Nachbereitung: Dokumentation und Follow-up nach der Videokonsultation

Die Videosprechstunde endet mit dem Klick auf "Gespräch beenden" - aber die Arbeit danach ist genauso relevant wie das Gespräch selbst. Wer Dokumentation, digitalen Versand und Follow-up-Prozesse strukturiert hat, verliert keine Zeit und bleibt rechtlich auf der sicheren Seite.

Warum die Nachbereitung kein optionaler Schritt ist

Dokumentation nach einer Videosprechstunde ist keine bürokratische Fleißarbeit, sondern gesetzliche Pflicht. § 630f BGB schreibt vor, dass Behandler eine Patientenakte zu führen haben, in der alle wesentlichen Maßnahmen und Ergebnisse einer Behandlung festgehalten werden - unabhängig davon, ob das Gespräch in Präsenz oder per Video stattgefunden hat.

Daneben ist die Dokumentation die Grundlage für die korrekte Abrechnung gegenüber der Kassenärztlichen Vereinigung. Fehlt der Nachweis, dass eine Videosprechstunde gemäß Anlage 31b BMV-Ä stattgefunden hat, droht im Prüffall eine Rückforderung. Und schließlich sichert eine vollständige Akte die Behandlungskontinuität: beim nächsten Kontakt, bei Vertretungssituationen oder wenn Fachkollegen hinzugezogen werden.

Die 5-Minuten-Regel: Sofort dokumentieren

Die wichtigste praktische Empfehlung lautet: Dokumentieren Sie unmittelbar nach dem Gespräch, nicht am Ende des Tages. Gedächtnislücken entstehen schnell, besonders bei mehreren Videoterminen hintereinander. Fünf Minuten direkt nach dem Kamera-Aus reichen für die Kerndokumentation - vorausgesetzt, Sie haben ein Template zur Hand.

Was in dieser Zeit festgehalten werden sollte:

• Datum, Uhrzeit und Dauer der Konsultation
• Anwesende Personen (Patient, ggf. Angehörige, Dolmetscher)
• Format: Videosprechstunde (explizit benennen), verwendeter Anbieter
• Gesprächsinhalt, Anamnese-Updates, Diagnose
• Therapieempfehlung, Verordnungen, Überweisungen
• Geplante Folgemaßnahmen und vereinbarte Kontakte
• Technische Auffälligkeiten, falls relevant (z. B. kurzer Verbindungsabbruch, der den klinischen Informationsgehalt eingeschränkt hat)

Standardtexte im PVS: Zeit sparen ohne Abstriche bei der Qualität

Kein PVS-Eintrag sollte von Grund auf neu formuliert werden. Praxen, die regelmäßig Videosprechstunden anbieten, sollten Textbausteine einrichten, die den wiederkehrenden Rahmen abdecken. Ein bewährter Standardtext könnte beispielsweise lauten: "Behandlung per Videosprechstunde gem. Anlage 31b BMV-Ä". Die konkrete Formulierung ist nicht vorgeschrieben - wichtig ist, dass das Videoformat eindeutig dokumentiert wird.

Behandlung per Videosprechstunde gem. Anlage 31b BMV-Ä. Technisch störungsfreie Verbindung. Patient war allein am Termin teilnehmend.

Dieser Satz dokumentiert das Format, die Rechtsgrundlage der Abrechnung und den Teilnehmerkreis in einer Zeile. Der klinische Inhalt wird individuell ergänzt. Die Kombination aus festem Template und individuellen Ergänzungen reduziert den Dokumentationsaufwand spürbar, ohne die Qualität zu senken.

eRezept und Überweisungen: Was digital geht - und was nicht

Nach der Videosprechstunde entstehen häufig Verordnungen. Für gesetzlich Versicherte ist das eRezept der Regelweg. Es wird elektronisch auf den Rezeptserver übertragen und kann vom Patienten per eGK oder App in der Apotheke eingelöst werden. Ein postalischer Versand entfällt.

Für Überweisungen gilt seit dem Ausbau des Telematik-Konnektors ebenfalls zunehmend der elektronische Weg über KIM (Kommunikation im Medizinwesen) direkt an die Fachpraxis. Soweit die Zielpraxis KIM-fähig ist, ist dies der bevorzugte Kanal.

Sonderfall BtM-Rezepte: Betäubungsmittelrezepte nach BtMVV können derzeit nicht als eRezept ausgestellt werden. Sie müssen weiterhin auf dem amtlichen dreiteiligen Formular ausgestellt und per Post an den Patienten versandt werden - oder der Patient muss das Rezept persönlich abholen. Dieser Umstand schränkt die Videosprechstunde bei Patienten mit Opioid-Dauermedikation praktisch ein.

AU-Bescheinigung: eAU oder Post

Die Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung kann seit der Pflicht zur elektronischen AU (eAU) für gesetzlich Versicherte direkt aus dem PVS an die Krankenkasse übertragen werden. Der Patient erhält auf Wunsch einen Patientenausdruck - diesen kann die Praxis per Post zusenden, wenn kein Abholen möglich ist. Arbeitgeber-Exemplare wurden mit der eAU schrittweise digitalisiert; in der Praxis sollte geprüft werden, ob der Patient einen Ausdruck für den Arbeitgeber benötigt.

