Ob die Videosprechstunde nach der Einführung zum festen Bestandteil des Praxisalltags wird oder nach einigen Monaten still verschwindet, ist vor allem eine Frage der Organisation. Dieser Beitrag beschreibt wiederkehrende Muster aus Praxen, die Video regelmäßig nutzen - feste Zeiten, klare Zuständigkeiten, abgestimmte Anlässe, ein Plan B - und Ansätze, die sich im Alltag nicht halten.

Nach der Pilotphase beginnt die eigentliche Arbeit

Die Einführung einer Videosprechstunde folgt einem klaren Ablauf: Anbieter wählen, KV-Anzeige stellen, Technik einrichten, Team einweisen, Pilotphase durchführen. Diese Schritte beschreibt die Checkliste zur Einführung der Videosprechstunde im Detail. Was danach kommt, ist weniger greifbar - und für den dauerhaften Erfolg entscheidender.

Nach dem Pilotbetrieb zeigt sich häufig ein ähnliches Bild: Die Anfangsmotivation lässt nach, Videotermine werden nur noch vergeben, wenn Patienten ausdrücklich danach fragen, und die Person, die das Projekt vorangetrieben hat, ist im Urlaub oder hat die Praxis verlassen. Die Technik funktioniert weiterhin, sie wird nur kaum noch genutzt.

Die entscheidende Frage lautet deshalb nicht, ob die Videosprechstunde funktioniert, sondern ob sie ohne Sonderaufwand funktioniert. Wo Video dauerhaft genutzt wird, ist es in der Regel kein Projekt mehr, sondern Teil der Standardabläufe: Es taucht bei der Terminvergabe als normale Option auf, hat feste Zeiten, feste Zuständigkeiten und klar definierte Grenzen. Die folgenden Muster beschreiben, wie das organisatorisch aussieht.

Feste Videozeiten statt verstreuter Einzeltermine

Einzelne Videotermine zwischen Präsenzpatienten sind der naheliegendste Einstieg - und auf Dauer oft der anstrengendste. Jeder Wechsel bedeutet: Raum wechseln oder Arbeitsplatz umstellen, Headset suchen, gedanklich vom Untersuchungs- in den Gesprächsmodus schalten. Verzögert sich ein Präsenztermin, wartet der Videopatient im Warteraum, ohne dass ihm jemand Bescheid gibt.

In Praxen, die Video fest verankert haben, findet man deshalb häufig Blockzeiten: ein oder mehrere feste Zeitfenster pro Woche, in denen ausschließlich Videotermine stattfinden. Die Vorteile reichen über den Arzt hinaus. Die MFA weiß bei der Terminvergabe, wohin ein Videotermin gehört. Der Video-Arbeitsplatz ist in dieser Zeit reserviert und eingerichtet. Und das Angebot lässt sich gegenüber Patienten klar kommunizieren, etwa auf der Website oder am Empfang. Für Praxen in der vertragsärztlichen Versorgung ist Letzteres ohnehin vorgegeben: Die seit März 2025 geltende Anlage 31c zum Bundesmantelvertrag-Ärzte (BMV-Ä) verlangt, das Videosprechstundenangebot mindestens in den Praxisräumen transparent auszuweisen.

Welche Slot-Modelle es gibt und wie lang Videotermine realistisch sein sollten, beschreibt der Beitrag zur Terminplanung für Videokonsultationen. Für die Verstetigung zählt vor allem Stabilität: Ein Block, der nach drei schwach gebuchten Wochen gestrichen wird, signalisiert dem Team, dass Video verzichtbar ist. Sinnvoller ist es, Umfang und Lage nach einigen Wochen anzupassen - etwa zwei kurze Blöcke zu einem längeren zusammenzufassen.

Wer Videozeiten bewusst in Randzeiten legt, um Berufstätige zu erreichen, sollte eine Vorgabe der Anlage 31c kennen: Videosprechstunden außerhalb der Praxisöffnungszeiten werden nicht auf die Mindestsprechstundenzeit angerechnet, ebenso wenig solche außerhalb des Vertragsarztsitzes. Videozeiten in Randlagen eignen sich damit als Ergänzung, nicht als Ersatz für reguläre Sprechstundenzeit.

Eine andere Organisationsform ist die offene Videosprechstunde ohne vorherigen Termin, bei der sich Patienten in eine digitale Warteschlange einreihen. Dazu erscheint in Kürze ein eigener Beitrag zum digitalen Wartezimmer.

