Warum Kostenerstattung bei Videotherapie anders funktioniert

Die EBM-Abrechnung für GKV-Patienten per Video ist mittlerweile gut dokumentiert: Technikzuschlag, Suffix V, fertig - Details dazu auch im Artikel Psychotherapie per Video abrechnen. Doch sobald Privatpatienten, Beihilfeberechtigte oder GKV-Patienten im Kostenerstattungsverfahren ins Spiel kommen, wird es unübersichtlich. Denn hier gelten andere Regeln, andere Gebührenordnungen und vor allem: andere Genehmigungsprozesse.

Das zentrale Problem für Psychotherapeuten in der Praxis: Die Erstattungspraxis variiert erheblich — nicht nur zwischen PKV und Beihilfe, sondern auch zwischen einzelnen Versicherern und Beihilfestellen. Was bei der Debeka problemlos erstattet wird, kann bei der Allianz eine Ablehnung nach sich ziehen.

PKV und Videotherapie: Die Erstattungspraxis

Private Krankenversicherungen erstatten Psychotherapie auf Grundlage der Gebührenordnung für Ärzte (GOÄ). Ärztliche Psychotherapeuten rechnen nach der GOÄ ab, Psychologische Psychotherapeuten sowie Kinder- und Jugendlichenpsychotherapeuten nach der Gebührenordnung für Psychotherapeuten (GOP). Beide Verzeichnisse enthalten keine eigenen Ziffern für Videoleistungen. Die Abrechnung beruht auf gemeinsamen Abrechnungsempfehlungen: für die GOP seit 1. Januar 2022 von Bundespsychotherapeutenkammer, PKV-Verband und den Beihilfestellen von Bund und Ländern, für die GOÄ von der Bundesärztekammer (Beschluss vom Dezember 2021), die PKV-Verband und Bund als Beihilfeträger anerkennen. Für die Erstattung von Videositzungen gelten dabei folgende Rahmenbedingungen:

Was in der Regel erstattet wird

Nach den Abrechnungsempfehlungen werden Videoleistungen ohne Abschläge abgerechnet, als wären sie im persönlichen Kontakt erbracht worden. Die Ziffern des Kapitels G sind bei Erbringung per Videoübertragung analog berechnungsfähig. In der Praxis bedeutet das: Die Rechnung enthält dieselben Ziffern und Beträge wie bei einer Präsenzsitzung, ergänzt um den Hinweis auf die Videoübertragung.

Relevante GOÄ-Ziffern für psychotherapeutische Videositzungen (Einzelbehandlung, 2,3-facher Satz bei einem Punktwert von 5,82873 Cent):

Die Gruppenbehandlungen (GOÄ 862, 864 und 871) gehören nicht zu den Leistungen, die die Abrechnungsempfehlung für die Videoerbringung aufführt. Das PKV-Serviceportal nennt Gruppentherapien ausdrücklich als ausgenommen. Die systemische Therapie wird analog zur Nr. 870 abgerechnet.

Was häufig zu Problemen führt

Die Abrechnungsempfehlung verlangt, dass die Videoübertragung auf der Rechnung ausdrücklich angegeben wird, bei zeitgebundenen Leistungen gegebenenfalls mit der Mindestdauer. Fehlt der Hinweis, drohen Rückfragen oder Ablehnungen. Ob ein Versicherer erstattet, richtet sich außerdem nach den Tarifbedingungen.

Es gibt keinen einheitlichen PKV-Standard, der über die Abrechnungsempfehlungen hinausgeht. Jeder Versicherer entscheidet auf Basis seiner Tarifbedingungen. Wer auf Nummer sicher gehen will, sollte Patienten empfehlen, vor Therapiebeginn eine schriftliche Zusage des Versicherers einzuholen.

Steigerungssatz bei Video

Die GOÄ erlaubt Gebühren zwischen dem 1,0-fachen und dem 3,5-fachen des Gebührensatzes. In der Regel darf nur bis zum 2,3-fachen Satz gesteigert werden; ein Überschreiten ist nach § 5 Abs. 2 GOÄ nur zulässig, wenn Besonderheiten bei Schwierigkeit, Zeitaufwand oder den Umständen der Ausführung es rechtfertigen und dies begründet wird. Für Leistungen per Video gilt der Gebührenrahmen der Ziffer, die analog herangezogen wird. Die Videoübertragung selbst ist in den Abrechnungsempfehlungen nicht als Grund für einen Zuschlag vorgesehen.

