Zertifiziert sind viele Videodienste, für die Psychotherapie passt nicht jeder. Wöchentliche Sitzungen über Monate, Gruppen mit bis zu neun Teilnehmenden, der Wechsel zwischen Praxis und Bildschirm und eine Schweigepflicht, die schon die Tatsache der Behandlung umfasst, stellen eigene Anforderungen an die Software. Welche Vorgaben gelten, welche Kriterien im Alltag zählen und welche Fragen Sie einem Anbieter vor Vertragsabschluss stellen sollten.

Warum die Psychotherapie andere Fragen an die Software stellt

Wer eine Software für Online-Sitzungen sucht, landet schnell bei der Liste der zertifizierten Videodienstanbieter von KBV und GKV-Spitzenverband. Die Zertifizierung nach Anlage 31b BMV-Ä belegt aber nur, dass ein Dienst die Mindestanforderungen der vertragsärztlichen Versorgung erfüllt - nicht, dass er zu einer psychotherapeutischen Praxis passt. Deren Alltag unterscheidet sich deutlich von einer hausärztlichen Videosprechstunde:

• Einzelsitzungen dauern meist 50 Minuten und wiederholen sich über Monate, oft zur selben Uhrzeit.
• Gruppentherapie per Video ist mit bis zu neun Personen zulässig, die Therapeutin oder der Therapeut eingerechnet.
• Video ergänzt die Präsenz, ersetzt sie aber nicht: Die Behandlung muss bei Bedarf in der Praxis weiterlaufen können.
• Unter die Schweigepflicht fällt bereits die Tatsache, dass jemand in Behandlung ist. Schutzbedürftig sind also nicht nur die Gesprächsinhalte, sondern auch Termine, Namen und E-Mails.

Einen Marktüberblick mit konkreten Anbietern bietet der Videosprechstunde-Anbieter-Vergleich. Hier geht es um die Kriterien dahinter und um Fragen, die Sie einem Anbieter stellen können.

Pflichtanforderungen für die Behandlung von Kassenpatienten

Die Psychotherapie-Vereinbarung (Anlage 1 BMV-Ä) erklärt in § 21 Abs. 8 die Anlage 31b für psychotherapeutische Videositzungen für entsprechend anwendbar. Praxen dürfen danach ausschließlich zertifizierte Videodienste nutzen (§ 4 Abs. 4 Anlage 31b). Was ein solcher Dienst erfüllen muss, steht in der Anlage selbst - hilfreich, um Werbeaussagen einzuordnen.

Die Zertifikate sind befristet; die KBV-Liste nennt für jeden Dienst ein "gültig bis"-Datum, und bei Vertragsabschluss muss der Anbieter das Vorliegen der Nachweise bescheinigen (§ 5 Abs. 4). Abrechnen können Praxen nach Angabe der KBV im Regelfall erst, wenn sie ihrer KV die Nutzung eines zertifizierten Dienstes angezeigt haben; in einigen KV-Regionen ist diese Anzeige derzeit ausgesetzt. Details je KV enthält der Überblick zur Anmeldung der Videosprechstunde bei der KV.

Über die Architektur sagt die Zertifizierung wenig: Peer-to-Peer ist der Regelfall der Anlage, ein Server-basierter Dienst kann ebenso auf der Liste stehen. Die Unterschiede erklären die Beiträge zu Peer-to-Peer und Server-Architekturen und zur Ende-zu-Ende-Verschlüsselung. Warum Zoom oder Teams für Therapiesitzungen ausscheiden, behandelt ein eigener Artikel.

Schweigepflicht: Das Gespräch ist nicht das einzige Geheimnis

Psychotherapeutinnen und Psychotherapeuten sind Berufsgeheimnisträger nach § 203 Abs. 1 Nr. 1 StGB, und die Muster-Berufsordnung der Bundespsychotherapeutenkammer (MBO), an der sich die Berufsordnungen der Landeskammern orientieren, verpflichtet in § 8 Abs. 1 ausdrücklich zur Verschwiegenheit "über Behandlungsverhältnisse". Geschützt ist also schon die Information, wer bei wem in Behandlung ist.

Ende-zu-Ende-Verschlüsselung schützt, was während der Sitzung gesprochen und gezeigt wird. Ein Videodienst mit Terminverwaltung verarbeitet aber auch Namen, E-Mail-Adressen und Termine - und daraus lässt sich ablesen, wer regelmäßig zur Psychotherapie geht. Die Löschfrist der Anlage 31b nennt Metadaten und technische Verbindungsdaten der Videosprechstunde; für Termin- und Kontaktdaten kommt es auf den Vertrag mit dem Anbieter an.