Eine Indikationsliste, die das ganze Team kennt

Eine häufige Bremse für Videotermine ist Unsicherheit bei der Terminvergabe. Wenn die MFA am Telefon nicht sicher weiß, ob ein Anliegen per Video behandelt werden kann, vergibt sie im Zweifel einen Präsenztermin. Im Einzelfall ist das die sichere Wahl, in der Summe findet Video dann nur noch bei Patienten statt, die ausdrücklich danach fragen.

Abhilfe schafft eine schriftliche Indikationsliste, die im Team abgestimmt und für alle greifbar ist: am Empfang, als Notiz im Praxisverwaltungssystem oder im Praxishandbuch. Sie muss nicht umfangreich sein. Gut handhabbar ist eine Einteilung in drei Gruppen:

Die konkrete Zuordnung ist fachspezifisch und liegt in ärztlicher Verantwortung. Eine allgemeine Übersicht geeigneter und weniger geeigneter Anlässe findet sich im Beitrag Videosprechstunden in den Praxisalltag integrieren. Entscheidend ist, dass die Liste nicht nur im Kopf der Ärztin existiert, sondern in einer Form, mit der eine neue Kollegin am ersten Arbeitstag arbeiten kann.

Zwei Vorgaben der Anlage 31c setzen dabei einen Rahmen. Termine für Videosprechstunden dürfen ausschließlich nach medizinischer Behandlungsbedürftigkeit priorisiert werden. Und Termine allein zum Zweck einer bestimmten Leistung - die Vereinbarung nennt als Beispiel die Ausstellung einer Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung - sind unzulässig. Eine Indikationsliste sollte sich deshalb an Behandlungsanlässen orientieren, nicht an Leistungen wie „AU per Video".

Die MFA als Einstieg und erste Ansprechperson

Wo Video regelmäßig genutzt wird, gibt es meist eine benannte Zuständigkeit - häufig eine MFA, die Einladungen verschickt, Erstnutzer vor dem ersten Termin kurz einweist und bei technischen Fragen die erste Anlaufstelle ist. „Alle kümmern sich" funktioniert in der Pilotphase, solange das Thema neu ist und Aufmerksamkeit bekommt. Im Regelbetrieb fühlt sich dann schnell niemand mehr verantwortlich.

Mindestens so wichtig wie die Benennung ist die Vertretung. Hängt das Wissen an einer einzigen Person, pausiert die Videosprechstunde faktisch, sobald diese krank oder im Urlaub ist. Eine zweite eingewiesene Kollegin und eine kurze schriftliche Ablaufbeschreibung verhindern das. Welche Kompetenzen MFA für diese Rolle brauchen und wie sich Schulung ohne großes Budget organisieren lässt, beschreibt der Beitrag zur MFA-Fortbildung in der Telemedizin.

Technisch sollte die Rolle zur Aufgabe passen: Die MFA braucht Zugriff auf Termine und Einladungen, nicht zwingend auf alle Behandlungsinhalte. MeetOne bildet das über eine eigene MFA-Rolle ab, deren Berechtigungen sich bei Bedarf erweitern lassen.

Standardisierte Einladungen und ein Technikcheck für Erstnutzer

Jede Einladung neu zu formulieren kostet Zeit und führt zu unterschiedlichen Informationsständen bei den Patienten. Praxen mit eingespieltem Videobetrieb arbeiten mit festen Textbausteinen: Termin, Link, technische Voraussetzungen, kurzer Ablauf, Rückrufnummer. Vorlagen dafür enthält der Beitrag zur Patientenkommunikation für die Videosprechstunde.

Der zweite Baustein ist ein kurzer Technikcheck vor dem ersten Videotermin eines Patienten - als Testanruf durch die MFA oder mit der Bitte, sich beim ersten Termin fünf Minuten früher einzuwählen. Das verlagert typische Probleme wie blockierte Kamerarechte oder ein falsch gewähltes Audiogerät aus der Behandlungszeit heraus. Die häufigsten Fehlerbilder und ihre Lösungen sind im Beitrag zu technischen Fehlern in der Videosprechstunde zusammengestellt. Bei Patienten, die bereits mehrere Videotermine wahrgenommen haben, ist dieser Schritt in der Regel verzichtbar.

Je mehr Vorbereitung ohne manuelles Zutun läuft, desto weniger hängt an einzelnen Personen. In MeetOne können Patienten Termine online buchen oder anfragen, bei der Buchung Unterlagen wie Vorbefunde oder Fotos hochladen und - je nach Tarif - digitale Einwilligungen vorab erteilen. Der Zugang läuft im Browser ohne Installation; im Warteraum wartet der Patient, bis er einzeln eingelassen wird.

