaten, eine Liste der exportierbaren Daten und deren anschließende Löschung vorsehen (Art. 25 Abs. 2). Wechselentgelte dürfen derzeit nur ermäßigt erhoben werden, ab dem 12. Januar 2027 gar nicht mehr (Art. 29 Abs. 1 und 2). Verträge mit fester Laufzeit und verhältnismäßigen Sanktionen bei vorzeitiger Kündigung schließt der Data Act nicht aus (Erwägungsgrund 89), Anbieter müssen aber vor Vertragsschluss darüber informieren (Art. 29 Abs. 4). Weil bei einem Videodienst wenig zu übertragen ist, bleibt der praktische Effekt überschaubar.

Patienten und Team umstellen

Für Patienten ändert sich vor allem der Zugang. Alles, was einen Link oder den Namen des alten Dienstes enthält, gehört geprüft:

• Bereits vereinbarte Termine nach dem Wechseltag: Einladungen und Kalendereinträge führen zum alten Dienst. Diese Termine neu anlegen, die Einladung erneut senden, Erinnerungen im alten System abschalten.
• Feste Raumlinks: Wer wiederkehrende Termine über einen dauerhaften Link führt, etwa in der Psychotherapie, gibt den neuen Link in der letzten Sitzung vor dem Wechsel mit.
• Vorlagen: E-Mail- und SMS-Texte, Textbausteine im PVS, Merkblätter, Einwilligungsformular. Wie eine verständliche Einladung aufgebaut ist, zeigt der Beitrag So laden Sie zur Videosprechstunde ein.
• Website und Buchung: Buchungs-Widget, Links auf der Website, Terminportale. Wer Videotermine über die 116117 anbietet, prüft die Angaben im KV-Portal.
• App oder Browser: Hat der alte Dienst eine App verlangt, erfahren Patienten vorab, ob der neue im Browser läuft.

Das Team braucht neue Zugänge, eine kurze Einweisung und eine Antwort auf die häufigste Frage der ersten Wochen: Warum funktioniert der alte Link nicht mehr? Wer Einladungen verschickt und bei Technikproblemen hilft, sollte vor dem 1. Januar feststehen.

Parallelbetrieb und Testlauf

Einige Wochen mit beiden Diensten nehmen dem Wechsel das Risiko: Dezember-Termine laufen im alten Dienst zu Ende, Termine ab Januar legt das Team schon im neuen an. Vorher gehört ein Testlauf unter echten Bedingungen dazu, mit den Rechnern und Headsets der Sprechzimmer, im Praxisnetz und auf Patientenseite mit einem Smartphone im Mobilfunknetz. Firewall-Regeln für den alten Dienst passen nicht automatisch zum neuen. Welche Freigaben ein Videodienst im Praxis- oder Kliniknetz braucht, behandelt ein eigener Beitrag, der in Kürze erscheint.

Abrechnung beim Wechsel

Der Wechsel selbst hat keine Abrechnungsziffer. Der Technikzuschlag GOP 01450 und die Leistungen per Video setzen voraus, dass die jeweilige Videosprechstunde über einen zertifizierten Dienst lief; welcher das war, spielt keine Rolle. Der Höchstwert von 700 Punkten gilt je Arzt und Quartal, nicht je Anbieter, und verdoppelt sich mit zwei Diensten nicht.

Typische Fehler beim Wechsel:

• Lücke ohne zertifizierten Dienst: Der alte Vertrag endet am 31. Dezember, die Anzeige oder Genehmigung für den neuen steht noch aus.
• Alte Links im Umlauf: Kalendereinträge, Website-Buttons und Signaturen, die niemand umgestellt hat.
• Alter Einwilligungstext: Das Formular nennt weiter den bisherigen Anbieter.

Wechsel zu MeetOne: was es gibt und was nicht

MeetOne steht als "MeetOne Videosprechstunde" der MeetOne GmbH im Verzeichnis der zertifizierten Videodienstanbieter. Für einen Wechsel relevant:

• Die Testphase dauert 30 Tage, braucht keine Kreditkarte und endet automatisch. Videosprechstunden sind schon darin nach EBM und GOÄ abrechenbar, ein Parallelbetrieb im Dezember bindet also nicht an einen Vertrag. Verlangt die KV eine Rechnung als Nachweis, reicht die Testphase dafür nicht.
• Die Zertifizierungsnachweise und die unterschriebene Bescheinigung nach Anlage 2 stehen im eingeloggten Bereich zum Download, den AVV erstellt die Praxis dort über ein Formular.
• Gebucht wird als Organisation: Ärzte und Medizinische Fachangestellte arbeiten unter einem Praxiskonto, berechnet werden nur die Behandler.
• Preise netto: On-Demand kostet 2,90 € pro Videotermin plus 39 € Grundgebühr pro Benutzer und Jahr, Basic 9 € pro Benutzer und Monat bei jährlicher, 19 € bei monatlicher Zahlung. Permanente Termine mit festem Raumlink enthält Basic, On-Demand nicht; Online-Terminbuchung bieten beide. Ab Pro bestätigen Patienten eine Einwilligungserklärung digital vor dem Termin.
• Monatliche Verträge sind zum Monatsende kündbar. Jahresverträge und On-Demand laufen mindestens zwölf Monate und sind mit 14 Tagen Frist zum Laufzeitende kündbar, sonst verlängern sie sich (AGB § 9).

Termine oder Kontaktdaten aus einem anderen Videodienst importiert MeetOne nicht. Eine Anbindung an das PVS gibt es nur, wo der Software-Hersteller die API eingebunden hat, und die Anzeige bei der KV bleibt Aufgabe der Praxis.

Fazit

Ein Anbieterwechsel verteilt sich auf viele kleine Schritte: Zertifikat und Bescheinigung prüfen, KV informieren, AVV und Einwilligung erneuern, Links austauschen. Mitzunehmen gibt es bei einem Videodienst wenig, wichtiger ist eine geregelte Löschung beim alten Anbieter. Wer im November testet und im Dezember beide Dienste parallel nutzt, vermeidet zum Quartalswechsel eine Lücke ohne zertifizierten Dienst. An der Abrechnung ändert der Wechsel nichts, solange jede Videosprechstunde über einen zertifizierten Dienst läuft.

Dieser Artikel dient der allgemeinen Information und ersetzt keine individuelle rechtliche Beratung. Die Anforderungen der KVen können sich ändern, maßgeblich ist die Auskunft Ihrer KV. Stand: Oktober 2026.