AVV und Verschwiegenheitsverpflichtung

Für diese Daten braucht es einen Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO. Für Berufsgeheimnisträger kommt ein zweites Dokument hinzu. Nach § 203 Abs. 3 Satz 2 StGB dürfen sie Geheimnisse gegenüber "sonstigen Personen, die an ihrer beruflichen oder dienstlichen Tätigkeit mitwirken", offenbaren, soweit das erforderlich ist - dazu zählen auch IT-Dienstleister. Strafbar macht sich nach § 203 Abs. 4 Satz 2 Nr. 1 StGB aber auch, wer nicht dafür gesorgt hat, dass eine solche Person zur Geheimhaltung verpflichtet wurde, wenn diese ein Geheimnis unbefugt offenbart. § 8 Abs. 5 MBO verlangt, die Verpflichtung schriftlich festzuhalten. Ob sie im AVV, in den Vertragsbedingungen oder in einer eigenen Erklärung steht, ist zweitrangig.

Diskretion in Einladungen und Erinnerungen

Einladungen und Erinnerungen landen im Postfach, Kalenderdateien im Kalender, Benachrichtigungen auf dem Sperrbildschirm. Teilen sich Patienten Konten oder Geräte mit Angehörigen, können Betreffzeile, Absendername oder Kalendertitel die Behandlung verraten. Lassen Sie sich vor der Entscheidung zeigen, was in diesen Nachrichten steht. Weitere Risiken auf Patientenseite, vom geteilten Laptop bis zum Mithören im Nebenzimmer, beschreibt der Beitrag zu Datenschutz-Besonderheiten in der Online-Psychotherapie.

Aufzeichnungen

Anlage 31b gestattet Aufzeichnungen zur Dokumentation der Behandlung während der Videosprechstunde nur mit Einwilligung (§ 3). Die MBO verlangt für Ton- und Bildaufnahmen psychotherapeutischer Tätigkeit eine vorherige Einwilligung und einen Hinweis auf das Recht, die Löschung zu verlangen (§ 8 Abs. 7). Denkbar ist eine Aufnahme etwa für die Supervision in der Aus- und Weiterbildung. Eine vorhandene Aufnahmefunktion sollte deshalb standardmäßig ausgeschaltet sein, für alle Teilnehmenden erkennbar laufen und klar regeln, wo die Datei gespeichert wird. Dass Patienten ihren eigenen Bildschirm aufnehmen, kann keine Software zuverlässig verhindern.

Sitzungsablauf: Was im Therapiealltag zählt

Zugang für Patienten

Ein Konto darf nach Anlage 31b keine Voraussetzung sein. Darüber hinaus zählt, wie viele Schritte zwischen Einladung und Gespräch liegen: Für Menschen in akuter Belastung oder mit wenig Technikerfahrung ist jede zusätzliche Hürde eine Gelegenheit abzubrechen. Ein Link, der auf Smartphone, Tablet und Computer im Browser funktioniert, und ein Technikcheck vor der Sitzung nehmen viel davon ab. Beide Zugangswege vergleicht der Beitrag Browser vs. App.

Warteraum und feste Links

In einer Therapiepraxis folgen Sitzungen dicht aufeinander. Nutzt die Praxis einen einzigen festen Raumlink für alle Patienten, kann die nächste Person in eine laufende Sitzung geraten. Das verhindern ein eigener Link pro Patient oder Termin und ein Warteraum, aus dem die Therapeutin jede Person einzeln einlässt. Für wöchentliche Sitzungen ist ein fester Link pro Patient praktisch, weil die Suche nach der aktuellen Einladung entfällt.

Verbindungsabbruch und Krisen

Nach § 21 Abs. 4 der Psychotherapie-Vereinbarung müssen spätestens zu Beginn der Videositzung die mündliche Aufklärung und die Einwilligung erfolgt, ein alternativer Kontaktweg für Verbindungsabbrüche vereinbart und, falls erforderlich, das Vorgehen bei Eigen- oder Fremdgefährdung geregelt sein. Die Software kann Abbrüche seltener machen und den Wiedereinstieg erleichtern, etwa durch eine Anzeige der Verbindungsqualität und den Wiedereinstieg über denselben Link. Die vereinbarte Telefonnummer ersetzt sie nicht. Typische Störungen behandelt der Beitrag zu technischen Fehlern in der Videosprechstunde, akute Situationen der zur Krisenintervention per Video.