Video als Baustein rund um den Präsenztermin

Dauerhaft tragfähig ist Video vor allem dort, wo es den Praxisbesuch ergänzt, statt mit ihm zu konkurrieren. Typische Abläufe:

• Vorgespräch per Video: Anamnese, Vorbefunde und offene Fragen werden vorab geklärt, der Präsenztermin konzentriert sich auf Untersuchung oder Eingriff.
• Befundbesprechung per Video: Nach Labor oder Bildgebung muss der Patient nicht erneut anreisen, nur um Ergebnisse zu hören.
• Nachsorge per Video: Nach unkomplizierten Eingriffen oder Medikationsumstellungen reicht häufig ein kurzes Gespräch, um den Verlauf einzuschätzen.

Solche Abläufe lassen sich als feste Pfade definieren: Wer zu einem Eingriff einbestellt wird, erhält den Nachsorgetermin direkt als Videotermin dazu. Video wird dann nicht bei jedem Patienten neu verhandelt, sondern ist Teil des Behandlungspfads. Wie sich beide Formate im Tagesablauf kombinieren lassen, beschreibt der Beitrag zur hybriden Sprechstunde.

Hybride Abläufe haben außerdem einen Effekt auf die Abrechnung: Behandlungsfälle mit mindestens einem persönlichen Kontakt im Quartal gelten nicht als reine Videofälle und zählen damit nicht auf die Obergrenze, die weiter unten beschrieben ist.

Ein Plan B - technisch und medizinisch

Beim Stichwort Plan B denken die meisten an den Verbindungsabbruch. Dafür braucht es tatsächlich eine feste Regel: Rückrufnummer bei der Terminvergabe erfassen, dem Patienten vorab mitteilen, was bei einem Abbruch passiert, und im Team klären, wer wann zum Telefon greift. Ein ausgearbeitetes Stufenmodell enthält der Notfallplan für technische Probleme.

Seltener mitgedacht wird der medizinische Plan B - der Fall, dass sich im Gespräch herausstellt, dass Video nicht ausreicht. Die Anlage 31c verpflichtet Vertragsärzte dazu, für Patienten aus der Videosprechstunde eine strukturierte Anschlussversorgung bereitzustellen, wenn der Versorgungsbedarf per Video nicht gedeckt werden kann: etwa durch einen Termin in der eigenen Praxis, eine Überweisung oder den Verweis an eine passende Versorgungsebene. Ergibt sich aus der Videosprechstunde eine Überweisung, Einweisung oder Verordnung, muss die Praxis sicherstellen, dass sie dem Patienten in der Regel am selben Tag vorliegt oder taggleich versendet wird.

Organisatorisch heißt das: Die Praxis sollte vorher wissen, wie ein kurzfristiger Präsenztermin zustande kommt, statt ihn im Einzelfall zu improvisieren. Ein pragmatischer Weg sind einige freigehaltene Präsenzslots in zeitlicher Nähe zu den Videoblöcken oder eine feste Absprache, dass Anschlusstermine aus der Videosprechstunde bevorzugt vergeben werden.

Dokumentation und Abrechnung direkt im Anschluss

Wer die Dokumentation von Videoterminen auf das Ende des Blocks oder des Tages verschiebt, sammelt Rückstände - und vergisst leichter die Kennzeichnung als Videokontakt, die für Abrechnung und Patientenakte relevant ist. Eingespielte Abläufe planen deshalb nach jedem Videotermin einen kurzen Puffer ein, in dem dokumentiert, abgerechnet und der Folgetermin angestoßen wird.

Was in diese Nachbereitung gehört - von Standardtexten im PVS über eRezept und Überweisung bis zum Folgetermin - beschreibt der Beitrag zur Nachbereitung nach der Videokonsultation.

Kurze Auswertung im Team, regelmäßig

Abläufe, die niemand überprüft, verschleißen. Eine kurze Auswertung pro Quartal, etwa als fester Punkt in der Teambesprechung, genügt meist. Fünf Fragen reichen:

• Welche Videoblöcke waren ausgelastet, welche nicht?
• Bei welchen Anlässen wurde aus einem Videotermin doch ein Präsenztermin - und warum?
• Wo hatten Patienten Probleme beim Einstieg, wie oft sind Termine ausgefallen?
• Muss die Indikationsliste angepasst werden?
• Wie hoch ist der Anteil der Behandlungsfälle, die ausschließlich per Video versorgt wurden?