Beihilfe: Regelungen für Beamte

Beihilfeberechtigte (Beamte, Richter, Soldaten) erhalten einen Teil ihrer Krankheitskosten über die Beihilfe erstattet. Für Videotherapie gelten hier besondere Bedingungen:

Bundesbeihilfe (BBhV)

Nach einem Merkblatt des Bundesverwaltungsamts zur 10. Änderungsverordnung der Bundesbeihilfeverordnung sind Aufwendungen für telemedizinische Leistungen wie Videosprechstunden grundsätzlich beihilfefähig, weil die Bundesbeihilfeverordnung sie nicht ausschließt. Die Abrechnung folgt den oben beschriebenen Empfehlungen.

Landesbeihilfe

An den gemeinsamen Abrechnungsempfehlungen sind auch die Beihilfestellen der Länder beteiligt. Wie die einzelne Beihilfestelle im Detail erstattet, entscheidet sie jedoch selbst.

Praxistipp: Beihilfeberechtigte sollten vor der ersten Videositzung bei ihrer zuständigen Beihilfestelle nachfragen, ob und unter welchen Bedingungen Videotherapie erstattungsfähig ist. Ein formloses Schreiben mit Verweis auf die Abrechnungsempfehlung und die GOÄ-Ziffern genügt in der Regel.

Was häufig abgelehnt wird

Beihilfestellen lehnen Erstattungen typischerweise ab, wenn:

• Die Rechnung keinen Hinweis auf die Art der Leistungserbringung (Video vs. Präsenz) enthält
• Keine vorherige Genehmigung der Psychotherapie vorliegt (unabhängig von Video)
• Der Therapeut nicht über die nötige Approbation verfügt

Kostenerstattungsverfahren nach §13 SGB V

Für GKV-versicherte Patienten, die keinen zeitnahen Therapieplatz bei einem Therapeuten mit Kassensitz finden, gibt es das Kostenerstattungsverfahren. Dieses erlaubt die Behandlung bei einem approbierten Psychotherapeuten ohne Kassensitz — die Kosten werden von der gesetzlichen Krankenkasse übernommen.

Voraussetzungen für die Kostenerstattung

1. Keine rechtzeitige Behandlung möglich — die Krankenkasse konnte die unaufschiebbare Leistung nicht rechtzeitig erbringen oder hat sie zu Unrecht abgelehnt (§ 13 Abs. 3 SGB V). In der Praxis muss der Patient belegen, dass er keinen Therapeuten mit Kassensitz in zumutbarer Zeit und Entfernung gefunden hat
2. Nachweise sammeln — die erfolglose Suche wird protokolliert, zum Beispiel mit den Absagen von Kassensitz-Therapeuten
3. Antrag bei der Krankenkasse — vor Therapiebeginn muss die Kasse die Kostenübernahme genehmigen
4. Geeigneter Therapeut — der Behandler muss die Voraussetzungen des § 95c SGB V erfüllen (Approbation und Fachkunde), benötigt aber keinen Kassensitz

Videotherapie im Kostenerstattungsverfahren

Hier wird es in der Praxis kompliziert: Die Krankenkassen handhaben Videotherapie im Kostenerstattungsverfahren unterschiedlich.

Einige Kassen akzeptieren Videositzungen im Rahmen der Kostenerstattung, wenn der Therapeut einen KBV-zertifizierten Videodienstanbieter nutzt. Andere bestehen darauf, dass zumindest die probatorischen Sitzungen in Präsenz stattfinden.

Was in der Genehmigung stehen sollte: Therapeuten sollten bereits im Antrag darauf hinweisen, dass ein Teil der Sitzungen per Video stattfinden wird. Wird die Videotherapie erst nachträglich eingeführt, kann das zu Erstattungsproblemen führen.

Abrechnungssätze im Kostenerstattungsverfahren

Nach § 13 Abs. 3 SGB V sind die Kosten der selbstbeschafften Leistung von der Krankenkasse „in der entstandenen Höhe“ zu erstatten, soweit die Leistung notwendig war. Die Kosten für Leistungen eines Psychotherapeuten sind erstattungsfähig, wenn dieser die Voraussetzungen des § 95c SGB V erfüllt. Therapeuten ohne Kassensitz rechnen nach GOÄ beziehungsweise GOP ab. Wie die einzelne Krankenkasse die Höhe der Rechnung prüft und ob sie Beträge als nicht notwendig kürzt, ist im Einzelfall zu klären; klären Sie das vor Behandlungsbeginn mit der Kasse.

Selbstzahler: GOÄ als Abrechnungsgrundlage

Patienten, die ihre Therapie vollständig selbst bezahlen, werden nach GOÄ beziehungsweise GOP abgerechnet. Für Videositzungen gelten dieselben Ziffern wie für Präsenzsitzungen, analog berechnet und mit Hinweis auf die Videoübertragung.