Bild und Arbeitsmaterial

Beide Seiten brauchen nach § 21 Abs. 5 eine sichere, störungsfreie Umgebung, und alle Teilnehmenden müssen stets eindeutig mit Videobild erkennbar sein. Ein reines Audiogespräch ist damit keine Videositzung, und in der Gruppe bleibt die Kamera an. Wer das eigene Kamerabild als ablenkend empfindet, kann es bei manchen Diensten ausblenden; was das Gegenüber sieht, ändert das nicht. Für Psychoedukation, Arbeitsblätter oder Protokolle sind Bildschirmfreigabe und ein Dokumentenaustausch ohne Konto beim Patienten nützlich.

Gruppensitzungen und Bezugspersonen

Für die Gruppe setzt § 21 Abs. 7 der Psychotherapie-Vereinbarung zwei Grenzen: Gruppentherapie per Video führt eine Therapeutin oder ein Therapeut allein durch, und die Gruppe umfasst insgesamt höchstens neun Personen, Therapeut und einbezogene Bezugspersonen eingerechnet. Bezugspersonen dürfen in Videositzungen einbezogen werden, auch wenn für Sprechstunde und Probatorik grundsätzlich Präsenz gilt (§ 21 Abs. 2 Satz 2), etwa in der Kinder- und Jugendlichenpsychotherapie oder der systemischen Therapie. Daraus ergeben sich drei Prüfpunkte:

• Teilnehmerzahl: Die KBV-Liste führt die maximale Teilnehmerzahl inklusive Therapeut als Angabe des Anbieters; die Spanne reicht von zwei bis zu mehreren hundert. Wer Gruppen bis zur zulässigen Größe führen will, braucht einen Dienst mit mindestens neun Teilnehmenden; die Herstellerangabe ersetzt keinen Test mit realistischer Gruppengröße.
• Verschlüsselung in der Gruppe: Bei Peer-to-Peer schickt jedes Gerät einen eigenen Datenstrom an jedes andere, die nötige Upload-Bandbreite wächst mit jeder Person. Viele Dienste leiten Gruppen deshalb über einen Weiterleitungsserver (SFU). Fragen Sie, ob die Ende-zu-Ende-Verschlüsselung auch dann gilt.
• Darstellung: Alle Teilnehmenden sollten gleichzeitig zu sehen sein. Anlage 31b verlangt nur, dass der Klarname des Patienten für die Therapeutin erkennbar ist (§ 5 Abs. 1 Nr. 3); die übrigen Gruppenmitglieder müssen ihn nicht sehen. Ob sich der angezeigte Name auf den Vornamen beschränken lässt, ist eine berechtigte Frage.

Therapeutische und technische Besonderheiten der Gruppe vertieft der Beitrag zur Gruppentherapie per Video.

Präsenz und Video in einem Ablauf organisieren

Videotherapie ist in der Regel hybride Therapie. Nach § 21 Abs. 3 der Psychotherapie-Vereinbarung finden psychotherapeutische Sprechstunden und probatorische Sitzungen jeweils im Umfang von mindestens 50 Minuten grundsätzlich im unmittelbaren persönlichen Kontakt statt; empfohlen wird, die erste Sprechstunde und die erste probatorische Sitzung in der Praxis durchzuführen. In begründeten Fällen, insbesondere auf Wunsch des Patienten oder bei medizinischer Erforderlichkeit, kann davon abgewichen werden. Videositzungen erbringt grundsätzlich nur, wer den Patienten auch in Präsenz behandelt, und die Behandlung muss bei Bedarf in der Praxis möglich sein (§ 21 Abs. 6). Die Muster-Berufsordnung enthält in § 5a Abs. 2 und 3 vergleichbare Regeln; maßgeblich ist die Berufsordnung der jeweiligen Landeskammer. Welche Sitzungen per Video stattfinden dürfen, fasst der Überblick zur Psychotherapie per Video zusammen, die Einordnung nach Verfahren und Therapiephasen der Beitrag zur Richtlinientherapie per Video.