Folgetermin: Direkt am Ende des Gesprächs ansprechen

Ob ein Folgetermin notwendig ist, lässt sich oft schon während des Gesprächs abschätzen. Die Empfehlung: Sprechen Sie den Folgekontakt am Ende der Videosprechstunde aktiv an und klären Sie bereits dort, ob der nächste Termin wieder per Video oder in Präsenz stattfinden soll. Patienten, die nach dem Kamera-Aus selbst aktiv werden müssen, vereinbaren Folgetermine seltener.

Praxen, die ihr Terminbuchungssystem mit der Videoinfrastruktur verknüpft haben, können den Termin noch während des Gesprächs sichtbar im Kalender anlegen.

Rückfragen nach dem Termin: Sichere Kanäle definieren

Ein strukturierter Nachbereitungsworkflow schließt die Frage ein: Wie kann der Patient nach dem Termin Rückfragen stellen? Die Antwort muss klar kommuniziert werden - und sie muss datenschutzkonform sein.

Geeignete Kanäle:

• Telefon: Standard, bewährt, aber personalintensiv
• Sicherer Chat innerhalb der Videoplattform: Wenn die Plattform einen DSGVO-konformen Nachrichtenkanal anbietet, ist das eine praktische Option für kurze Rückfragen
• KIM-Nachrichten: Für den Austausch mit anderen Leistungserbringern geeignet

Nicht geeignet für medizinische Inhalte: unverschlüsselte E-Mail, SMS, WhatsApp, Messenger ohne Ende-zu-Ende-Verschlüsselung nach Art. 9 DSGVO. Diese Kanäle erfüllen die Anforderungen an die Übermittlung besonderer Kategorien personenbezogener Daten nicht.

Befund- und Laborwerte-Rückgabe: Sicherheit vor Schnelligkeit

Laborwerte und Befunde, die nach der Videosprechstunde eingehen, müssen dem Patienten zeitnah und sicher mitgeteilt werden. Praktikable Wege sind das Patientenportal (sofern vorhanden), ein erneuter Videoanruf für relevante Befunde oder - bei Bedarf - ein Telefonanruf. Befunde per unverschlüsselter E-Mail zu versenden ist aus denselben Gründen problematisch wie oben beschrieben.

Für pathologische Befunde, die ein sofortiges Gespräch erfordern, ist die Videosprechstunde im Übrigen ein geeignetes Format für die Befundbesprechung: Der Patient muss nicht extra in die Praxis kommen.

Quartalsabschluss: Die 50-Prozent-Regel im Blick behalten

Bei einigen EBM-Ziffern setzt der Ansatz einen persönlichen Arzt-Patienten-Kontakt (pAVK) im Quartal voraus. Reine Video-Quartale (kein einziger Präsenzkontakt) können dazu führen, dass diese Ziffern gekürzt werden. Davon unabhängig gilt: Praxisweit dürfen maximal 50 Prozent der Behandlungsfälle pro Quartal ausschließlich per Video versorgt werden - diese Grenze wird seit dem 01.04.2025 auf Praxisebene berechnet. Prüfen Sie quartalsweise, welche Patienten ausschließlich per Video gesehen wurden.

Diese Prüfung ist kein Automatismus - sie erfordert entweder eine manuelle Durchsicht oder eine PVS-Funktion, die entsprechende Konstellationen markiert.

Abrechnungsschritte direkt nach dem Termin

Direkt nach der Videosprechstunde - nicht am Ende des Quartals - ist der richtige Zeitpunkt, die Abrechnungsziffern zu setzen. Relevante GOP für Videosprechstunden gem. EBM variieren je nach Fachgruppe und Leistungsinhalt. Entscheidend ist, dass der Dokumentationssatz in der Akte (s. o.) und die abgerechneten Ziffern konsistent sind.

Wer dies konsequent nach jedem Termin erledigt, vermeidet Nacharbeiten im Quartalsabschluss und reduziert das Risiko, Leistungen zu vergessen oder falsch zuzuordnen.

Die ehrliche Einschränkung: Nachbereitungszeit entfällt nicht

Es ist eine verbreitete Annahme, dass die Videosprechstunde Zeit spart - und das stimmt für bestimmte Aspekte (kein Wartezimmer, keine Anfahrt für den Patienten, kompaktere Gesprächsstruktur). Was sie nicht spart, ist die Nachbereitungszeit. Dokumentation, Verordnungen, Überweisungen und Follow-up-Kommunikation brauchen nach einem Videogespräch genauso lange wie nach einem Präsenztermin.

Wer dies bei der Kalkulation von Videoterminblöcken nicht einrechnet, wird feststellen, dass die Zeitersparnis schnell durch Rückstände in der Nachbereitung aufgezehrt wird. Realistisch geplante Videosprechstunden lassen deshalb auch zwischen den Terminen Puffer für die administrative Nacharbeit.

Fazit

Die Qualität einer Videosprechstunde zeigt sich nicht nur im Gespräch selbst, sondern in dem, was danach passiert. Eine vollständige, zeitnahe Dokumentation, der rechtskonforme Versand von Verordnungen und ein klar definierter Rückfragekanal sind keine Zusatzaufgaben - sie sind integrale Bestandteile der Versorgung. Wer diese Schritte standardisiert, reduziert Fehlerquellen und schafft sich eine belastbare Grundlage für Abrechnung und Haftung.

Dieser Artikel dient der allgemeinen Information und ersetzt keine individuelle rechtliche oder abrechnungsbezogene Beratung. Abrechnungsregelungen können je nach Fachgruppe und KV-Bezirk variieren.