Anmelden, virtuell Platz nehmen, aufgerufen werden: Ein digitales Wartezimmer überträgt das Prinzip der offenen Sprechstunde in die Videosprechstunde - ohne vorher vereinbarten Termin. Wie das Konzept funktioniert, wofür es sich eignet, welche Regeln bei unbekannten Patienten gelten und wo die Grenzen liegen.

Ein Begriff, vier Bedeutungen

Wer nach "digitales Wartezimmer" sucht, stößt auf sehr unterschiedliche Dinge. Gemeint sein können:

• Aufrufsysteme vor Ort: Wartenummern und ein Bildschirm im Wartezimmer der Praxis, der anzeigt, wer als Nächstes ins Sprechzimmer gehen soll.
• Warteschlangen für den Praxisbesuch: Der Patient reiht sich aus der Ferne ein und kommt erst in die Praxis, wenn er an der Reihe ist.
• Der Warteraum eines gebuchten Videotermins: Der Patient hat einen festen Termin und wartet in einer Video-Lobby, bis der Arzt ihn einlässt.
• Eine Warteschlange für Videosprechstunden ohne Termin: Der Patient meldet sich digital an, wartet virtuell und wird per Video behandelt.

Um die vierte Variante geht es hier. Die ersten beiden organisieren den Praxisbesuch, die dritte den Beginn eines geplanten Termins. Die vierte ersetzt den Weg in die Praxis: Anmeldung, Warten und Gespräch finden am Bildschirm statt.

Das Prinzip: anmelden, Platz nehmen, aufgerufen werden

Der Ablauf folgt dem Muster einer offenen Sprechstunde vor Ort - nur ohne Tresen und Stuhlreihe.

Digitale Anmeldung

Statt anzurufen oder an den Empfang zu kommen, öffnet der Patient ein Formular auf der Praxis-Website oder einen Link. Er gibt die Angaben ein, die die Praxis zur Zuordnung braucht, und stimmt der Datenverarbeitung zu. Erreichbar ist das Formular nur zu den Zeiten, die die Praxis festlegt.

Virtuell Platz nehmen

Nach der Anmeldung prüft der Patient Kamera und Mikrofon und wechselt in einen virtuellen Warteraum. Dort sieht er, dass er angekommen ist, im besten Fall auch die voraussichtliche Wartezeit. Wo er wartet, bleibt ihm überlassen - ein volles Wartezimmer entsteht nicht.

Aufruf durch den Arzt

In der Praxis erscheint der Patient auf einer Warteliste. Sobald ein Arzt frei ist, nimmt er den nächsten Patienten auf, und das Videogespräch beginnt. Arbeiten mehrere Ärzte dieselbe Liste ab, muss das System verhindern, dass zwei denselben Patienten aufrufen.

Der Unterschied zur Terminsprechstunde liegt in der Planung: Die Praxis vergibt keine Zeitfenster, sondern Öffnungszeiten. Wie viele Patienten kommen, zeigt sich erst am Tag selbst.

Termin-Lobby oder terminfreie Warteschlange

Mit dem virtuellen Wartezimmer innerhalb einer Videosprechstunde teilt das digitale Wartezimmer die Technik: Auch dort wartet der Patient in einer Lobby und wird einzeln eingelassen. Organisatorisch lösen beide verschiedene Aufgaben. Die Termin-Lobby überbrückt die Minuten bis zum Beginn eines gebuchten Termins. Das digitale Wartezimmer ersetzt die Terminvereinbarung selbst.

In vielen Praxen werden beide Formen nebeneinander laufen: Planbare Kontrollen bleiben Termine, spontane Anliegen landen in der Warteschlange.

Ein Beispiel: offene Videosprechstunde am Vormittag

Angenommen, eine hausärztliche Gemeinschaftspraxis mit drei Ärztinnen und Ärzten öffnet den Check-in werktags von 8 bis 10 Uhr. Auf der Website steht, wofür das Angebot gedacht ist - kurze Akutanliegen, Fragen zu laufenden Behandlungen - und dass Notfälle nicht dazugehören.

Um 8:20 Uhr meldet sich eine Patientin mit Halsschmerzen und Fieber an, prüft ihre Technik und wartet. Eine Ärztin, die zwischen zwei Präsenzterminen einige Minuten Luft hat, nimmt sie aus der Liste auf; für die Kollegen ist der Eintrag damit belegt. Im Gespräch zeigt sich, dass die Ärztin den Rachen selbst ansehen möchte. Sie bestellt die Patientin in ein Zeitfenster am späten Vormittag, das die Praxis für solche Übergänge freihält.

Um 10 Uhr schließt der Check-in; wer die Seite danach aufruft, erfährt, wann es wieder losgeht. Die bereits Wartenden arbeitet das Team noch ab - deshalb endet der Check-in bewusst vor dem Ende der eingeplanten Arztzeit.