Für die Software folgt daraus:

• Ein Kalender für beides: Liegen Präsenz- und Videotermine im selben System, kann der wöchentliche Termin ohne Doppelbuchung zwischen Praxis und Bildschirm wechseln.
• Anfragen statt freier Buchung: Laufende Therapien haben feste Termine, die die Praxis vergibt. Für Erstanfragen passt eher ein Formular, bei dem die Praxis den Termin bestätigt, als ein öffentlich buchbarer Kalender.
• Kalenderabgleich mit Bedacht: Übernimmt die Software nur belegte Zeiten aus einem bestehenden Kalender, bleiben Patientendaten im System. Schreibt sie Termine mit Namen in einen Cloud-Kalender, landen sie bei einem weiteren Anbieter.
• Einwilligung dokumentieren: Anlage 31b verlangt eine Einwilligung in die Datenverarbeitung nach Art. 9 Abs. 2 lit. a in Verbindung mit Art. 7 DSGVO (§ 4 Abs. 2). Eine digitale Einwilligung vor dem Termin dokumentiert sie, ersetzt aber nicht die mündliche Aufklärung nach § 21 Abs. 4 der Psychotherapie-Vereinbarung. Vorlagen bietet der Beitrag zur Einwilligungserklärung.

Dokumentation und Abrechnung laufen meist weiter über das Praxisverwaltungssystem. Eine Schnittstelle ist keine Voraussetzung, doppelte Terminpflege kostet aber jede Woche Zeit.

Kassenpraxis, Privatpraxis, Kostenerstattung

Ob die Zertifizierung Pflicht ist, hängt davon ab, wie die Sitzung bezahlt wird. Die Schweigepflicht hängt davon nicht ab.

Wer Kassen- und Privatpatienten behandelt, kommt mit einem zertifizierten Dienst für alle aus. Auch für reine Privatpraxen sind die Zertifikate zu Informationstechniksicherheit und Datenschutz ein extern geprüfter Mindeststandard, den sich ein Anbieter nicht selbst ausstellen kann; die inhaltlichen Anforderungen bestätigt er dagegen per Eigenerklärung (§ 5 Abs. 2 Anlage 31b). Erstattungsfragen bei PKV, Beihilfe und Kostenerstattung behandelt der Beitrag zur Kostenerstattung von Videotherapie.

Kosten: Welches Preismodell zur Therapiepraxis passt

Üblich sind drei Modelle: eine Pauschale pro Behandler und Monat, ein Preis pro Termin, meist mit Grundgebühr, und Videofunktionen als Teil einer Praxissoftware oder Terminplattform. Wer Patienten wöchentlich per Video sieht, kommt schnell auf mehrere Dutzend Videositzungen im Monat. Preise pro Termin summieren sich dann, eine Pauschale bleibt planbar; bei gelegentlichen Videositzungen kann es umgekehrt sein.

Beim Vergleich zählt meist der Bruttopreis. Psychotherapeutische Heilbehandlungen sind in der Regel nach § 4 Nr. 14 Buchst. a UStG umsatzsteuerfrei, und für Leistungen, die für steuerfreie Umsätze verwendet werden, ist der Vorsteuerabzug ausgeschlossen (§ 15 Abs. 2 Satz 1 Nr. 1 UStG). Ein Nettopreis von 39 Euro kostet eine solche Praxis also 46,41 Euro. Daneben gehören Laufzeit, Kündigungsfrist, Testphase und mögliche Kosten für zusätzliche Zugänge in den Vergleich. Welche Kosten neben der Software anfallen, schlüsselt der Beitrag Was kostet eine Videosprechstunde? auf.

Fragen an den Anbieter vor Vertragsabschluss

Die folgenden Fragen lassen sich in einer Demo oder während einer Testphase klären. Wo die Antwort rechtlich zählt, lohnt es sich, sie schriftlich zu erbitten.

Nachweise und Verträge

Technik und Sicherheit

Sitzungsablauf

Organisation und Kosten

MeetOne in der psychotherapeutischen Praxis

MeetOne ist nach Anlage 31b BMV-Ä zertifiziert. Bild und Ton laufen per WebRTC als Peer-to-Peer-Verbindung im Browser, ohne Plugin. Die Schlüssel für die Ende-zu-Ende-Verschlüsselung handeln die Geräte der Teilnehmenden zur Laufzeit aus; entschlüsselt wird nur auf diesen Geräten, MeetOne hat keinen Zugriff auf die Gesprächsinhalte. Die übrigen Daten liegen auf Servern in Deutschland und der EU.