Abrechnungspraxis

• Die GOÄ-Ziffern 860 bis 870 (Einzelbehandlung) sind die Grundlage
• Der Steigerungssatz richtet sich nach § 5 GOÄ; Abweichendes ist schriftlich zu vereinbaren
• Eine separate „Video-Gebühr" ist weder in der GOÄ noch in den Abrechnungsempfehlungen vorgesehen

Transparenz gegenüber Selbstzahlern

Da Selbstzahler die Kosten vollständig tragen, empfiehlt sich eine transparente Kommunikation vor Therapiebeginn:

• Kosten pro Sitzung (inkl. Steigerungssatz)
• Voraussichtliche Therapiedauer und Gesamtkosten
• Ob Präsenz- und Videositzungen zum gleichen Satz abgerechnet werden

Besonderheiten der GOÄ-Abrechnung bei Videotherapie

Die GOÄ enthält keine eigene Ziffer für Videotherapie. Das führt in der Praxis zu Unsicherheiten:

Keine Zuschläge für Videoübertragung

Anders als im EBM (Technikzuschlag GOP 01450) gibt es bei Privatpatienten keinen Aufschlag für die technische Durchführung per Video. Die Vergütung entspricht der einer Präsenzsitzung, ohne Zuschlag und ohne Abschlag.

Analoge Bewertung

Die Abrechnungsempfehlungen sehen vor, dass die Ziffern des Kapitels G bei Erbringung per Videoübertragung analog berechnet werden. Rechtsgrundlage ist die Analogbewertung nach § 6 Abs. 2 GOÄ: Leistungen, die nicht im Gebührenverzeichnis stehen, können entsprechend einer gleichwertigen Leistung berechnet werden. Es geht dabei nicht darum, technischen Mehraufwand abzubilden, sondern die Videoleistung in das bestehende Verzeichnis einzuordnen. Der Gebührenrahmen der herangezogenen Ziffer gilt auch für die Videoleistung.

Rechnungsgestaltung

Für eine reibungslose Erstattung empfiehlt sich folgende Formulierung auf der Rechnung:

• GOÄ-Ziffer und Leistungsbeschreibung wie bei Präsenzsitzungen, gekennzeichnet als analog berechnete Videoleistung
• Zusätzlicher Vermerk: „Sitzung per Videoübertragung", bei zeitgebundenen Leistungen gegebenenfalls mit der Mindestdauer (mit Angabe des Datums und der Uhrzeit)
• Angabe des verwendeten Videodienstanbieters (optional, wird von manchen Versicherern verlangt)
• Datum und Dauer der Sitzung

Praktische Tipps für die Praxis

Vorab-Genehmigung einholen

Bei PKV und Beihilfe: Empfehlen Sie Ihren Patienten, vor der ersten Videositzung eine schriftliche Erstattungszusage einzuholen. Ein Muster-Anschreiben kann helfen:

„Sehr geehrte Damen und Herren, ich befinde mich in psychotherapeutischer Behandlung bei [Name, Approbation]. Ein Teil der Sitzungen soll per Videoübertragung über einen zertifizierten Videodienstanbieter stattfinden. Ich bitte um schriftliche Bestätigung, dass die Erstattung auch für Videositzungen gilt."

Dokumentation der Videodienstanbieter-Zertifizierung

Halten Sie die KBV-Zertifizierung Ihres Videodienstanbieters griffbereit. Beihilfestellen und einzelne PKV-Unternehmen fragen danach — insbesondere bei der ersten Erstattung. Welche Anforderungen an einen Videodienst in der Psychotherapie gelten, fasst die Seite Videosprechstunde für Psychotherapeuten zusammen.

Gemischte Behandlung dokumentieren

Wenn Sie sowohl Präsenz- als auch Videositzungen durchführen, dokumentieren Sie in Ihrer Patientenakte, welche Sitzungen in welchem Format stattfanden. Das erleichtert die Rechnungsstellung und schützt bei Rückfragen.

Fazit

Die Kostenerstattung für Psychotherapie per Video ist grundsätzlich möglich — bei PKV, Beihilfe, im Kostenerstattungsverfahren und bei Selbstzahlern. Die Videoleistung wird dabei nach den gemeinsamen Abrechnungsempfehlungen analog berechnet; eine eigene Videoziffer gibt es nicht. Der entscheidende Faktor ist nicht die Technik, sondern die Vorbereitung: Wer vorab klärt, dokumentiert und korrekt abrechnet, vermeidet die meisten Erstattungsprobleme. Die Nutzung eines KBV-zertifizierten Videodienstanbieters ist dabei nicht nur für GKV-Patienten relevant, sondern erleichtert die Argumentation gegenüber allen Kostenträgern.

Dieser Artikel dient der allgemeinen Information und ersetzt keine individuelle Abrechnungsberatung. Die Erstattungspraxis einzelner Versicherer und Beihilfestellen kann von den hier dargestellten Grundsätzen abweichen. Stand: Oktober 2026.