Das Beispiel zeigt die drei Stellschrauben: klare Hinweise für Patienten, realistische Öffnungszeiten und ein geplanter Weg in die Präsenz.

Wofür sich ein digitales Wartezimmer eignet

Akutanliegen ohne Termin

Beschwerden, die heute geklärt werden sollen, aber kein Notfall sind, lassen sich oft im Gespräch einordnen: Reicht Abwarten, braucht es einen Präsenztermin oder eine Überweisung? Welche Anliegen per Video gut funktionieren und welche besser vor Ort, beschreibt der Artikel zur hybriden Sprechstunde.

Infektsprechstunde

Patienten mit Atemwegsinfekten müssen für eine erste Einschätzung nicht ins Wartezimmer. Das schützt andere Patienten und das Team und entlastet das Telefon. Wie sich eine Infektsaison insgesamt organisieren lässt, behandelt ein eigener Beitrag, der in Kürze erscheint.

Anliegen bekannter Patienten

Viele spontane Anfragen kommen von Patienten, die die Praxis gut kennt: eine Frage zur Medikation, ein Folgerezept, eine kurze Krankschreibung bei einem leichten Infekt. Der Bundesmantelvertrag (Anlage 31c, dazu unten mehr) erklärt allerdings Terminangebote allein zum Zweck einer bestimmten Leistung für unzulässig, ausdrücklich genannt ist die AU-Bescheinigung. Eine offene Videosprechstunde, die als "AU-Sprechstunde" beworben wird, scheidet damit aus. Anders liegt es bei einer allgemeinen Sprechstunde, in der sich im Einzelfall auch eine Krankschreibung ergibt.

Praxisverbünde und MVZ

Wo mehrere Ärzte Videosprechstunden anbieten, verteilt eine gemeinsame Liste die Last gleichmäßiger als feste Video-Slots pro Arzt: Wer frei ist, nimmt den Nächsten auf. Patienten, die gezielt zu einer bestimmten Ärztin möchten, sollten das trotzdem angeben können.

Telemedizin-Arbeitsplatz vor Ort

Ein Sonderfall ist ein Gerät an einem festen Ort, etwa in einer Zweigpraxis ohne ständige ärztliche Besetzung oder an einem betreuten Telemedizinpunkt. Mehrere Patienten nutzen nacheinander dasselbe Gerät, oft unterstützt von Praxispersonal wie bei der assistierten Telemedizin. Dafür muss die Oberfläche nach jedem Gespräch in den Ausgangszustand zurückkehren.

Der rechtliche und abrechnerische Rahmen

Eine offene Videosprechstunde erreicht unter Umständen auch Patienten, die die Praxis noch nie gesehen hat. Für sie gelten zusätzliche Regeln.

Behandlung unbekannter Patienten

Berufsrechtlich ist eine ausschließliche Fernbehandlung nach § 7 Abs. 4 der Musterberufsordnung im Einzelfall erlaubt, wenn sie ärztlich vertretbar ist und die gebotene Sorgfalt gewahrt bleibt - Details im Artikel zum Fernbehandlungsverbot. In der vertragsärztlichen Versorgung ist die Videosprechstunde laut KBV auch mit zuvor unbekannten Patienten möglich.

Hinzu kommt die seit März 2025 geltende Anlage 31c zum Bundesmantelvertrag-Ärzte. Als unbekannt gilt dort, wer in den letzten vier Quartalen einschließlich des laufenden keinen persönlichen Kontakt mit der Praxis hatte. Für diese Patienten ist die Verordnung von Betäubungsmitteln per Video ausgeschlossen, ebenso die von Arzneimitteln mit Suchtpotenzial - Letzteres nicht, wenn Medikationsdaten aus der ePA vorliegen und die Praxis eine Anschlussversorgung anbietet. Lässt sich ein Anliegen per Video nicht klären, muss die Praxis eine strukturierte Anschlussversorgung sicherstellen, etwa einen Praxistermin oder eine Überweisung, die in der Regel noch am selben Tag bereitsteht.

Eine weitere Vorgabe betrifft das digitale Wartezimmer direkt: Bedienen sich Praxen für ihre Videosprechstunden der Angebote der KV, des elektronischen Systems der KBV oder "anderer Anbieter", muss der Vermittlung einer Videosprechstunde an unbekannte Patienten seit September 2025 eine strukturierte Ersteinschätzung vorausgehen, die klärt, ob der Fall für Video geeignet ist. Ob und wie das für ein praxiseigenes Anmeldeformular ohne Terminvermittlung gilt, beantwortet der Wortlaut nicht eindeutig. Wer die offene Videosprechstunde für unbekannte Kassenpatienten öffnen möchte, sollte das vorab mit der KV klären.