Für den Therapiealltag sind vor allem diese Funktionen relevant:

• Zugang: Patienten treten per Link bei, ohne Konto und ohne Installation; vorher prüft ein Systemcheck Netzwerk, Kamera und Mikrofon.
• Warteraum und feste Termine (ab Basic): Der Patient wartet, bis die Therapeutin ihn einzeln einlässt. Permanente Termine haben einen festen Raumlink für wiederkehrende Sitzungen.
• Während der Sitzung: Anzeige der Verbindungsqualität, automatische Wiederherstellung bei Mikrofonausfall, manuelle Wahl der Bildqualität. Der Focus Mode blendet das eigene Kamerabild aus. Chat, Bildschirmfreigabe und zusätzliche Teilnehmende pro Termin, etwa Angehörige oder Dolmetscher, sind enthalten.
• Dokumente (ab Basic): Arbeitsblätter oder Berichte gehen per zeitlich begrenztem Link mit sechsstelligem Code an Patienten; über einen sicheren Upload-Link schicken Patienten Unterlagen an die Praxis, ohne eigenes Konto.
• Organisation: Terminanfragen, die die Praxis bestätigt, und automatische Erinnerungen. Ab Pro kommen Vor-Ort-Termine mit Standorten und Räumen, die Übernahme von Verfügbarkeiten und Abwesenheiten aus Google-, Outlook- oder CalDAV-Kalendern und eine digitale Patienteneinwilligung hinzu, die mit Vorlage und Zeitstempel am Termin gespeichert wird.

Die Pläne kosten pro Benutzer und Monat netto: Basic 9 Euro bei jährlicher und 19 Euro bei monatlicher Zahlung, Pro 39 bzw. 49 Euro, Health 99 bzw. 119 Euro. Für reine Videositzungen reicht Basic; Pro passt zu Praxen, die Präsenz- und Videotermine in einem Kalender führen; Health ergänzt Messenger und Patientenakte. On-Demand bietet den Basic-Umfang für 2,90 Euro pro Termin plus 39 Euro Grundgebühr pro Benutzer und Jahr und lohnt sich laut Preisseite bis etwa zwei Videoterminen im Monat je Benutzer - bei 20 Videositzungen im Monat wären es 58 Euro netto zuzüglich Grundgebühr statt 9 Euro pro Monat im Jahresabo von Basic. Die Testphase dauert 30 Tage, braucht keine Kreditkarte und endet automatisch. Rechtsrahmen und Abrechnung im Überblick zeigt die Seite zur Videosprechstunde für Psychotherapeuten mit MeetOne.

Nicht alles aus diesem Beitrag deckt MeetOne heute ab. Eigene Gruppentermine für bis zu zwölf Personen sind in Vorbereitung und noch nicht verfügbar. In der KBV-Liste steht MeetOne derzeit mit zehn Teilnehmenden einschließlich Behandler (Stand der Liste: 24.08.2026); das genügt rechnerisch für eine Therapiegruppe mit höchstens neun Personen. Zusätzliche Teilnehmende pro Termin sind bereits möglich, doch wie eine Peer-to-Peer-Verbindung mit voller Gruppengröße trägt, hängt von den Anschlüssen aller Beteiligten ab; wer regelmäßig Gruppentherapie per Video plant, sollte das im Testzeitraum mit realistischer Besetzung prüfen. Eine Audioaufnahme gibt es nur im Plan Health und erst nach Freischaltung auf Anfrage, ohne sie bietet MeetOne keine Aufnahmefunktion. MeetOne läuft unabhängig vom Praxisverwaltungssystem, Dokumentation und Abrechnung bleiben dort.

Fazit

Die Zertifizierung nach Anlage 31b ist für Kassenpatienten die Eintrittskarte, sagt aber wenig darüber, ob ein Dienst zum psychotherapeutischen Alltag passt. Entscheidend sind Punkte, die über das verschlüsselte Gespräch hinausgehen: der Schutz von Termin- und Kontaktdaten, ein Warteraum mit individuellem Einlass, ein vereinbarter Plan B bei Abbrüchen, Gruppentauglichkeit und ein Kalender, der Präsenz und Video zusammenführt. Wer diese Punkte mit den Fragen aus diesem Beitrag in einer Testphase prüft, trifft die Entscheidung auf Basis des eigenen Praxisalltags statt einer Werbeaussage.

Dieser Artikel dient der allgemeinen Information und ersetzt keine individuelle rechtliche oder steuerliche Beratung. Maßgeblich sind die aktuellen Fassungen der Anlagen 1 und 31b zum BMV-Ä sowie die Berufsordnung Ihrer Landespsychotherapeutenkammer. Stand: Oktober 2026.