Die organisatorische Herausforderung
Eine Videosprechstunde ist technisch gesehen nur ein weiterer Kommunikationskanal. Organisatorisch ist sie mehr: Sie verändert, wie Termine vergeben werden, wie der Praxistag strukturiert ist und welche Aufgaben das Praxispersonal übernimmt.
Die Technik ist dabei das kleinste Problem. Die eigentlichen Fragen sind organisatorischer Natur.
Terminplanung: Wann eignen sich Videosprechstunden?
Dedizierte Zeitfenster vs. flexible Einstreuung
Es gibt zwei grundsätzliche Ansätze:
Feste Videosprechstunden-Blöcke: Bestimmte Zeiten sind ausschließlich für Videotermine reserviert. Das schafft klare Strukturen und vermeidet Hektik zwischen Präsenz- und Videoterminen.
Flexible Einstreuung: Videotermine werden zwischen Präsenztermine geschoben, wo Lücken entstehen. Das ist flexibler, erfordert aber mehr Koordination.
In der Praxis bewährt sich oft eine Mischung: Ein oder zwei feste Video-Blöcke pro Tag, ergänzt durch flexible Termine bei Bedarf.
Randzeiten nutzen
Viele Praxen bieten Videosprechstunden zu Zeiten an, in denen die Praxis für Präsenztermine geschlossen ist:
- Früh morgens vor der regulären Sprechstunde
- In der Mittagspause
- Am späten Nachmittag nach Praxisschluss
Das erweitert die Erreichbarkeit, ohne die Präsenzsprechstunde zu beeinträchtigen. Allerdings bedeutet es auch: längere Arbeitszeiten für den Arzt, wenn keine Ausgleichsregelung getroffen wird.
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Welche Termine eignen sich?
Nicht jeder Anlass taugt für die Videosprechstunde. Eine realistische Einschätzung hilft, Enttäuschungen zu vermeiden.
Gut geeignet:
- Befundbesprechungen (Labor, Bildgebung, Überweisungsberichte)
- Medikamentenanpassungen bei bekannten Patienten
- Nachsorge nach unkomplizierten Eingriffen
- Beratungsgespräche ohne Untersuchungsbedarf
- Kurze Rückfragen zu laufenden Behandlungen
- Rezeptanfragen bei bekannten Dauermedikationen
Weniger geeignet:
- Erstvorstellungen mit unklaren Beschwerden
- Termine, bei denen körperliche Untersuchung wahrscheinlich nötig wird
- Patienten, die die Technik nicht beherrschen
- Situationen, in denen der persönliche Kontakt wichtig ist (schwere Diagnosen, psychische Krisen)
Die Kunst liegt darin, bei der Terminvergabe richtig einzuschätzen, welcher Termin sich für Video eignet.
Aufgaben des Praxispersonals
Die Einführung von Videosprechstunden verändert auch die Arbeit der MFAs.
Terminvergabe
Bei der Terminvergabe muss künftig eine zusätzliche Frage geklärt werden: Präsenz oder Video? Das erfordert eine kurze Einschätzung des Anliegens am Telefon. Manche Praxen arbeiten mit einem einfachen Fragenkatalog:
- Ist eine körperliche Untersuchung nötig?
- Handelt es sich um einen Ersttermin oder eine Kontrolle?
- Kann der Patient technisch an einer Videosprechstunde teilnehmen?
Technische Vorbereitung
Jemand muss sicherstellen, dass die Technik funktioniert: Kamera, Mikrofon, Internetverbindung. Bei MeetOne ist die Einrichtung einfach, aber eine kurze Prüfung vor dem ersten Videotermin des Tages verhindert unangenehme Überraschungen.
Patientenvorbereitung
Patienten, die zum ersten Mal an einer Videosprechstunde teilnehmen, brauchen manchmal Hilfestellung. Ein kurzer Anruf oder eine E-Mail vorab mit dem Zugangslink und einer Kurzanleitung reduziert Probleme.