Obergrenze und Abrechnung

Seit dem 1. April 2025 dürfen Praxen bis zu 50 Prozent ihrer Behandlungsfälle eines Quartals ausschließlich per Video versorgen, gleich ob die Patienten bekannt oder unbekannt sind. Die Grenze gilt je Betriebsstätte; Notfälle und TSS-Akutfälle zählen nicht mit. Die Berechnung erklärt der Artikel zur 50-Prozent-Regel. Ohne persönlichen Kontakt im Quartal wird die Versicherten- oder Grundpauschale je nach Fachgruppe um 20, 25 oder 30 Prozent gekürzt, gekennzeichnet mit der Pseudo-GOP 88220.

Patienten, die weder im laufenden noch im vorigen Quartal in der Praxis waren, halten zu Beginn des Gesprächs ihre elektronische Gesundheitskarte in die Kamera, damit das Team die Versichertendaten erfassen kann. Dafür gibt es den Authentifizierungszuschlag GOP 01444, derzeit befristet bis Ende 2026.

Krankschreibung per Video

Eine AU per Videosprechstunde ist bei unbekannten Patienten für bis zu drei, bei bekannten für bis zu sieben Kalendertage möglich, sofern die Beschwerden eine Beurteilung per Video zulassen. Eine Folgebescheinigung per Video setzt voraus, dass der Patient wegen derselben Erkrankung zuvor persönlich untersucht wurde; einen Anspruch auf die Video-AU gibt es nicht. Mehr dazu im Beitrag zur AU per Videosprechstunde. Die telefonische Krankschreibung für bekannte Patienten besteht weiterhin. Der Koalitionsausschuss hat im Juli 2026 angekündigt, sie abzuschaffen; eine gesetzliche Regelung lag bei Redaktionsschluss noch nicht vor.

Offene Sprechstunde im Sinne der Zulassungsverordnung

Die offene Sprechstunde ist auch ein vertragsarztrechtlicher Begriff: Nach § 19a Ärzte-ZV müssen bestimmte grundversorgende Facharztgruppen - etwa Augen-, Frauen-, HNO- und Hautärzte - mindestens fünf Stunden pro Woche Sprechstunde ohne Terminvereinbarung anbieten. Ob eine offene Videosprechstunde darauf anrechenbar ist, sollten Praxen mit ihrer KV klären. Videosprechstunden außerhalb des Praxissitzes oder außerhalb der Praxisöffnungszeiten zählen laut Anlage 31c nicht zur Mindestsprechstundenzeit.

Wo die Grenzen liegen

Keine Triage

Ein digitales Wartezimmer sortiert nach Eingang, nicht nach Dringlichkeit. Wer mit Brustschmerzen eincheckt, steht hinter drei Patienten mit Rezeptfragen. Name und Geburtsdatum verraten nichts über das Anliegen. Die Einschätzung bleibt Aufgabe des Arztes im Gespräch - und der Hinweise, die Patienten vor der Anmeldung lesen.

Kein Notfallkanal

Notfälle gehören nicht in eine Warteschlange. Auf Anmeldeseite und Website sollte gut sichtbar stehen: Bei lebensbedrohlichen Beschwerden die 112, außerhalb der Sprechzeiten der ärztliche Bereitschaftsdienst unter 116117. Über 116117.de vermitteln die KVen inzwischen auch Videotermine - mehr dazu im Artikel zu 116117 und Videosprechstunde.

Kapazität realistisch planen

Eine Warteschlange kann schneller wachsen, als sie abgearbeitet wird. Zwei Ärzte, eine Stunde und rund zehn Minuten je Gespräch reichen für etwa zwölf Patienten. Melden sich zwanzig an, warten die letzten lange, oder die Sprechstunde zieht sich in den Nachmittag. Sinnvoll ist, mit kurzen Check-in-Fenstern zu beginnen, sie enger zu fassen als die Arztzeit und nach einigen Wochen nachzusteuern - ähnlich wie bei der Terminplanung für Videokonsultationen, wo Puffer als Reserve dienen.

Nicht alles lässt sich per Video lösen

Ein Teil der Patienten muss am Ende doch in die Praxis. Wer dafür keine freien Präsenzzeiten vorhält, verschiebt das Problem nur und verfehlt die Pflicht zur Anschlussversorgung. Auch passt eine terminfreie Warteschlange nicht zu jedem Fach: In der Psychotherapie empfiehlt die KBV, die erste Sprechstunde und die erste probatorische Sitzung möglichst in der Praxis durchzuführen (zu Video bei langen Wartezeiten in der Psychotherapie gibt es einen eigenen Beitrag). Und wer kein Gerät mit Kamera hat, braucht weiterhin Telefon und Praxisbesuch als Zugang.