Diese Zahlen entstehen nicht automatisch, anfangs genügt eine einfache Strichliste. Häufen sich Terminausfälle, helfen die Maßnahmen aus dem Beitrag No-Shows reduzieren. Und ob sich der Aufwand für die Praxis rechnet, lässt sich mit dieser Datengrundlage deutlich besser beurteilen - Kriterien dazu liefert der Beitrag zur Wirtschaftlichkeit der Videosprechstunde.

Die Obergrenze für reine Videofälle

Die Videosprechstunde ist in der vertragsärztlichen Versorgung nicht unbegrenzt. Seit dem 1. April 2025 dürfen bis zu 50 Prozent der Behandlungsfälle eines Quartals ausschließlich per Video versorgt werden. Die Grenze bezieht sich auf die Praxis (Betriebsstättennummer), nicht auf die einzelne Ärztin, und gilt für bekannte und unbekannte Patienten gleichermaßen. Eine zunächst vorgesehene niedrigere Grenze von 30 Prozent für Patienten, die der Praxis unbekannt sind, wurde im Juli 2025 rückwirkend gestrichen. Nicht mitgezählt werden Fälle mit mindestens einem persönlichen Arzt-Patienten-Kontakt im Quartal sowie Fälle aus dem organisierten Notdienst und als Akutfälle über die Terminservicestelle vermittelte Patienten. Die frühere Begrenzung der Leistungsmenge je Gebührenordnungsposition ist bereits seit dem 1. Januar 2025 aufgehoben.

Wer Video überwiegend ergänzend zum Praxisbesuch einsetzt, erzeugt vor allem Hybridfälle, die nicht auf die Grenze angerechnet werden. Relevant wird sie, wenn viele Patienten ein ganzes Quartal lang ausschließlich per Video betreut werden. Ein Blick auf diesen Anteil zur Quartalsmitte gehört deshalb in die Teamauswertung. Wie sich der Anteil berechnet, erläutert der Beitrag zur 50-Prozent-Regel.

Was sich im Alltag nicht hält

Neben den Mustern, die tragen, gibt es Ansätze, die in der Pilotphase funktionieren und im Regelbetrieb scheitern:

• Video als Lückenfüller: Videotermine werden vergeben, wo gerade Platz ist - ohne reservierten Arbeitsplatz, ohne Vorbereitung, ohne Puffer. Das erzeugt genau die Hektik, die das Team anschließend mit Video verbindet.
• Fehlende Rollenklärung: Niemand ist benannt, also verschickt jeder Einladungen auf seine Weise, und bei technischen Problemen wird die Ärztin im laufenden Gespräch zur Supporthotline.
• Video nur auf Nachfrage: Wird Video nicht aktiv angeboten, nutzen es vor allem Patienten, die ohnehin davon wissen. Die niedrigen Zahlen werden dann als fehlendes Interesse gedeutet.
• Zu weit gefasste Anlässe: Werden Anliegen per Video eingeplant, die regelmäßig doch eine Untersuchung erfordern, kommen Patienten zweimal. Das kostet Vertrauen - bei Patienten wie im Team.
• Einmalige Einweisung: Neue Mitarbeitende lernen den Ablauf nur nebenbei, und mit jedem Personalwechsel geht Wissen verloren.

Keine Videosoftware ersetzt diese Organisationsarbeit. Sie kann Reibung reduzieren, etwa durch einen Zugang ohne Installation oder eine Vorbereitung, die der Patient selbst erledigt. Ob Video im Alltag bleibt, entscheidet sich aber an Terminvergabe, Zuständigkeiten und Routinen.

Fazit

Die Videosprechstunde bleibt dort im Praxisalltag, wo sie kein Sonderprojekt mehr ist: mit festen Zeiten, einer Indikationsliste, die das ganze Team kennt, einer benannten Zuständigkeit samt Vertretung und einem Plan für den Fall, dass Video nicht ausreicht. Hybride Abläufe rund um den Praxisbesuch und eine kurze Auswertung pro Quartal halten das Angebot stabil und die Obergrenze für reine Videofälle im Blick. Der Aufwand dafür ist überschaubar, er muss aber bewusst organisiert werden.

Dieser Artikel dient der allgemeinen Information und ersetzt keine individuelle rechtliche oder organisatorische Beratung.