Typische Anlaufschwierigkeiten
Technische Probleme auf Patientenseite
Das häufigste Problem: Patienten finden den Zugangslink nicht, haben Kamera oder Mikrofon nicht aktiviert, oder die Internetverbindung ist instabil.
Was hilft:
- Klare, einfache Anleitungen vorab
- Zugangslink mehrfach senden (E-Mail und SMS)
- Bei älteren oder unsicheren Patienten: kurzer Testlauf vor dem eigentlichen Termin
- Telefonnummer für Rückfragen bereithalten
Zeitüberschreitungen
Videotermine dauern manchmal länger als geplant – oder kürzer. Die Planung muss Puffer einkalkulieren, besonders am Anfang.
Zu wenig Nachfrage
Manche Praxen richten Videosprechstunden ein – und niemand nutzt sie. Das kann an mangelnder Kommunikation liegen: Patienten wissen schlicht nicht, dass das Angebot existiert.
Was hilft:
- Aktive Kommunikation bei der Terminvergabe
- Hinweis auf der Praxis-Website
- Aushang im Wartezimmer
- Bei geeigneten Folgeterminen direkt Video vorschlagen
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Dokumentation und Abrechnung
Dokumentationspflichten
Für Videotermine gelten dieselben Dokumentationspflichten wie für Präsenztermine. Der Unterschied: Man muss dokumentieren, dass es sich um eine Videosprechstunde handelte.
MeetOne protokolliert automatisch Datum, Uhrzeit und Dauer. Die medizinische Dokumentation erfolgt wie gewohnt im Praxisverwaltungssystem.
Abrechnungstechnische Besonderheiten
Die Abrechnung von Videosprechstunden über den EBM ist möglich, aber mit Einschränkungen:
- Nicht alle Leistungen sind per Video abrechenbar
- Es gibt Obergrenzen für den Anteil an Videosprechstunden (20% der Patienten-Arzt-Kontakte)
- Der Videodienstanbieter muss KBV-zertifiziert sein
Die konkrete Abrechnung hängt von der Leistung und dem Fachgebiet ab. Im Zweifelsfall lohnt sich ein Blick in die aktuellen EBM-Regelungen oder ein Gespräch mit der KV.
Datenschutz im Praxisalltag
Die Videosprechstunde findet an einem Arbeitsplatz statt – aber was sehen und hören andere Personen in der Praxis?
Zu beachten:
- Der Bildschirm sollte so positioniert sein, dass andere Personen nicht mitsehen können
- Die Lautstärke muss so eingestellt sein, dass Unbefugte das Gespräch nicht mithören
- Im Zweifelsfall: Kopfhörer verwenden
- Idealerweise ein separater Raum für Videosprechstunden
Das klingt selbstverständlich, wird aber in der Hektik des Praxisalltags manchmal vergessen.
Schrittweise Einführung
Praxen, die Videosprechstunden neu einführen, sollten klein anfangen:
Erste Wochen: Ein bis zwei Videotermine pro Woche mit bekannten, technisch versierten Patienten. Das schafft Routine ohne Stress.
Nach einem Monat: Ausweitung auf mehr Termine, breitere Patientengruppen. Sammeln von Feedback: Was funktioniert, was nicht?
Nach drei Monaten: Etablierte Routine. Videosprechstunden sind normaler Bestandteil des Angebots.
Dieser graduelle Ansatz vermeidet Überforderung und erlaubt es, Abläufe anzupassen, bevor sie sich verfestigen.
Fazit
Die Integration von Videosprechstunden in den Praxisalltag ist weniger eine technische als eine organisatorische Aufgabe. Sie erfordert Überlegung zur Terminplanung, klare Zuständigkeiten im Team und realistische Erwartungen.
Am Anfang kostet sie Zeit und Aufmerksamkeit. Nach einer Eingewöhnungsphase kann sie beides sparen – wenn die Abläufe stimmen.
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Dieser Artikel beschreibt typische organisatorische Aspekte bei der Einführung von Videosprechstunden und ersetzt keine individuelle Beratung.