Was die Praxis vorab festlegen sollte

Welche Organisationsmuster sich in Praxen bewährt haben, die Video fest im Alltag verankert haben, beschreibt ein eigener Beitrag. Für das digitale Wartezimmer kommen einige spezifische Festlegungen hinzu:

1. Zweck und Zielgruppe: Welche Anliegen gehören hinein, welche nicht? Nur bekannte Patienten oder auch neue - und wenn ja, wie werden die Vorgaben zur Ersteinschätzung umgesetzt?
2. Öffnungszeiten und Besetzung: Wann ist der Check-in offen, wer arbeitet die Liste ab, wer behält sie im Blick?
3. Hinweise für Patienten: Zweck des Angebots, Notfallnummern, eGK bereithalten, ruhiger Ort. Formulierungshilfen bietet der Beitrag zur Patientenkommunikation.
4. Weg in die Präsenz: reservierte Zeitfenster sowie ein Ablauf für taggleiche Überweisungen und Rezepte.
5. Dokumentation und Abrechnung: Kennzeichnung reiner Videofälle, Authentifizierung neuer Patienten, AU-Fristen.

No-Shows im klassischen Sinn gibt es in der Warteschlange übrigens nicht: Wer nicht mehr wartet, fällt aus der Liste, ohne dass ein reservierter Slot leer bleibt.

Wie sich die digitale Anmeldung über die Videosprechstunde hinaus nutzen lässt - vom Empfangstresen bis zum Self-Check-in -, beleuchtet ein weiterer Beitrag, der in Kürze erscheint.

Das digitale Wartezimmer in MeetOne

MeetOne bietet das digitale Wartezimmer in den Tarifen Pro und Health an:

• Anmeldung: Der Patient checkt über ein per Script-Tag auf der Praxis-Website eingebundenes Widget oder über einen Link ein - mit Vorname, Nachname, Geburtsdatum, Telefonnummer und Datenschutz-Zustimmung, im Browser und ohne Installation.
• Öffnungszeiten: Der Check-in ist nur zu den von der Praxis festgelegten Zeiten möglich. Außerhalb sieht der Patient einen Hinweis mit der nächsten Öffnungszeit.
• Warten: Nach einem Technik-Check für Kamera und Mikrofon wechselt der Patient über "Zur Warteliste" in die Video-Lobby und sieht dort eine Schätzung der Wartezeit.
• Aufruf: Alle Ärzte der Praxis sehen eine gemeinsame Live-Warteliste und können den nächsten Patienten aufnehmen. Ein aufgenommener Patient ist für die Kollegen als "im Gespräch" gesperrt. Über einen arztspezifischen Link lässt sich ein Wunscharzt vermerken.
• Kiosk-Modus: Nach dem Gespräch springt die Oberfläche auf die Check-in-Seite zurück, sodass ein Gerät vor Ort nacheinander von mehreren Patienten genutzt werden kann.

Das Gespräch läuft über die KBV-zertifizierte MeetOne-Videosprechstunde: Bild, Ton, Chat und Bildschirmfreigabe werden Peer-to-Peer übertragen und Ende-zu-Ende verschlüsselt (SRTP/DTLS), MeetOne hat keinen Zugriff auf diese Inhalte. Die Check-in-Angaben werden TLS-verschlüsselt übertragen und in zertifizierten Rechenzentren in Deutschland und der EU gespeichert; MeetOne ist dabei Auftragsverarbeiter der Praxis.

Einiges leistet das digitale Wartezimmer bewusst nicht. Es fragt keine Symptome ab und priorisiert nicht; die Reihenfolge ergibt sich aus dem Eingang. Eine Anbindung an das Praxisverwaltungssystem gibt es nicht, Dokumentation und Abrechnung laufen weiter im PVS. Die eGK wird nicht eingelesen; die Versichertendaten erfasst die Praxis im Gespräch nach dem in Anlage 4b BMV-Ä beschriebenen Verfahren, bei unbekannten Patienten per eGK vor der Kamera. SMS-Benachrichtigungen sind nicht vorgesehen. Und es ist kein Aufrufsystem mit Wartenummern für das Wartezimmer in der Praxis: Behandelt wird per Video.

Fazit

Ein digitales Wartezimmer überträgt die offene Sprechstunde in die Videosprechstunde: Patienten melden sich digital an, warten virtuell und werden der Reihe nach aufgerufen. Es ergänzt Terminsprechstunde und Termin-Lobby, ersetzt aber weder die ärztliche Einschätzung noch den Praxisbesuch, wenn eine Untersuchung nötig ist. Ob es im Alltag trägt, hängt an realistischen Öffnungszeiten, klaren Hinweisen für Patienten und einem geplanten Weg in die Praxis - bei unbekannten Patienten zusätzlich an der Abstimmung mit der KV.

Dieser Artikel dient der allgemeinen Information und ersetzt keine individuelle rechtliche Beratung.